Gebruiker staat centraal in digitale studie- en werkplek van Universiteit Utrecht

PQR heeft voor Universiteit Utrecht een visie ontwikkeld voor een digitale studie- en werkomgeving waarmee de universiteit de komende 5 tot 7 jaar in haar behoeften kan voorzien. Dat is meeromvattend dan het lijkt. PQR laat hiermee zien hoe de werkplekken van de universiteit er in de toekomst uitzien. 

Universiteit Utrecht
Universiteit Utrecht is een groot en veelzijdig kenniscentrum dat onderwijs en onderzoek van internationale kwaliteit biedt. De universiteit wil jonge mensen academisch vormen, nieuwe generaties onderzoekers opleiden, academici opleiden die kennis en professionele vaardigheden combineren, grensverleggend onderzoek doen en bijdragen aan oplossingen voor maatschappelijke vraagstukken. Universiteit Utrecht heeft 7 faculteiten met ruim 30.000 studenten en ongeveer 5.300 medewerkers. De directie Information and Technology Services (ITS) verzorgt de ICT- basisdiensten voor medewerkers, studenten en bezoekers van Universiteit Utrecht, het beheer van de netwerkinfrastructuur van de universiteit en het beheer van de concernsystemen.

Toekomstige werkplek
René Ritzen, Corporate Information Security Officer Universiteit Utrecht: “Wij hebben PQR gevraagd ons te helpen bij het ontwikkelen en opstellen van een visie voor de komende 5 tot 7 jaar voor de nieuwe digitale studie- en werkplek van de universiteit. In deze visie moet de gebruiker centraal staan en meerdere keuzemogelijkheden hebben om flexibel (plaats-, device- en tijdsonafhankelijk) te kunnen werken, maar moeten ook de beleids- en beveiligingskaders in acht worden genomen.” Deze visie is dus niet alleen gebaseerd op functionaliteit, maar houdt ook rekening met juridische- en beleidskaders, is in lijn met de corporate visie en past binnen de richtlijnen van de architectuur (‘architecture principals’).

Aanpak
“De inventarisatie van de eisen en wensen onder de medewerkers was de eerste stap,” aldus Ritzen. “In de eerste drie maanden zijn medewerkers, studenten, onderzoekers en docenten van de verschillende faculteiten geïnterviewd om inzicht te krijgen in de manier waarop zij gebruikmaken van de ICT-faciliteiten, wat de knelpunten zijn en hoe het beter zou kunnen of zou moeten. Op basis van de verschillende interviewsessies heeft PQR een Programma van Eisen (PvE) opgesteld.”

Na het vaststellen van het Programma van Eisen zijn persona’s bepaald. Een persona is een fictieve persoon die model staat voor een bepaald type gebruiker en de wijze waarop deze gebruikmaakt van de beschikbare IT-voorzieningen. Het Programma van Eisen en de gedefinieerde persona’s hebben tot het document ‘Visie Digitale Studie- en Werkomgeving’ geleid.

Gebruiker centraal
De gebruiker centraal was het belangrijkste uitgangspunt in de ‘Visie Digitale Studie- en Werkomgeving’. Dat komt dan ook naar voren in de 12 statements waaruit de visie bestaat. Voor ieder statement is de implicatie voor de technische infrastructuur aangegeven en vertaald in de doelarchitectuur.

Ritzen: “De visie is vertaald naar een doelarchitectuur. Om een architectuur te presenteren die door iedereen gedragen wordt, moeten gebruikers zich herkennen in de beschreven persona’s en hun werkwijze. De verschillende technische oplossingen voor de studie- en werkomgeving zijn dan ook aan de vooraf vastgestelde persona’s gekoppeld.”

Conceptuele vertaling visie
De doelarchitectuur beschrijft conceptueel de vertaling van de visie op de digitale studie- en werkomgeving naar een ICT-werkplekinfrastructuur. “We onderscheiden hierbij verschillende werkplekconcepten, al naar gelang de behoefte van de gebruikers. De beschreven werkplekconcepten zijn in grote mate onafhankelijk van elkaar. Binnen elk werkplekconcept wordt in ieder geval de(zelfde) minimale basisconfiguratie beschikbaar gesteld,” zegt Ritzen. “Werkplekconcepten met aanvullende functionaliteiten, zoals bijvoorbeeld het wisselen van de fysieke werkplek met behoud van een actieve sessie (de Follow-me-Werkplek), kunnen later worden toegevoegd.”

Eigen beheer of sourcing?
Universiteit Utrecht wil de mogelijkheid houden om gebruik te maken van (cloud) diensten van derden. Daarom is binnen het project een sourcingstrategie voor het gebruiken van ICT-diensten rond de digitale studie- en werkomgeving ontwikkeld.

Op basis van de sourcingstrategie wordt per dienst bepaald of deze wordt betrokken van derden of in eigen beheer wordt genomen. Ritzen: “We doen niet alles per definitie in eigen beheer. Bij het sourcen van standaard IT-diensten kijken we ook of deze in de markt te koop zijn. Diensten die voor de universiteit van strategisch belang zijn of waarvoor bedrijfsspecifieke kennis nodig is, worden bij voorkeur wel in eigen beheer gehouden.”

Een werkplek van vandaag, morgen en in de toekomst!
Resultaat van de visieontwikkeling is niet alleen de uitwerking in documenten, te weten het visiedocument en de doelarchitectuur met sourcingstrategie. Het hele proces om tot de visie te komen heeft ook veel draagvlak gecreëerd binnen de universiteit. Deze ingrediënten leveren de universiteit een uitstekende basis voor de inrichting van een digitale studie- en werkomgeving die tegemoet komt aan de eisen en wensen van de individuele eindgebruiker. Het project is afgerond met een op de doelarchitectuur gebaseerde investeringsindicatie, nodig om de visie te kunnen realiseren.

Probleem

• Universiteit Utrecht zocht hulp bij het ontwikkelen van een visie voor een digitale studie- en werkomgeving die de komende 5 tot 7 jaar in de behoeften van de universiteit voorziet.

Oplossing

• Inventarisatie op basis van eisen en wensen met behulp van interviews;
• Programma van Eisen;
• Opstellen diverse persona’s en hun eigen werkwijze;
• Ontwikkelen doelarchitectuur;
• Koppeling verschillende technische oplossingen (verschillende werkplekconcepten) aan persona’s.

Resultaat

• Document ‘Visie Digitale Studie- en Werkomgeving’;
• Gebruiker staat hierin centraal en heeft keuzemogelijkheden;
• Beleids- en beveiligingskaders worden in acht genomen;
• Beschrijving doelarchitectuur met sourcingstrategie;
• Investeringsindicatie.