Online touroperator stelt flexibele werkplek samen met bouwstenen

Riksja Travel, de online touroperator, gaat altijd op alle fronten met zijn tijd mee en verving daarom haar kantoorautomatisering. Flexibiliteit en gemak in beheer waren de uitgangspunten. PQR deed een voorstel op basis van haar eigen bouwstenen en Riksja stelde hiermee een werkplek op maat samen.

Over Riksja Travel
Riksja online startte in 2000. Internet was definitief doorgebroken, maar een online touroperator was nog een noviteit. Riksja zocht naar een bedrijfsnaam waaronder de nieuwe landensites konden vallen. Het werd Riksja online, naar het eenvoudige, exotische vervoermiddel en zijn hardwerkende berijders. Riksja heeft inmiddels een team van vele enthousiaste mensen aan het werk die reizen op maat samenstellen. Jaarlijks gebruiken enkele duizenden reizigers de Riksja bouwstenen voor hun reis naar een van de reisbestemmingen verspreid over de hele wereld. Sinds 2010 is de naam Riksja Travel, zodat duidelijk aan de naam te zien is wat ze doen.

“De wens van Riksja Travel was een werkplekinfrastructuur te realiseren die overal en altijd beschikbaar is en de komende jaren optimaal ondersteuning geeft aan de werkzaamheden die de medewerkers van Riksja Travel uitvoeren.”

IT-Galaxy overtuigt
In oktober 2014 bezocht Jeroen van Diesen, Service Manager van Riksja Travel, IT-Galaxy, het kenniscongres dat PQR ieder jaar organiseert. Van Diesen: “Wij wilden onze werkplekinfrastructuur moderniseren en zijn op zoek gegaan naar manieren waarop en partijen waarmee dat kon. Een bezoek aan IT-Galaxy maakte deel uit van onze zoektocht en schetste een veelbelovend plaatje van mogelijkheden. Daarnaast positioneerde het PQR als betrouwbare partner op het gebied van kennis, advies en implementatie.” “PQR heeft ons in eerste instantie uitgenodigd in haar PQR Experience Center, waar wij konden ervaren wat er mogelijk is op het gebied van de flexibele werkplek. Wij hebben onze ideeën met onze gastheer besproken en een aantal mogelijke scenario’s uitgeprobeerd. Dit heeft onze besluitvorming qua IT-strategie bespoedigd. Hierna zijn we met PQR een ontwerptraject gestart wat heeft geleid tot het technisch ontwerp van de nieuwe werkplekinfrastructuur.”

Vaste bouwstenen
PQR heeft ervaring in het uitvoeren van dit soort projecten en werkt volgens een vaste methodiek waardoor kosten en projectduur, maar ook scope en kwaliteit, geborgd worden. Voor de duur van het project wordt er een projectorganisatie conform PRINCE2 opgezet. In de projectorganisatie werken consultants van PQR nauw samen met medewerkers van Riksja Travel. Om het project gestructureerd uit te voeren wordt het in fases opgedeeld.

De voorbereidende fase start met een kick-off waarbij eventuele vragen ten aanzien van de offerte beantwoord worden en de verwachtingen naar elkaar helder gemaakt worden. Resultaat is een projectplan waarin staat beschreven wie wat doet en waar de verantwoordelijkheden zijn belegd, inclusief de onderlinge afhankelijkheden. Verder stellen de PQR-projectmanager en de opdrachtmanager van Riksja Travel een integrale planning op voor het hele project, waarin de werkzaamheden en resources van Riksja Travel- en PQR-medewerkers opgenomen worden.

Hierop volgend organiseren PQR en Riksja Travel workshops om kennis van de producten die ingezet worden in de nieuwe IT-infrastructuur te delen. Eerste uitkomst hiervan is een programma van eisen, waarin de eisen en wensen staan die de Riksja Travel organisatie aan de nieuwe IT-infrastructuur stelt. Vervolgens wordt dit in een functioneel ontwerp vertaald naar functionele oplossingen. Dit dient als basis voor het technische ontwerp, het overzicht van de nieuw te bouwen IT-infrastructuur.

Oplossing op maat
Riksja Travel heeft uiteindelijk gekozen voor een Virtual Desktop Infrastructure (VDI)-scenario met thin clients, tablets en Microsoft Virtual Desktop Access (VDA)-licenties met Windows 8.1. De VDI-oplossing die wordt ingezet is VMware View. Riksja Travel werkte al met de VMware vSphere hypervisor en was tevreden over de kwaliteit. “We hebben met PQR verschillende producten en oplossingen onder de loep genomen”, aldus Van Diesen. “De Horizon Workspace van VMware sprak ons het meeste aan. Deze oplossing geeft ons de beschikking over een werkplekportaal voor eindgebruikers waarbij device- en locatie-onafhankelijk gewerkt kan worden met (web)applicaties, desktops en/of tablets en data.”

“Onze IT-afdeling krijgt hiermee de tools in handen om een applicatiecatalogus en follow-me-data aan medewerkers aan te kunnen bieden. Vanuit het VMware Horizon Workspace portaal kunnen zij de virtuele omgeving effectief en volledig gecentraliseerd beheren. In combinatie met de RES Automation en Workspace Manager software besparen wij tevens tijd in onze beheeractiviteiten en hebben gebruikers altijd en overal toegang tot de informatie en applicaties die nodig zijn om hun werkzaamheden uit te kunnen voeren. Precies wat wij zochten!”

Puzzelstukjes in elkaar
De nieuwe werkplekinfrastructuur is in het datacenter gecentraliseerd, schaalbaar en flexibel en kan ‘any place, any device, any time’ door de medewerkers van Riksja Travel gebruikt worden. “Met PQR hebben wij de puzzelstukjes in elkaar gelegd en de voor ons ideale flexibele werkplek gecreëerd. De manier waarop PQR projecten aanpakt, lijkt op de manier waarop wij reizen voor onze klanten aanbieden. In beide gevallen zijn er standaard bouwstenen voorhanden die gecombineerd zorgen voor een oplossing op maat. Dat geldt voor reizen, maar ook voor een IT-infrastructuur. Onze 110 medewerkers werken nu een aantal weken in hun nieuwe workspace en zijn erg tevreden.”

Gekozen techniek

• Microsoft VDA-licenties met Windows 8.1
• RES Automation en Workspace Manager software
• VMware Horizon Workspace
• VMware View met thin clients
• VMware vSphere hypervisor