Ribank besteedt archief uit met hulp van Iron Mountain
In 2009 fuseerde Ribank met InterBank, dat ook actief is op de markt voor doorlopend krediet en persoonlijke leningen. Beide merken bleven wel zelfstandig actief. Ribank moest echter door de fusie verhuizen van Nieuwegein naar Amsterdam. Ribank besloot het hele archief uit te besteden.
Het team van Iron Mountain verpakte en rubriceerde tienduizend dossiermappen van Ribank. Na registratie werden alle dossiers – met daarin vooral polissen en contracten – opgeslagen bij Iron Mountain. Veel dossiers bleken een overschrijvingsbewijs te bevatten. Deze belangrijke documenten werden eerst geregistreerd en daarna uit de dossiers verwijderd en opgeslagen in een speciale kluis.
Het proces werd voltooid zonder operationele problemen. Sindsdien beheert Iron Mountain alle opgeslagen dossiers voor Ribank. Voor nieuwe klanten maken de medewerkers van Ribank dossiers aan die Iron Mountain dan registreert en toevoegt aan het archief.
In de opslagruimte van Iron Mountain worden de dossiers bewaard onder optimale omstandigheden, zoals de juiste temperatuur en vochtigheidsgraad. Verder voldoet het complex aan alle vereisten op het gebied van vertrouwelijkheid en privacybescherming. Via het webportaal van Iron Mountain kunnen de medewerkers van Ribank opgeslagen dossiers opvragen binnen de afgesproken tijd. Iron Mountain bewaart elk dossier zo lang als statutair is vereist. Als die periode is verstreken, wordt de bank geïnformeerd. Daarna kan het worden vernietigd conform de wetgeving op dit gebied.
Door: Witold Kepinski
