Merendeel medewerkers gebruikt helft van functionaliteiten niet

IT-verantwoordelijken blijken in veel gevallen een te rooskleurig beeld van het gebruik van zakelijke software door de business. De meeste eindgebruikers benutten tussen de 40 en 60 procent van de functionaliteiten van de software die ze tot hun beschikking hebben. IT-managers verwachten gemiddeld dat tussen de 60 en 80 procent van de functionaliteiten worden gebruikt.

Dat blijkt uit onderzoek van NovioData in opdracht van Info Support onder 250 IT-verantwoordelijken en 300 eindgebruikers van bedrijfssoftware. Beide groepen werd gevraagd hoeveel procent van de aangeboden functionaliteiten daadwerkelijk wordt gebruikt op de werkvloer. Waar 26 procent van de IT’ers verwacht dat het gebruik boven de 80 procent ligt, blijkt in de praktijk dat slechts 12 procent van de medewerkers software zo intensief gebruikt. Slechts 2 procent van de eindgebruikers zegt alle functionaliteiten te gebruiken.

Eindgebruikers niet betrekken bij ontwikkeltraject
Deze kloof kan voor een deel worden verklaard door het niet betrekken van eindgebruikers bij het ontwikkeltraject van software. 31 procent van de respondenten is het eens met de stellen ‘Eindgebruikers worden lang niet altijd betrokken bij het ontwikkeltraject van software’. Het onderzoek laat ook zien dat de aanschaf, ontwikkeling, beheer en het onderhoud van software een groot deel van het budget en de tijd van de IT-afdeling opslokt. Van elke euro die IT uitgeeft, gaat 79 cent naar software. Zo’n 74 procent van de tijd wordt aan software besteed.

“Dit onderzoek laat zien dat er nog vaak functionaliteiten worden aangeboden omdat ze nu eenmaal beschikbaar zijn, zonder dat er wordt nagedacht over de vraag of eindgebruikers er eigenlijk wel op zitten te wachten”, aldus Henk van der Pol, Unitmanager Cloud Applicaties bij Info Support. “Als je je bedenkt dat deze taken een groot deel van de tijd en het budget van IT opslokken, dan is er nog veel verbetering te halen. Als ook maar een kwart van overbodige functionaliteiten niet meer zou hoeven worden beheerd en onderhouden, zou dat een grote besparing betekenen.”

In vroeg stadium betrekken bij softwareontwikkeling
“Een mogelijke oplossing is het betrekken van eindgebruikers in een vroeg stadium van de softwareontwikkeling, de zogeheten agile aanpak”, aldus Van der Pol. “Een methode om ervoor te zorgen dat eindgebruikers voortdurend worden bediend in hun wensen en behoeftes, is Continuous Delivery; nieuwe features worden kort-cyclisch ontwikkeld en geleverd aan de eindgebruiker. Hierin is voor IT-afdelingen nog veel winst te halen.”