ARCADIS: SharePoint Intranet met FAST

ARCADIS is een toonaangevende, wereldwijd actieve onderneming die design-, advies- en ingenieursdiensten levert aan bedrijven in binnen-en buitenland. Het succes van de klant staat hierbij voorop. ARCADIS is actief op het gebied van gebouwen, milieu & ruimte, mobiliteit en water. Ruim 21.000 medewerkers werken aan projecten en programma's vanaf het concept en ontwerp tot de oplevering en het beheer.

Bij ARCADIS Nederland wordt veel kennis en informatie vastgelegd op het ARCADIS Portaal. Dit intranetportaal is in 2008 door ETTU ontwikkeld in SharePoint 2007. In 2011 heeft ARCADIS besloten om de mogelijkheden van de nieuwe versie van SharePoint te onderzoeken.

Daarnaast had de organisatie de wens om sneller en relevanter informatie te kunnen raadplegen over de verschillende afdelingen en locaties heen. Op basis van het onderzoek heeft het management van ARCADIS besloten het huidige intranet te migreren naar SharePoint 2010 en daarnaast gebruik te maken van Microsoft FAST. 

De oplossing
SharePoint 2010 bevat veel nieuwe functies die een verbetering zijn ten opzichte van SharePoint 2007. Zo is het gebruikersgemak enorm verbeterd. Met Microsoft FAST kunnen medewerkers daarnaast uitgebreid zoeken op basis van tags, ratings en comments. De zoekresultaten worden toegespitst op de gebruiker en op volgorde van relevantie gesorteerd. Ook worden meteen de medewerkers getoond die expertise hebben over specifieke kennisgebieden. Alle persoonlijke informatie over projectervaring, expertise en interesses worden door de gebruikers zelf bijgehouden in hun persoonlijke profiel (Mysite).

SharePoint is gekoppeld aan SAP en andere bronsystemen. Daardoor kan de gebruiker vanuit SharePoint eenvoudig en gebruiksvriendelijk informatie raadplegen en aanpassen.

Voor het SharePoint portaal is rekening gehouden met een aantal principes vanuit de ICT-afdeling van ARCADIS. Zo staat onderling vertrouwen voorop, is er geen zware rechtenstructuur en is alles open ‘tenzij’. Daarnaast is de zelfredzaamheid van de medewerkers uitgangspunt, zodat elke gebruiker zonder veel moeite zijn weg kan vinden door het portaal. ARCADIS streeft naar zo min mogelijk maatwerk en dat past perfect bij de standaard SharePoint-oplossingen van ETTU.

De meerwaarde
Door gebruik te maken van SharePoint 2010 in combinatie met Microsoft FAST, is het gebruik en relevantie van het intranet sterk verbeterd. De belangrijkste verbetering heeft ARCADIS behaald door het introduceren van een bedrijfsbrede taxonomie/folksonomie. Hiermee kunnen de medewerkers sneller informatie terugvinden, terwijl de zoekresultaten gepersonaliseerd worden aangeboden. Dat geeft het intranet een socialer karakter. Ook kan veel meta-data al vooraf ingevuld, waardoor medewerkers minder informatie hoeven in te vullen die toch al bekend is op basis van hun gebruikersprofiel.

“Met het SharePoint intranet kunnen onze medewerkers nu sneller vinden wat men zoekt, wat het gebruiksgemak dan ook sterk verbeterd heeft. Daarnaast is het voor de meer dan 100 sitebeheerders gemakkelijker geworden om nieuws te plaatsen. En dat zien we direct in de toename van het aantal geplaatste nieuwsberichten in de afgelopen maanden", aldus Jan Klooster, Projectmanager IT van ARCADIS Nederland. 

ETTU heeft de volledige migratie en installatie voor ARCADIS uitgevoerd in het weekend, zodat de gebruikers amper last hebben gehad van de werkzaamheden.

In totaal werken nu ruim 2.500 gebruikers in Nederland met het SharePoint 2010 intranet in combinatie met Microsoft FAST.