Waarom SharePoint-projecten nog steeds mislukken

Er zijn in ons land veel IT-projecten die stranden in goede bedoelingen. In een aantal gevallen betreft het Microsoft SharePoint-projecten. Het komt regelmatig voor dat organisaties na een mislukte SharePoint-implementatie of noodzakelijke upgrade weer helemaal op nul moeten beginnen. Dat is zonde van alle tijd, geld en inspanningen. Bovendien bezorgt het SharePoint onterecht een slechte naam. Dat is jammer, want deze oplossing biedt alles wat je op dit moment als organisatie nodig hebt. Dan heb ik het niet zozeer over de typisch technische functionaliteiten van SharePoint die uiteraard belangrijk zijn, maar over de brede mogelijkheden om efficiënt en effectief samen te werken binnen organisaties.

Hoe kan het dan zo vaak mis gaat? De belangrijkste reden is dat organisaties SharePoint nog veel te veel zien als een technische tool waarmee je een portal bouwt en documenten uitwisselt. Zo is het misschien ooit begonnen, maar zeker als je kijkt naar SharePoint 2013, kan er natuurlijk veel meer. Met SharePoint kun je het volledige informatiemanagement van de organisatie intern en extern inrichten. Maar zolang organisaties deze oplossing blijven benaderen als een handige tool voor een paar (silo)functies, zal het nooit lukken om echt te profiteren van alle mogelijkheden.

Begin bij het begin

Wat moet een organisatie doen om optimaal rendement te halen uit SharePoint? Het is een open deur, maar toch: begin bij het begin. Nu informatie en communicatie zo belangrijk zijn voor ieder type organisatie, ligt het voor de hand om alle gegevens zo effectief mogelijk te beheren. Dat is het beste mogelijk met een gecentraliseerd platform dat overzicht en inzicht biedt. Om te bepalen hoe dat er in de praktijk uit moet zien, is het allereerst nodig om een visie en strategie voor wat betreft informatiebeheer te ontwikkelen. Daarin stel je als organisatie vast wat de doelen zijn op de korte, middellange en lange termijn. Om vervolgens een IT-strategie te ontwikkelen die daarop aansluit. Zonder deze eerste stap blijven SharePoint-implementaties losse en geïsoleerde activiteiten binnen de IT of managementlaag met veelal als resultaat een wildgroei aan maatwerk, teamsites en portals waar niemand meer controle over heeft. Een goede visie en strategie voorkomt ook de discussie dat SharePoint een duur product zou zijn. Ik hoor dit vaak, en zie tegelijkertijd dat organisaties naast SharePoint een DMS-implementatie van merk X uitvoeren, een BI-project met merk Y doen en ook nog een digitaal personeelsdossier hosten bij een van de grotere softwarehuizen. Waarom dit niet binnen SharePoint gebeurt, is dan een raadsel.

Governance

De volgende stap - die echt cruciaal is - is het bepalen van een governance-structuur. Daarin leg je alle verantwoordelijkheden vast voor wat betreft informatie, informatiebeheer, beveiliging en toegang. Governance is ook onlosmakelijk verbonden met commitment van het management en directie voor keuzes op dit gebied. Als een organisatie kiest voor SharePoint als centraal platform voor informatiemanagement, moet dat door de hele organisatie doorgevoerd worden. Het management van een bedrijf moet daar voor staan en bijvoorbeeld niet in de valkuil trappen dat voor bepaalde functies een ander systeem beter is of nog erger: ‘beter aansluit bij de behoeften’. In zo’n geval zet je SharePoint niet meer strategisch in maar uitsluitend technisch. Het is inmiddels wel duidelijk dat die weg doodloopt.

Architectuur

Wanneer alle verantwoordelijkheden duidelijk in kaart zijn gebracht, is het zaak om de architectuur te bepalen. Dit is het fundament van ieder SharePoint-implementatie. Hierin documenteer je hoe een systeem in elkaar zit en wat de relatie tussen componenten en hun omgeving is. Daarbij is het belangrijk om vooruit te kijken. Ik kom het te vaak tegen dat organisaties zijn gestart met het inzetten van SharePoint vanuit een pilotproject, dat vervolgens is uitgegroeid tot een bedrijfskritische applicatie. Aan de hand van je visie en strategie is te bepalen hoe je organisatie er bijvoorbeeld over vijf jaar uitziet. Dat heeft consequenties voor de architectuur die je nu kiest.

Gebruiker

Vierde en laatste stap is de gebruikeracceptatie. Wie SharePoint als technisch middel inzet, zal medewerkers alleen de knoppen uitleggen of de gebruikers alle mogelijkheden ontnemen omdat ze het anders stuk maken. Dat is niet verstandig. Het doel is immers om echt te profiteren van het systeem. Dan is het nodig om samen met de gebruikers te kijken naar de werkprocessen en deze zo in te richten dat ze met behulp van SharePoint nog beter, efficiënter en effectiever worden. Werkprocestraining dus in plaats van functionaliteittraining.

Door deze vier stappen te doorlopen is de kans op een noodzakelijke en kostbare herimplementatie over drie jaar een stuk kleiner. En haal je direct rendement uit SharePoint.

Luc Joziasse, commercieel directeur bij Wortell