In de toekomst hebben zowel papieren als digitale documenten een rol

Een organisatie moet vooral aandacht besteden aan informatiebeheersing; of het nou om digitale data gaat of om gegevens op papier. Inmiddels heeft papier in de transitieperiode naar het 'papierloze kantoor' al wel een andere functie gekregen. Op weg naar toekomst met alleen digitale documenten is een strategie nodig waarin beide informatiedragers een rol hebben.

Al in de jaren tachtig van de vorige eeuw werd de term 'papierloos kantoor' geopperd, zo brengt

Theo Thomassen in herinnering, “maar in absolute termen gebruiken we meer papier dan ooit.”

Thomasssen is Professor Archival Science aan de Universiteit van Amsterdam. Hij brengt deze stelling naar voren tijdens een kennissessie die het bedrijf Veenman eind december hield. Peter Branbergen, manager strategic alliances bij Veenman, vertelt waarom zijn bedrijf deze bijeenkomst heeft georganiseerd: “Wij leveren al bijna honderd jaar kantoorapparatuur aan organisaties. Daaronder natuurlijk veel printers. Het is voor ons, onze partners en klanten belangrijk te weten hoe we in de nabije toekomst omgaan met informatie. Ons is in elk geval al gebleken dat wij managed print- en documentbeheeroplossingen leveren. De printer is niet verdwenen, maar heeft de functie gekregen van op- en afrit naar de documentinformatiesystemen.”

Achterlopende wetgeving

Thomassen spreekt zelf liever van het 'documentarme kantoor' en is in de overtuiging dat papier nog steeds een bepaalde rol vervult binnen organisaties. Hij vertelt dat de universiteit de afgelopen decennia steeds minder papier is gaan gebruiken. “Studenten leven in hun digitale leeromgeving. Ik communiceer met hen via het systeem Blackboard. Papier heeft een andere waarde gekregen. Voorheen werd alles netjes in een archief opgeborgen. Nu is papier een tijdelijk communicatiemiddel dat uiteindelijk in de prullenbak belandt.”

Waarom we dan toch nog papier gebruiken? “Het is lastig oude gewoonten af te leren. Dit is meer een generatieverschijnsel. De jongeren van tegenwoordig hebben veel minder binding met papier. Tegelijkertijd zien we dat de universiteit in Utrecht het gebruik van laptops in de collegezalen verbiedt, omdat het te veel afleiding geeft. En omdat gebleken is dat mensen die met pen en papier aantekeningen maken beter de informatie tot zich nemen dan degenen die daarvoor computers gebruiken.”

Hij hekelt de overheid die achterloopt met wetgeving. “Facturen en overeenkomsten worden vaak gescand en in een document management systeem opgeslagen. Vervolgens worden ze geprint, ondertekend en opnieuw gescand om ze te kunnen a-mailen. Dit is een bizar gevolg van achterhaalde juridische eisen.”

Controledwang

Gedurende de discussie komt naar voren dat vooral de informatieberg een probleem is. Iedereen krijgt een mailtje (in cc) om zichzelf in te dekken. Mensen verzuipen in informatie, aldus Thomassen. Hij meent dat dit een gevolg is van de sterk toegenomen controledwang – vermomd als kwaliteitszorg – bij de overheid. Steeds meer zet de overheid 'op afstand' – zoals dat in het jargon heet – maar naast het primaire proces is een controleproces in het leven geroepen, hetgeen voor een enorme administratieve last zorgt. De uitvoeringskosten van diverse regelingen stijgen de pan uit als gevolg van wantrouwen. De verwachting is dat de decentralisatie van de zorg gepaard gaat met controlemechanismen die een derde van het totale budget opslorpen. Het fundamentele probleem is dat de mechanismen van de industriële samenleving – zoals de bestuurlijke hiërarchie – worden toegepast in de informatiemaatschappij die feitelijk een open netwerkomgeving is. Daar horen andere omgangsvormen bij.”

Papierloos afdwingen

Paul Veger, directeur en oprichter van Decos (leverancier van informatiebeheersoftware), vertelt trots dat zijn kantoor geen brievenbus heeft (of toch wel eentje: voor de Belastingdienst die zo hopeloos achterloopt en niet is te negeren). “Alles wat hier op papier binnenkomt, weigeren we te accepteren”, zegt hij stellig.

Die stelligheid is nodig om een papierloos kantoor af te dwingen. “Wij propageren digitale informatiebeheersing bij onze klanten en bewijzen in onze eigen bedrijfsvoering dat het heel goed mogelijk is. We hebben zelfs een papierloos toilet; de wc-douche die in de sanitairwereld nu in opkomst is. Wie volledig papierloos werkt, krijgt duurzaamheid als cadeau erbij.”

Hij vertelt dat drie jaar geleden rigoureus koos voor 'papierloos' om niet steeds weer een discussie te hebben over dit onderwerp. Bij Decos werken ongeveer 65 mensen. Die staande vergaderen, bijvoorbeeld. Om efficiënt te zijn. Maar ook de koffiemachine opzoeken om met elkaar te overleggen; daar ruimte voor te nemen.”

Waarom hij dan eigenlijk nog een kantoor heeft? “Ja, misschien is dat ook niet nodig”, antwoordt hij. “Toch hebben we een ontmoetingsplaats nodig. Maar misschien verdwijnt dit overblijfsel uit het industriële tijdperk ook wel.”

Hij verwacht niet dat alle organisaties in de nabije toekomst zijn voorbeeld geheel zullen volgen. “Maar als wij inspireren tot tien of twintig procent minder papiergebruik, dan hebben we al heel wat bereikt. Papier is niet efficiënt.”

Chaos beheersen

Sjoerd Alkema, strategisch adviseur Enterprise Content Management bij Xilio, gooit het over een andere boeg: of informatie nu op papier staat of in bits en bytes is verweven; er dreigt een enorme informatiechaos. “Informatie volgt de Moore's Law: elke twee jaar is er een verdubbeling. Met zo'n exponentiële groei komt er een moment waarop een organisatie die niet meer kan verwerken.”

De nadruk moet liggen op de implementatie van middelen om met de documentengroei (inclusief digitaal beeld en geluid) te beheersen.

Dataclassificatie is volgens hem het sleutelwoord; nodig om het overzicht te houden. En om inzicht te verkrijgen. Dat is essentieel, omdat organisaties hun beslissingen nemen op grond van de beschikbare informatie. Er moet beleid zijn over wat je wel of niet opslaat. Hoewel storage goedkoper is geworden, kost het nog wel steeds geld en veel informatie is heel vluchtig, stelt Alkema.

Thomassen daarentegen ziet niet zoveel in classificatie, omdat dit te sturend werkt. “Ik zou liever de flexibele structuur van het werkproces als uitgangspunt willen nemen”, geeft hij de aanzet tot een nieuwe discussie die vanwege tijdgebrek in de lucht blijft hangen, maar wellicht uitgangspunt kan zijn van een volgende sessie.

Integraal documentbeheer

Branbergen concludeert dat de trend naar 'papierloos' onmiskenbaar aanwezig is. Maar dat er nog veel werk ligt om de transitie goed te begeleiden. Hij meent dat organisaties toe moeten naar een vorm van integraal documentbeheer, waarbij de processen als leidraad worden genomen.

“De rechtspraak wordt volledig gedigitaliseerd. Papieren vrachtbrieven verdwijnen. Maar dit alles is wel heel complex, omdat er veel taken en processen bij betrokken zijn. Organisaties hebben behoefte aan deskundigen die hen daarin kunnen begeleiden met producten en diensten die daar op aansluiten. Ook, en misschien wel juist, als zij nog steeds papier gebruiken.”