Karmac regelt digitaal proces rondom inkomende documenten bij gemeente Tiel
De gemeente Tiel heeft een nagenoeg volledig digitaal proces rondom inkomende documenten gerealiseerd. Specialist Karmac uit Lelystad heeft samen met de Gemeente Tiel het gehele proces ingeregeld en gezamenlijk voeren zij nu het proces uit.
Alle documenten worden bij binnenkomst meteen gedigitaliseerd en digitaal verspreid in de organisatie, die zelf kan bepalen of het document digitaal in het achterliggende verwerkingsproces in de backoffice wordt opgenomen of dat een papieren versie wordt gebruikt. In het laatste geval wordt het papieren document gedigitaliseerd als het gearchiveerd wordt. Door het digitaliseringsproces met alle gerelateerde informatie nauwgezet te registreren en te controleren heeft Tiel van de toezichthouder officieel toestemming verkregen voor zogenaamde substitutie. Daarmee kan het papieren proces zoals dat verliep vanaf nu officieel vervangen worden door een digitaal proces en mag het papier worden vernietigd.
Door: Witold Kepinski
