12 actiepunten waarmee bedrijven hun Big Data beter kunnen beheren

Nederlandse leidinggevenden verdrinken in de maalstroom die ´Big Data´ heet. Nieuw Europees onderzoek laat zien dat ook Nederlandse middelgrote bedrijven worstelen met de enorme hoeveelheid data die te groot is om op een efficiënte manier te verwerken of op een betekenisvolle manier in te zetten. Bedrijven vinden het lastig zakelijke voordeel te behalen uit Big Data. Toepassen van de klassieke beheerprincipes, helpt de digitale informatie te ontginnen. Dataopslagspecialist Iron Mountain reikt de helpende hand in de vorm van een plan met 12 actiepunten.

Actieplan
Het actieplan is volgens Jeroen Strik (foto), commercieel directeur van Iron Mountain, in Nederland gebaseerd op de gezonde uitgangspunten voor informatiebeheer, en het biedt praktische adviezen om de omvangrijke klus terug te brengen tot behapbare proporties. Ook laat het zien hoe de informatie beheersbaar kan worden door die te structureren. Tenslotte laat het zien hoe te profiteren van de zakelijke voordelen die Big Data kan bieden: 

1. Begin bij het einde. Beschrijf de zakelijke doelstellingen en baseer daar de Big Data-strategie op.
2. Verklein het probleem en maak het beheersbaar. De informatiewereld verandert zo snel dat het onmogelijk is de perfecte oplossing te vinden die alle situaties dekt. Beslis waar de grootste kansen en risico´s liggen en richt daar de beschikbare tijd en middelen op.
3. Krijg greep op binnenkomende data. Prioriteer binnenkomende data, bepaal wat bewaard moet worden en gooi de rest gewoon weg. Big Data zijn soms rommelig, verspil er geen tijd aan alles te ordenen – besteed aandacht aan wat het bewaren waard is.
4. Maak een plan voor de rest. Gebruik hulpmiddelen en richt processen zo in, dat de informatie wordt gesegmenteerd en de broninformatie wordt gescheiden van onnodige documenten en rommel. Dat scheelt waarschijnlijk een derde tot de helft aan opslagruimte op de servers en maakt ruimte en middelen vrij voor belangrijke zaken. Tape blijft het beste opslagmedium voor de lange termijn. Het is een energiezuinig en voordelig medium, en betrouwbaarder en veiliger dan ´de cloud´.
5. Richt een robuust, ´Big Data-bestendig´ informatiemanagementsysteem in dat ook ongestructureerde data zoals e-mail en social media kanaliseert, analyseert en archiveert.
6. Ken de wettelijke verplichtingen. Bij technologische ontwikkelingen geldt dat de wet altijd achterloopt op de praktijk en het is daarom belangrijk om de nieuwe wetgeving te volgen ten aanzien van social media, contextuele klantgegevens, locatie-gebaseerde gegevens en dergelijke inhoud.
7. Vermijd verlammingsverschijnselen. Big Data kan niet zonder het eigen oordeel en de persoonlijke intuïtie. De hoeveelheden maken dat Big Data enorme mogelijkheden biedt om betere beslissingen te nemen, maar kunnen vertragingen opleveren wanneer managers proberen duizenden of zelfs miljoenen gegevens na te pluizen om hun beslissingen op te baseren.
8. Verkies voortgang boven perfectie.  Het is vooral belangrijk om het beleid handen en voeten te geven. Ontwikkel beleid naar beste kunnen en voer dat beleid consequent door. Het bijzondere aan informatiebeheer is dat het iedereen binnen de organisatie raakt. Het is belangrijk iedereen mee te krijgen. Bedenk dat de kosten voor training en doorvoering vrijwel altijd hoger zijn dan het vormgeven van het beleid.
9. Maak informatie toegankelijk. Mensen willen informatieprocessen die handig, helder en makkelijk zijn. Zorg dat mensen informatie kunnen vinden en analyseren, bijvoorbeeld door opslagformaten te standaardiseren en papieren bestanden te digitaliseren.
10. Beschouw informatie binnen de context. Geïsoleerde data zijn in essentie waardeloos. Bij verregaande detaillering gaat het grotere plaatje verloren.
11. Voorkom energieverspilling. Tape gebruikt maar een fractie van de energie van harde schijven en minder dan al die data in ´de cloud´ - wat in de praktijk een voortdurend draaiende server in een gekoeld datacenter is.
12. Weet altijd welke data wanneer waar zijn, en wie er verantwoordelijk voor is.

Het onderzoek van Iron Mountain, spelein informatiebeheer, laat zien dat de helft (51%) van de ondervraagde Nederlandse managers die denken dat Big Data zakelijke voordelen op kan leveren, geen idee hebben hoe ervan te profiteren. Van de  21 procent van de respondenten die aangeven geen plannen te hebben om Big Data te benutten, geeft een groot deel (35%) aan dat zij niet weten hoe ze de grote toevloed aan informatie kunnen benutten. Een klein, maar significant aantal (11%) van de respondenten zegt dat hun hogere leidinggevenden het punt niet zien. Per sector bezien loopt dit cijfer op tot 21 procent in de productie-industrie.

Hype en Beheerprincipes
De klassieke principes voor goed informatiebeheer, gelden ook in de digitale wereld, en maken het mogelijk om de informatie beter te benutten; om problemen op te lossen; en om de kosten te beheersen. “Big Data is een hype. Met dit onderzoek wilde Iron Mountain uitzoeken hoe het onderwerp leeft bij degenen die verantwoordelijken zijn voor het dagelijks gebruik van de vloed aan informatie”, zegt Jeroen Strik, commercieel directeur van Iron Mountain in Nederland. “Het goede nieuws is dat de meeste geïnterviewden erg positief zijn over de mogelijkheden met Big Data, en dat zij inzien op welke gebieden hun bedrijf ervan kan profiteren. Het slechte nieuws is dat de meesten bij de eerste hindernis al struikelen, omdat ze geen idee hebben hoe ze meerwaarde kunnen halen uit de grote hoeveelheid informatie, die met een hoge omloopsnelheid op hen af komt.”

Strik vervolgt: “De uitdagingen die Big Data biedt, los je niet in een dag op. Het informatielandschap verandert zo snel, dat wat vandaag goed is voor een bedrijf, morgen verkeerd kan zijn. De resultaten onderstrepen dat bedrijven behoefte hebben aan een gestructureerde aanpak om de Big Data-stroom onder controle te houden. Het is een nieuw en veranderlijk probleem, maar de klassieke principes voor goed informatiebeheer blijven van toepassing. Duidelijke bedrijfsdoelstellingen vormen de basis voor elke strategie. De onderverdeling en prioritering van gegevens, maken de exercitie beter beheersbaar.”

Voor het onderzoek werden 760 uitvoerende leidinggevenden ondervraagd, actief in de IT, marketing, klantenservice en juridische afdelingen van vijf branches in Nederland, Duitsland, Frankrijk, Hongarije, Spanje en het Verenigd Koninkrijk.