Haal voordeel uit de nieuwe aanbestedingsregels

Sinds 1 april jl. moet de (semi-)overheid de Aanbestedingswet 2012 in acht nemen. Deze ziet op alle Europese, nationale, meervoudig onderhandse en enkelvoudig onderhandse aanbestedingen die ná die datum zijn gestart. Wat verandert er, en hoe kunt u daar van profiteren?

1. Meer kansen op verkrijgen kleine opdrachten

Ook onder de drempelwaarde (€130.000 Rijksoverheid/€ 200.000 overig) moet op objectieve gronden een keuze worden gemaakt voor (a) het type procedure (openbaar, meervoudig onderhands of één op één), en (b) de ondernemer(s) die tot de procedure worden toegelaten. Hou de ict-behoefte bij de overheid in de gaten en maak bij voorbaat uw interesse in de (nog komende) opdracht kenbaar. Niet uitgenodigd? Verzoek om een offerte te mogen indienen.

2. Hou TenderNed in de gaten

De overheid moet álle openbare aanbestedingen publiceren op www.tenderned.nl. Dus ook de nationale aanbestedingen. TenderNed biedt een attenderingsservice. Stel deze in om geen enkele ict-opdracht te missen.

3. Social return

Hou rekening met de steeds vaker opgelegde ‘social return’-eis en richt uw organisatie hierop in. Deze eis dient om extra werk(ervarings)plaatsen voor mensen met een grote(re) afstand tot de arbeidsmarkt te creëren. Het Rijk heeft als beleid om de eis bij passende aanbestedingen van ‘werken’ en ‘diensten’ (en dus niet ict-leveringen!) boven het bedrag van € 250.000 (minimale loonsom, excl. BTW) te stellen. Decentrale overheden worden aangemoedigd om hetzelfde beleid te hanteren. De ‘social return’-eis moet verband houden met de opdracht, transparant, proportioneel en non-discriminatoir zijn. In de praktijk is dit vaak niet het geval. Stel vragen om de eis geëcarteerd of naar uw zin aangepast te krijgen.

4. Geen clustering van opdrachten

Clustering van opdrachten is in principe niet meer toegestaan. Het verbod ziet op clustering van (a) gelijksoortige opdrachten van één aanbesteder, (b) gelijksoortige opdrachten van meerdere aanbesteders, (c) ongelijksoortige opdrachten volgtijdelijk, en (d) ongelijksoortige opdrachten tegelijkertijd. Denk bijvoorbeeld aan leveringen op meerdere vestigingen, samenvoegen levering en onderhoud, en samenvoegen levering werkplekken en storage. Wordt er geclusterd, en is dit in uw nadeel, dwing rectificatie of heraanbesteding af.

5. Proportionele (contracts)voorwaarden

Keuzes die aanbesteder maakt en de eisen, voorwaarden en criteria die hij aan inschrijvers en inschrijvingen stelt, moeten in redelijke verhouding staan tot aard en omvang van opdracht. Dit is praktisch uitgewerkt in de Gids Proportionaliteit, die verplicht gevolgd moet worden. Zo is maximaal 1 referentie per competentie (van max. 60% waarde opdracht) toegestaan. Onbeperkte aansprakelijkheid is verboden. Geconfronteerd met een disproportioneel criterium? Verzoek de aanbesteder om aanpassing.

6. Omzeteisen in de ban

Omzeteisen zijn verboden, tenzij sprake is van zwaarwegende argumenten. In dat geval is de omzeteis maximaal 300% van de waarde van de opdracht. Minimumeisen aan financiële ratio’s (mits proportioneel)en een bankgarantie (van de winnaar) mogen nog wel.

7. Kwaliteit telt

Gunnen op alleen prijs is verboden. Ook ‘kwaliteit’ moet een rol spelen bij de gunning. Denk aan aspecten als levertijd, klantenservice, extra te bieden technische specificaties, elektriciteitsverbruik en andere milieuaspecten. Lees de criteria grondig, krijg helder op welke wijze de punten worden toegekend, verdiep u in de aanbesteder, en geef een goede, ‘smarte’ inhoudelijke invulling.

8. Eenvoudiger om te klagen

Niet eens met de gang van zaken? U kunt klachten over (het ontbreken van) een aanbesteding indienen bij een intern klachtenmeldpunt van de aanbesteder, en daarna, zo nodig, bij de Commissie van Aanbestedingsexperts. Deze voorziet kosteloos in een snelle klachtenafhandeling. De gang naar de rechter blijft open staan, de Alcateltermijn is verlengd naar 20 dagen.

Anke Stellingwerff Beintema, Maasdam Broers Fischer advocaten

www.mbfadvocaten.com