Acht tips voor succesvol outsourcen

Outsourcing is nog steeds een zeer belangrijk thema in het Nederlandse bedrijfsleven. Outsourcing is veel meer dan enkel het uitbesteden van IT-diensten. Het is steeds meer het beginpunt op het pad naar continue bedrijfsinnovatie samen met je IT-partner.

Waar moet een bedrijf op letten bij het kiezen van een geschikte partner voor het outsourcen van IT-diensten? En welke doelstellingen liggen ten grondslag aan een dergelijk project? “Outsourcing begint nog vaak vanuit de gedachte te kunnen besparen op IT,” zegt Krispijn. “Je IT de deur uit doen, als het ware. Maar dit is slechts een deel van het volledige plaatje. Natuurlijk zorgt outsourcing voor meer inzichtelijke kosten, maar nog belangrijker zijn de continuïteit en de vrijheid die je ermee creëert om je als bedrijf meer bezig te kunnen houden met de groei van je eigen business door innovatie.”

1. Denk vanuit de bedrijfsdoelstellingen
Hetzelfde doen met IT tegen een lagere prijs is een defensieve manier van outsourcen. Daar profiteert alleen de controllervan, maar niet de business, die verantwoordelijk is voor de bedrijfsdoelstellingen. De ambities voor outsourcing moeten daarom ook vanuit de business geformuleerd worden. Als die immers de voordelen van outsourcing ervaart, dan profiteert de IT vanzelf mee.

2. Open contact belangrijker dan contract
Organisaties kunnen hun IT uitbesteden, maar niet hun IT-verantwoordelijkheid. Vertrouwen en goede samenwerking blijven bij outsourcing de belangrijkste succesfactoren. Een klik tussen beide partijen en open communicatie zijn van groot belang. Open contact is veel waardevoller dan een dichtgetimmerd contract. En gun de ICT-dienstverlener een redelijke marge. Dat biedt zowel de dienstverlener als zijn klant continuïteit en ruimte voor innovatie. IT-outsourcing doe je samen!

3. Outsourcing zonder overbodige KPI’s
Outsourcing kan natuurlijk vastgelegd worden in dikke contracten met allerlei voorwaarden en bepalingen. Dit draagt echter zelden bij aan een betere performance. Bovendien: wie gaat dat allemaal betalen en controleren? In zo'n strak gedefinieerde samenwerking kan een leverancier vaak niet veel meer doen dan puur op KPI’s sturen. Een contract werkt dan averechts. Veel beter is om samen te werken op basis van gezond verstand en je bij het controleren van de SLA te beperken tot de hoofdlijnen en meer vanuit een balanced score card-principe te denken.

4. Wees belangrijk voor de leverancier
Een kleine klant zal zich bij een grote internationale outsourcingspartij al snel onbelangrijk voelen. Dit blijkt in zeer veel gevallen te kloppen. Voor een kleinere leverancier is hij als klant echter geen nummer en daardoor kan hij bij zo'n organisatie op meer aandacht en een betere dienstverlening rekenen. Zoek daarom een technologiepartner met een vergelijkbare omvang en bedrijfscultuur en dring altijd aan op rechtstreeks contact met de directie. 

5. Eis heldere taal en transparantie
Het spreekt voor zich dat een outsourcingspartner meer ervaring heeft bij het opstellen van SLA’s dan zijn klant. Die achterstand kan echter snel ingelopen worden door te leren van de ervaring van de leverancier en door vanaf het begin heldere taal en maximale transparantie te eisen over de beloofde dienstverlening. Blijf bovendien zo dicht mogelijk bij de standaard van de leverancier, want maatwerk is duurder. 

6. Betrek externe medewerkers bij uw eigen bedrijf
Het is belangrijk om de medewerkers van een outsourcingspartner als eigen medewerkers te behandelen. Geef ze het gevoel dat ze deel uitmaken van het team en dat ze gewaardeerd worden. Hierdoor voelen ze zich meer betrokken, ze begrijpen de business beter en zullen met meer plezier en enthousiasme werken. Dit leidt uiteindelijk tot betere resultaten.  

7. Neem goed afscheid van elkaar 
Zelfs aan de meest ideale samenwerking kan een einde komen. Leg daarom vooraf de voorwaarden voor de ontbinding van de samenwerking vast. Dat voorkomt juridische touwtrekkerij, houdt de deur open voor toekomstige samenwerking en het bevordert een plezierig afscheid. Goed uit elkaar gaan is waardevol voor alle partijen, zeker als er jarenlang prettig is samengewerkt. 

8. Blijf alert op innovatieve business-kansen
Frisse ideeën over de toekomstige richting van een organisatie komen meestal van buiten. Vraag een IT-partner daarom altijd om hier nadrukkelijk op te letten. Door middel van periodieke inspiratiesessies kan bijvoorbeeld op een ongedwongen manier kennis gemaakt worden met nieuwe innovaties die mogelijk meerwaarde hebben voor de organisatie. Dit voorkomt routine en zorgt dat een bedrijf meer inzicht krijgt in zijn business-kansen, scherp blijft en open blijft staan voor continue innovatie.