Gemeente Schagen stroomlijnt documentbeheer dankzij BTC
De gemeente Schagen, die op 1 januari 2013 is ontstaan uit een fusie van de gemeenten Harenkarspel, Schagen en Zijpe, heeft samen met BCT een vlotte digitaliseringsslag gemaakt. De drie voormalige gemeenten hadden pas de eerste stappen gezet in het digitaal werken, toen de fusie zich aankondigde. De nieuwe gemeente pakte dan ook de kans om direct met een complete documentbeheeroplossing aan de slag te gaan. Corsa van BCT bleek een uitstekende keuze. De oplossing zorgt nu voor een overzichtelijk digitaal archief en vormt daarnaast de basis om het informatiemanagement binnen de gemeente nog verder te automatiseren.
Michel Claassen, applicatiebeheerder Corsa bij gemeente Schagen, was vanaf het begin betrokken bij het project: “Gemeenten Schagen en Zijpe maakten voor de fusie gebruik van hetzelfde DMS, puur als handmatige archieftool, en gemeente Harenkarspel zat in een overgangsfase tussen fysiek en digitaal. Omdat de nieuwe gemeente vergaande ambities heeft op het gebied van efficiëntie en digitalisering, besloten we met een compleet nieuwe totaaloplossing te starten.” In het aanbestedingstraject dat volgde, bleek BCT de beste aanbieding te hebben. “In de selectiefase was onder meer de gebruiksvriendelijkheid voor zowel beheerders als eindgebruikers belangrijk”, vertelt Claassen. “Daarnaast keken we naar een goede prijs/kwaliteitverhouding.” BCT heeft bovendien ervaring met de integratie met iWriter (documentcreatie) en iNavigator (DSP-pakket), programma’s waar de gemeente ook mee ging werken.
In de afgelopen zes maanden heeft de gemeente de eerste fase van de implementatie afgerond en hebben haar medewerkers trainingen gevolgd. Op dit moment werkt de gemeente met digitale inkomende en uitgaande post en worden bijna alle interne documenten en collegestukken digitaal opgeslagen. Claassen: “We zien nu al dat het ontzettend scheelt in kosten voor opslag en printen, omdat documenten maar op één digitale locatie staan en er geen onnodige afdrukken in de organisatie rondzwerven. Bovendien zijn documenten nu veel makkelijker en sneller te vinden voor medewerkers. Dat is belangrijk omdat we vanuit twee gemeentehuizen werken.”
De gemeente heeft ambitieuze plannen om de digitalisering verder door te voeren. Een van de eerstvolgende projecten wordt de digitale handtekening, in combinatie met de implementatie van geautomatiseerde workflows. “Verder zijn we erg enthousiast over digitaal vergaderen, waarbij vergaderstukken automatisch aan een agenda gekoppeld worden”, licht Claassen toe. “Dit willen we niet alleen bij de gemeenteraad invoeren, maar ook bij het MT en het college. En uiteindelijk is het ook de bedoeling om op alle interne projecten papierloos te vergaderen.” Daarnaast worden op korte termijn steeds meer vakafdelingen geïntegreerd worden in Corsa. “Zij kunnen de documenten die horen bij procedures voor vergunningen direct in Corsa verwerken. Ook is voorzien in een koppeling van Corsa met het GBA, zodat brieven automatisch de juiste NAW-gegevens krijgen. Nu de basis staat is het een kwestie van uitbouwen. Uiteindelijk willen we graag doorgroeien naar zaaksgewijs werken, waarbij we het informatiemanagement helemaal op basis van zaakdossiers inrichten”, besluit Claassen.
