Werknemer werkt efficiënter en effectiever met file sharing-diensten

Het MKB in Europa faciliteert de nieuwe generatie cloud-werknemers op dit moment nog onvoldoende. Als werkgevers de file sharing-diensten beschikbaar stellen die werknemers menen nodig te hebben, zouden zij hun werk efficiënter en effectiever kunnen uitvoeren. Dit is de belangrijkste conclusie uit het onderzoek dat Sharp presenteert. Vooral in Nederland identificeerde Sharp een groot verschil tussen de cloud-oplossingen die werknemers graag gebruiken en wat hun daadwerkelijk wordt aangeboden.

Het onderzoek van Sharp bestond uit een enquête, afgenomen onder 1535 werknemers in het MKB in Nederland, het Verenigd Koninkrijk, Frankrijk, Duitsland en Zweden. De resultaten duiden op een nieuwe generatie werknemers in het MKB in heel Europa, die op weg is naar een flexibeler, collaboratief werkmodel.

Peter Hoorn, Director Business Systems Benelux bij Sharp: "Of bedrijven het nu leuk vinden of niet, werknemers sturen momenteel duidelijk aan op een verandering in de manier waarop we samenwerken, informatie delen en produceren. De cloud-generatie wacht hierbij niet op zijn werkgever, maar vindt zijn eigen weg. Het MKB moet hierop inspelen om van de efficiëntievoordelen te kunnen profiteren en de controle over het eigen netwerk en bedrijfsgegevens niet te verliezen."

Uit het onderzoek van Sharp blijkt dat slechts 23% van de bedrijven inmiddels is overgestapt op cloud-e-mail of -office systemen. De cloud-hype in de media heeft dus nog niet tot een massale adoptie van cloud-oplossingen geleid.

De waarde van de cloud volgens werknemers
Meer dan de helft van de werknemers meent vanaf elk apparaat en elke locatie toegang tot werkdocumenten nodig te hebben om efficiënt te kunnen werken. Meer nog dan andere Europese werknemers vinden Nederlandse werknemers dat zij ook vanaf een privé laptop, smartphone of tablet toegang tot werkdocumenten moeten hebben. Dit geldt voor 62% van de Nederlanders versus 55% van de Britten, 44% van de Fransen, 42% van de Zweden en 36% van de Duitsers.

Het aantal werknemers dat alleen vanaf een kantoorlocatie werkt, is momenteel dan ook in de minderheid: 59% van de ondervraagde werknemers werkt wel eens vanaf een andere locatie. In Nederland is dit 64% en werkt 55% zelfs minimaal 1 keer per maand ergens anders dan op het kantoor. In de overige Europese landen werkt minder dan de helft van de werknemers minimaal eens per maand vanaf een andere locatie.

46% van de werknemers meent dat de mogelijkheid om op afstand te werken essentieel is voor het uitvoeren van zijn taken. 41% van de werknemers vindt dat hij thuis ook creatiever is dan op kantoor.

De cloud opportunity voor het MKB De cloud biedt kansen voor werkgevers op het gebied van winstgevendheid door de verwachte voordelen op het gebied van efficiëntie. Zo meent de helft van de respondenten dat meer samenwerking op de werkvloer een directe impact op het bedrijfsresultaat heeft, omdat dit hun activiteiten rendabeler maakt. Voor de Nederlandse werknemers geldt dat maar liefst 70% denkt dat meer samenwerking de kwaliteit van het werk verhoogt en 68% van hen denkt dat het hen helpt om beter gefundeerde beslissingen te nemen.

Ook bij het aantrekken van de het juiste personeel zouden cloud-oplossingen kansen bieden voor bedrijven: volgens werknemers zou het bedrijfsimago verbeterd worden en zou de kwaliteit van de interne relaties toenemen. 38% van de werknemers geeft namelijk aan een potentiële werkgever gunstiger te waarderen als deze voorziet in de juiste file sharing-diensten en 53% denkt dat de mogelijkheid om beter samen te werken met collega’s tot hechtere teamrelaties leidt.

De realiteit van de ‘Opportunity Gap’: efficiëntie, veiligheid en controle
Zowel intern als extern worden gegevens nog het vaakst gedeeld via e-mail (intern 91% en extern 76%), gevolgd door uitgeprinte documentversies (intern 73% en extern 33%). 83% van de Europese werknemers maakt nu dan ook nog geen gebruik van een officiële cloud-oplossing op het werk. Hoewel Nederland in Europa voorop loopt op het gebied van cloud-adoptie in het MKB, geldt ook hier dat 77% nog niet is overgestapt. 43% van de werknemers heeft zelfs nog geen enkele tool tot zijn beschikking om eenvoudig documenten te delen en samen te werken met mensen buiten het bedrijfsnetwerk.

Door nieuwe manieren van werken op het gebied van flexibiliteit en samenwerking niet volledig te omarmen, lopen bedrijven het risico de controle over hun netwerken te verliezen en onbedoeld potentiele kwetsbaarheden in te voeren.

Werknemers kiezen eigen tools bij gebrekkig aanbod werkgever
39% van de werknemers geeft aan dat zijn bedrijf geen officieel beleid heeft ten aanzien van het delen van informatie buiten het bedrijfsnetwerk en 19% van de werknemers is in het geheel niet op de hoogte van een dergelijk beleid. Als een bedrijf geen file sharing-dienst aanbiedt, downloadt 13% van de werknemers zelf tools die hiervoor gebruikt kunnen worden. Zelfs van de werknemers die aangeven dat document sharing tools actief verboden zijn op de werkplek (41%), gebruikt 9% toch de door hen gewenste tools.

Het onderzoek werd uitgevoerd in september 2013 onder 1535 kantoormedewerkers in het MKB in het Verenigd Koninkrijk (306), Duitsland (310), Nederland (310), Zweden (305) en Frankrijk (304).