Nederlandse werknemers geven in het geheim meer dan € 900.000 per bedrijf uit aan schaduw clouds

VMware maakt de resultaten bekend van een onderzoek waaruit blijkt dat 34 procent van de Nederlandse IT-beslissers vermoeden dat medewerkers cloud-diensten hebben aangeschaft, zonder toestemming van de IT-afdeling. Echter, volgens het onderzoek van VMware is dit niet enkel een negatieve trend. Veel organisaties vinden namelijk dat deze besteding - in 2012 gemiddeld € 1,6 miljoen per bedrijf in Europa en gemiddeld € 940.000 per bedrijf in Nederland - belangrijke voordelen oplevert voor het bedrijf.

Resultaten Nederlandse IT-beslissers
De meerderheid van de ondervraagde Nederlandse IT-beslissers (70 procent) die ‘off-radar’ cloud-bestedingen vermoeden, denkt dat het voordelig is voor de business. Maar liefst tweederde (67 procent) van de Nederlandse respondenten zei dat ze hierdoor sneller in staat zijn te reageren op klantvragen en bijna een derde (32 procent) gaf aan dat het voordelig is voor groei en innovatie. Meer dan de helft van de Nederlandse respondenten (52 procent) gaf aan dat de aangeschafte cloud-dienst een oplossing betreft die niet door de IT-afdeling wordt aangeboden. Hoewel deze cloud-uitgaven nuttig zijn, zorgen ze ook voor een verhoogd beveiligingsrisico (volgens 40 procent). Dit zorgt voor een conflict tussen de groeiende vraag naar IT-flexibiliteit en de noodzaak van de IT-afdeling om de controle te behouden en beheerlast te verminderen.

Resultaten Nederlandse kantoormedewerkers
Het onderzoek, uitgevoerd door Vanson Bourne in opdracht van VMware, onderzocht ook de standpunten en meningen van 3000 kantoormedewerkers in heel Europa over de manier waarop ze gebruik maken van cloud-producten en -diensten om effectief te werken. In Nederland geeft 33 procent van de kantoormedewerkers aan dat ze zonder toestemming van de IT-afdeling cloud-diensten zouden aanschaffen of gebruiken om een klus gedaan te krijgen en 27 procent geeft aan dat ze dat al hebben gedaan. Dit is het laagste percentage van alle onderzochte Europese landen (Europese gemiddelde is 45 procent). Europese kenniswerkers zijn de grootste schaduw cloud-gebruikers: 58 procent van hen zegt dat ze deze diensten zouden gebruiken zonder toestemming van de IT-afdeling.

"Het onderzoek toont een duizelingwekkend bedrag aan ‘off-radar’ cloud-uitgaven binnen het Europese bedrijfsleven, maar het is niet per se geld dat wordt verspild. Kantoormedewerkers omzeilen vaak de IT-afdeling voor de aanschaf van cloud-diensten om effectiever te werken voor het welzijn van het bedrijf", zegt Marc Groetelaars (foto), Regional Director, Benelux, VMware. "De IT-afdeling heeft een omslagpunt bereikt waarop het niet langer een optie is ‘off-radar’ cloud-uitgaven te negeren. IT-beslissers moeten het omarmen en medewerkers de flexibiliteit bieden die ze nodig hebben, terwijl ze het daarnaast beheren op een veilige manier voor de business."

Betaalde cloud-uitgaven
In Nederland heeft 16 procent van de ondervraagde kantoormedewerkers dergelijke cloud-producten gedownload en er ook voor betaald. Ze gaven toe meer dan € 3.300 uit te geven aan de zogenoemde geheime clouds, het hoogste bedrag in Europa, gevolgd door Italië (€ 2.884) en Frankrijk (€ 2.552). Bijna een op de vijf (19 procent) van de Nederlandse medewerkers heeft meer dan € 5.000 per persoon uitgegeven in 2012.

Het onderzoek benadrukt zowel waarom en hoe werknemers het IT-protocol omzeilen. Motivaties van de Nederlandse respondenten zijn onder meer het vinden van snellere en efficiëntere manieren van werken (27 procent) en het beter kunnen bijdragen aan de business dankzij deze cloud-diensten (23 procent). Velen van hen (60 procent) betalen de diensten hetzij via hun afdelingsbudget (52 procent), declaraties (33 procent) of de bedrijfscreditcards (23 procent).

Uit het onderzoek blijkt ook dat IT-beslissers van plan waren om 29 procent van deze cloud-toepassingen en -diensten toch al te implementeren. Dit zou erop kunnen wijzen dat door deze bestedingen de IT-afdeling geld uit haar eigen budget bespaart, maar niet de organisatie als geheel. Het lijkt dat er meer kansen open liggen voor een betere afstemming tussen de business units en de centrale IT-afdeling en het opnemen van de eisen van werknemers binnen de toekomstige IT-strategie.

"Terwijl velen binnen Europese bedrijven de voordelen van ‘off-radar’ cloud-uitgaven erkennen, moet er wel actie worden genomen," vervolgt Groetelaars. "Bijna de helft van de IT-beslissers vraagt om meer dialoog met de betrokken afdelingen. Het is geweldig dat werknemers het initiatief nemen om innovatie en groei te stimuleren, maar daar zouden ook nadelen aan kunnen zitten. Door een proactieve benadering van de IT-afdeling en het juiste niveau van beheer, beveiliging en zichtbaarheid, kunnen de geheime clouds uitgroeien tot een concurrerende differentiator in plaats van tot een bedreiging voor de business."

Resultaten per afdeling
Wanneer gekeken wordt naar de geheime cloud-investeringen, dan vermoeden IT-beslissers dat de volgende afdelingen de grootste scahduw cloud-gebruikers zijn:
1. Marketing / reclame / communicatie (49 procent)
2. Sales (35 procent)
3. Research / productontwikkeling (31  procent)
4. Logistiek (31 procent)

Resultaten meest gebruikte cloud-oplossingen
De top vijf van cloud-producten en -diensten die door kantoormedewerkers (betaald of gratis), zonder officiële toestemming van de IT-afdeling worden aangeschaft, bestaat uit onderstaande lijst. Dit toont aan dat er beveiligingsrisico’s zijn en dat de IT-afdeling zich hiervan bewust moet zijn, ongeacht de kosten voor het bedrijf.

1. Data en file sharing (67 procent)
2. Cloud-gebaseerde e-mail (47 procent)
3. Instant messaging (40 procent)
4. Video conferencing (29 procent)
5. Enterprise sociale netwerken (28 procent)