Ricoh maakt in-house dienstverlening van lokale overheden efficiënter

Ricoh lanceert samen met partner Logis.P Selfservice & Hospitality voor de overheid. De oplossing helpt gemeenten hun in-house dienstverlening efficiënter en sneller in te richten. Door gebruik te maken van integrale bezoekersgeleiding en zogenaamde selfservicepunten in gemeentehuizen en stadskantoren, kunnen veel werkzaamheden door burgers zelf uitgevoerd worden en worden deze taken overgenomen van balies en recepties.

Deze aanpak past goed bij het beleid van lokale overheden voor kanaalsturing en burgers meer zelf te laten doen. Hierdoor hopen lokale overheden kostenbesparingen te realiseren en de dienstverlening te optimaliseren. Het concept verhoogt de efficiëntie aan de balie, de tevredenheid van de burgers en verkort eventuele wachttijd en daarmee uiteindelijk de (exploitatie-) kosten. Recentelijk is een pilot afgerond bij één van de vier grootste gemeenten in Nederland. Deze pilot wijst uit dat selfservice door burgers voorziet in een behoefte.

Kernprocessen verbeteren
Ricoh heeft door de Economist Intelligence Unit onderzoek laten doen naar de snelheid van technologie-gedreven veranderingen binnen de Overheid. Dit onderzoek wijst uit dat het verbeteren van kernprocessen één van de gebieden is waar de komende drie jaar de grootste veranderingen verwacht worden om slagvaardiger te worden in de toekomst. Digitalisering en selfservice vormen daarbij belangrijke onderdelen.

Selfservice & Hospitality voor overheden omvat twee volledig met elkaar te integreren elementen. Het eerste element voorziet in klantgeleiding. Klantgeleiding gebeurt in-context en is niet alleen voor balie-bezoekers, maar voor alle bezoekers aan de gemeente, inclusief leveranciers en monteurs. Onderdelen hieruit zijn het maken van afspraken, het aanmelden en het volledig geïnformeerd zijn over eventuele wachttijden en afhandeling.

Selfservice
Het tweede element uit de Selfservice & Hospitality oplossing voor overheden betreft het verrichten van werkzaamheden door burgers in de vorm van selfservice. Dit varieert van het inleveren van documenten tot het volledig aanvragen, verwerken en betalen van gemeentelijke diensten. Hierdoor worden baliewerkzaamheden teruggebracht tot de kernactiviteit zoals het zetten van “een natte handtekening” of het fysiek beoordelen van niet te automatiseren processen zoals vergewissen. Voor beide elementen geldt dat deze voorzien is van integratiemogelijkheden en uitgebreide plannings- en managementinformatie.

“We zien in de markt een steeds grotere behoefte aan oplossingen die het mogelijk maken om consumenten zelf zaken te laten regelen. Consumenten willen niet onnodig wachten, maar zijn juist wel bereid om zelf de touwtjes in handen te nemen. Daarnaast moet en wil de overheid daar waar mogelijk processen efficiënter inrichten. Met onze oplossing die speciaal gericht is op de wensen en eisen vanuit de overheid, zorgen we ervoor dat Nederlandse gemeenten hun diensten slimmer kunnen uitvoeren, tegemoet komen aan de wensen van burgers en tegelijkertijd besparen op de kosten”, aldus Pieter Rahusen, Senior Marketing & Development Manager van Ricoh Nederland.

Andere sectoren
Selfservice wordt in toenemende mate ook in andere sectoren toegepast. Zo heeft Ricoh in samenwerking met Logis.P bij vele ziekenhuizen in Nederland oplossingen op het gebied van patiëntregistratie en patiëntlogistiek geïmplementeerd. Nadat de patiënten zich middels de barcode op hun patiëntenpas hebben aangemeld, worden ze via narrowcasting-schermen geïnformeerd over wachttijden, de arts met wie ze een afspraak hebben en de locatie waar deze afspraak plaatsvindt. Dit zorgt voor een kortere wachttijd voor de patiënt, een vermindering van het aantal no shows en een efficiencyslag voor de zorginstelling.

WH