Rek in printbesparing groter dan gedacht
Je kunt tegenwoordig geen krant meer open slaan of je leest over bezuinigen en besparingen die organisaties proberen door te voeren. Met wisselend succes. Daarom viel het artikel op Dutch IT-channel over het feit dat de zakelijke printconsument nog steeds besparingen laat liggen mij ook direct op. Uit de Document Management Monitor 2012 van Keala Research blijkt dat slechts 18 procent van de bedrijven die in 2012 in printerhardware heeft geïnvesteerd, actief bezig is om de printkosten terug te dringen. Ik vind dat opvallend laag. Wellicht komt het door gebrek aan inzicht over hoeveel het printgedrag van een organisatie eigenlijk kost en zien veel bedrijven meer heil in het besparen op andere vlakken. Een gemiste kans! Gartner deed onderzoek naar mogelijke kostenbesparingen voor bedrijven en concludeerde: “Ondernemingen die actief haar printomgeving managen, kunnen 20% tot 30% besparen op printkosten.”
Waarom blijft grote groei uit?
Bijna alle grote printleveranciers en hun partners bieden tegenwoordig wel een vorm van Managed Print Services aan, maar waarom blijft het grote succes van MPS nog uit? Misschien ligt het probleem wel bij de aanbieders. Elke leverancier heeft tegenwoordig een juichend verhaal over de voordelen van MPS en hoe organisaties daarmee kunnen besparen, maar wat heeft een organisatie daar aan? Misschien moeten we als leveranciers eerst kritisch naar onszelf kijken. Zijn we wel transparant genoeg in wat we doen? Daarnaast zullen ook de organisaties die met printbesparing aan de slag willen, zelf hun verantwoordelijkheid moeten nemen en die transparantie moeten eisen van printleveranciers. Deze zes vragen zijn daarbij cruciaal:
1. Hoe ga je me helpen geld te besparen?
MPS beheert alle afdrukdiensten in de gehele organisatie en focust zowel op de processen als op de hardware en technologie. De leverancier moet duidelijke richtlijnen opstellen om resultaten te kunnen meten en elk jaar te blijven besparen. Het is dan ook belangrijk om als organisatie vooraf een assessment te doen waarbij de mogelijkheden worden geïdentificeerd voor het behalen van besparingen, efficiency , medewerkerstevredenheid en –productiviteit, IT security en duurzaamheid.
2. Wat bieden de verschillende MPS-leveranciers?
Een MPS-leverancier verkoopt een klant, als het goed is, precies wat deze nodig heeft, ook als dat gaat om niet-eigen producten. Een goede MPS-leverancier is in staat om alle soorten machines te beheren, zodat organisaties niets hoeven te vervangen waar net in is geïnvesteerd. De lijst van MPS-leveranciers is de laatste jaren enorm toegenomen. Let dan ook op de ervaringen die afzonderlijke MPS-leveranciers hebben en vraag om referenties.
3. Hoe kan MPS mijn business helpen groeien?
Het is belangrijk dat MPS-leveranciers constant met innovatieve ideeën komen om klanten te helpen groeien en de business te verbeteren. Doen ze dat niet, dan hebben ze waarschijnlijk niet veel te bieden.
4. Is mijn contract flexibel genoeg?
Het printvolume zal de komende jaren met 2-3% per jaar afnemen. Biedt de (huidige) leverancier de contractuele flexibiliteit om hiermee om te gaan?
5. Wat is je mobiele aanpak?
Een MPS-leverancier levert pas echte meerwaarde met een goed doordachte strategie voor het gebruik van mobiele apparatuur (BYOD) en weet te vertellen wat de voordelen van deze strategie zijn in de huidige digitale werkomgeving.
6. Wat gebeurt er met aanvallen van buitenaf?
Een goede MPS-leveranciers denkt niet alleen na over de interne omstandigheden van het printerpark, ook de printergerelateerde externe veiligheidsrisico’s worden in kaart gebracht. Het is belangrijk om na te gaan wat de leverancier doet om het printerpark en documenten te beschermen tegen aanvallen van buiten de organisatie.
Wanneer een printleverancier of -partner een bevredigend antwoord kan geven op deze vragen, dan is de kans groot dat organisaties eindelijk de werkelijke voordelen van MPS kunnen benutten en flink op hun printgerelateerde kosten gaan besparen.
Ed Hoogreef, Country Sales General Manager van Xerox Nederland
