Er valt meer te besparen op softwarelicenties

Hoeveel ondernemingen hebben nog een uitgebreid wagenpark in eigendom? Weinig. Hoeveel middelgrote bedrijven kopen hun eigen kantoorpand? Steeds minder. Hoeveel medewerkers werken met softwarelicenties die door de baas zijn aangeschaft en niet geleased? Bijna iedereen. Terwijl de complexiteit van het beheren van softwarelicenties nauwelijks minder is dan de regelgeving rond vastgoed. En is het gebruiksgemak te vergelijken met een goed gemanaged leasewagenpark.

Laten we – voor ik uit de doeken doe hoe zelfs middelgrote ondernemingen tot een miljoen euro aan licentiekosten kunnen besparen – toch de vergelijking met leaseauto’s en vastgoed nog even doortrekken. Een onderneming die overstapt op leaseauto’s, kiest voor flexibiliteit, voorspelbaarheid qua onderhoudskosten en gebruiksgemak. Daarnaast wordt de manager gedwongen na te denken over de gebruikersrollen: vaak rijdt de CEO in een auto van een andere klasse dan de junior accountmanager.Wie samen met een vastgoedadviseur op zoek gaat naar een nieuw pand vergelijkt niet alleen huurprijzen, maar analyseert ook hoe de organisatie zich zal ontwikkelen.

Deze vragen worden vaak niet gesteld bij het werken met Office-, Server- en Windows-licenties. Een gemiste kans. Laten we, voor alle duidelijkheid, eerst stellen: wie software van gevestigde partijen gebruikt, moet daarvoor betalen. Maar er zijn veel meer betaalvormen dan algemeen bekend is. Hoe wilt u betalen? Alles in één keer of in drie jaarlijkse termijnen zijn de meest voorkomende manieren. Maar ook een huurovereenkomst is mogelijk. Door echter samen met bijvoorbeeld Microsoft Finance te kijken naar de kosten, is het mogelijk om te betalen in de termijnen die de klant het beste uitkomen.

Eerst de roadmap
Bij de huur van een kantoorpand moet je weten hoe de organisatie zich zal ontwikkelen. Dat is bij de implementatie van software niet anders. Wat is de roadmap van de onderneming voor de komende drie jaar? Breng dat eerst in beeld! Dan pas weet je wat er nu en wat er in de nabije toekomst nodig is.

Veel partijen kunnen die roadmap niet direct schetsen. Dan stel ik eerst vragen: hoeveel mensen werken er nu enhoe gebruiken ze hun IT-apparatuur? Welke functionaris gebruikt welke programma’s? Werken medewerkers ook thuis of op locatie? Wordt een overstap naar de cloud overwogen? Als je nu nog Windows XP hebt draaien, wanneer ga je dat dan vervangen – en wordt dat Windows 7 of 8, of wellicht Office 365? Stel: je stapt over op een nieuwe versie van Windows Server, wat doe je dan met je Office, moderniseer je dat ook? Wil je standaardiseren – dus ook qua telefonie: Windows Phone, Lync en interne communicatie (Yammer)? Ga je SharePoint gebruiken?

Vaak hoort een IT-manager deze vragen voor het eerst. Dat heeft vooral te maken met de verkooptactiek van de meeste large account resellers. Die verkopen graag een villa met tuin en zwembad, terwijl de klant eigenlijk alleen wilde onderzoeken of, en hoe hij vanuit een starterswoning naar een rijtjeshuis kan gaan. Zo worden vaak pakketten‘op de groei’ verkocht, dus inclusief bijvoorbeeld Lync en SharePoint, terwijl de koper daar helemaal niet mee gaat werken.

Licentiepolitiek is niet eenvoudig, daar moet je specialisten voor inhuren. Maar dat doet u voor uw belastingzaken of bij de huur van een kantoorpand toch ook?

Vincent Lukken is Productivity Consultant bij Salves Business Productivity