CIO functioneert nog niet naar wens van Algemene Rekenkamer

Sinds 2009 zijn bij alle ministeries CIO’s aangesteld. De CIO’s zijn verschillend gepositioneerd bij de ministeries en de invulling verschilt van een rol die is belegd bij de plaatsvervangend secretaris-generaal tot een aparte CIO-functie/-functionaris.

De CIO's functioneren echter nog niet helemaal naar wens, aldus de Algemene Rekenkamer in het rapport "Aanpak van ICT door het Rijk 2012. Lessons learned.' Er staat te lezen: "De CIO’s functioneren nog niet op een wijze die wij in ons rapport uit 2008 voor ogen hadden. De CIO’s leggen overwegend het accent op de bedrijfsvoering en op de zorg voor de ICT-infrastructuur. Dat is nuttig, maar mag er niet toe leiden dat informatievoorziening ter ondersteuning van beleid onderbelicht blijft."

In het rapport staan nog meer conclusies:

Projectportfoliomanagement
Met projectportfoliomanagement is een start gemaakt, maar het is nog niet overal een volwassen instrument. Er zijn kaders voor portfoliomanagement afgesproken, maar die richten zich vooral op de grote en risicovolle ICT-projecten.

ICT-haalbaarheidstoetsen
Het instrument van de ICT-haalbaarheidstoets is sinds 2007 in totaal 18 keer is toegepast. In drie gevallen betrof het een project dat op de lijst voorkomt van grote en/of risicovolle projecten. Dat betekent dat het instrument niet is toegepast bij de meeste grote en risicovolle projecten. Oorzaken voor de beperkte toepassing van haalbaarheidstoetsen zijn: projectorganisaties zijn niet bekend met het instrument; het instrument wordt soms als zwaar gezien waardoor voorkeur uitgaat naar lichtere vormen van marktverkenning.

Afwegingskader sourcing
Sourcing is het proces om te bepalen of werkzaamheden zelf worden gedaan, in samenwerking met anderen worden uitgevoerd, of worden uitbesteed. Het afwegingskader voor sourcing, van september 2012, bevat op onderdelen abstracte stellingen en uitgangspunten, waarvan de implicaties voor de sourcingsafwegingen niet altijd helder zijn. Een aantal principes is daardoor moeilijk te toetsen bij individuele sourcingsafwegingen.

Business cases
Business cases behoren een onderbouwing (zakelijke rechtvaardiging) te geven van ICT-projecten. Er bestaat geen uniform format voor business cases bij het Rijk. Wel zijn in het Handboek Portfoliomanagement Rijkelementen genoemd die in een business case moeten voorkomen. De onderzochte business cases verschillen onderling in vorm. Deze vormverschillen tussen de business cases bemoeilijken de vergelijkbaarheid van projecten van het Rijk. Verder blijkt dat niet alle onderwerpen uit het Handboek worden opgenomen. De belangrijkste lacunes betreffen: informatie over de wijze van financiering;marktverkenningen (of informatie over bestaande oplossingen);voorziene en lopende contracten;de aanbestedingsstrategie.

ICT-dashboard
Het ICT-dashboard is in wezen een websiteversie van het overzicht van grote en risicovolle ICT-projecten uit de Jaarrapportage Bedrijfsvoering Rijk. De informatiewaarde kan nog op diverse punten worden versterkt.

Gateway Reviews
De Gateway Review is een kwaliteitstoets om programma’s en projecten op cruciale beslissingsmomenten van de levenscyclus door te lichten. Gateway Reviews worden regelmatig toegepast bij grote en/of risicovolle ICT-projecten. De afgelopen vier jaar zijn er meer dan 100 Gateway Reviews uitgevoerd. De ervaringen met Gateway Reviews zijn overwegend positief, zowel bij de leiding van projecten als bij de CIO’s.

Over het rapport aanpak van ICT door het Rijk.
De doelmatigheid van ICT-projecten blijkt een terugkerende bron van zorg, aldus de Algemene Rekenkamer:"ICT-projecten leveren niet altijd de gewenste resultaten op, duren langer dan gepland en kosten meer dan begroot. Naar aanleiding van eerdere rapporten van ons over dit onderwerp (2007 en 2008) heeft de minister van BZK maatregelen aangekondigd. We zijn nagegaan of er bij de toepassing van die maatregelen lering is getrokken uit onze eerdere onderzoeken. Het financieel belang van ICT-projecten is groot. Eind 2011 waren in totaal 49 grote en risicovolle ICT-projecten in uitvoering bij het Rijk. De totale meerjarig geraamde kosten van deze ICT-projecten bedragen ruim 2,4 miljard euro."
  
Door: Witold Kepinski