Visie: Acht tips voor winstgevende projecten

Om succesvol te zijn moet je winst maken en groei realiseren, dat is duidelijk. Maar het realiseren van winst en of groei is niet zo eenvoudig als het soms klinkt, zeker in het huidige economische klimaat. En al helemaal niet wanneer u zelf uw marges in gevaar brengt. Hierbij 8 tips om dat te voorkomen.

1. Dwing uw mensen niet in perfecte weekstaten
Iedereen die uren moet schrijven, weet dat weekstaten een rommeltje kunnen zijn. Er wordt nooit precies gewerkt wat er gepland was, er is altijd wel ergens een los eindje, en er wordt te veel tijd besteed aan het uitzoeken van, naar later blijkt, de verkeerde details. Het gevolg is dat het afdwingen van perfecte weekstaten alleen maar leidt tot onjuiste informatie. Uw rapportages zien er dan wel goed uit, maar het beeld dat wordt geschetst is niet reëel.

Om uw bedrijf effectief aan te sturen, is het belangrijk om te weten wat er echt is gebeurt. Zorg ervoor dat u een urenbeleid heeft dat helder is voor iedereen. Stimuleer eerlijkheid, koppel geen schuldgevoel aan verloren uren, en ga opzoek naar constructieve en duurzame oplossingen wanneer mensen niet bereiken wat ze verwacht hadden.

2. Maak van korting geen gewoonte
Het zijn moeilijke tijden, maar het continu korting geven op uw diensten is niet de manier om te werken aan duurzame groei. Als u geen projecten kunt verkopen zonder korting, wordt het misschien tijd om te bekijken of uw tarieven nog wel marktconform zijn. Veel kortingen geven helpt uw winstgevendheid op de lange termijn om zeep en zorgt voor een gebrek aan inzicht.

Als u iets nodig heeft om de klant over de streep te trekken, probeer dan bijvoorbeeld een aantal uren gratis weg te geven. In uw financiële rapportage levert dit ook geen verwarring op over gehanteerde tarieven. Zo is het ook veel duidelijker waar in een project het verlies is genomen.

3. Stop met het intern boeken van projecturen
Projecten kunnen in de soep lopen. Dat gebeurt nu eenmaal. Maar het schrijven van uren op interne projecten om zo fouten te verdoezelen, helpt echt niemand verder. En er is geen mogelijkheid om te leren van de gemaakte fouten. Het is moeilijk om vanuit een dergelijke uitgangspositie de weg naar winstgevendheid terug te vinden. Creëer separate codes voor uren die u niet kunt factureren, of nog beter, laat de consultant de uren toch schrijven en ga de discussie over de factuur aan met de projectmanager. Hoe dan ook, haal deze beslissing weg bij de consultant en stimuleer transparantie en traceerbaarheid voor tijd die (potentieel) niet declarabel is.

4. Het doorbelasten van inkopen, met een marge
Of u nu heel veel documenten moet printen of andere benodigdheden moet aanschaffen voor een project, vergeet niet om deze kosten, plus een marge, toe te voegen aan uw factuur. Veel bedrijven doen dit niet, ondanks de tijd die mensen besteden aan inkoopactiviteiten. Het niet doorbelasten, met een marge, tast uw winstgevendheid aan. Het is daarom goed om daarvoor een standaard marge in elk contract op te nemen die gelijk is aan uw target voor de gehele projectmarge. Heeft u veel kleinere onkosten? Factureer een procentuele opslag op de uren die u maakt, zo bespaart u aan administratiekosten terwijl u de kosten toch kunt factureren.

5. Vergeet uw reiskosten niet
Tenzij al uw klanten om de hoek zitten, is het belangrijk dat u niet vergeet ook reiskosten op te nemen in de projectfactuur. Afhankelijk van uw branche, kan het ook acceptabel zijn dat de tijd onderweg gefactureerd kan worden aan de klant. Het lijkt in eerste instantie misschien niet zo veel, maar in de loop van een project, of meerder projecten in een jaar, kan het gaan om aanzienlijke bedragen.

6. Zorg ervoor dat uw project scope goed gedefinieerd is
De makkelijkste manier om geld te verliezen is om uw project scope niet vanaf het begin van het project duidelijk vast te stellen. Zorg ervoor dat u en uw klant overeenkomen welke resultaten opgeleverd moeten worden binnen het project voordat u daarmee start. Misvattingen kunnen dan vooraf besproken worden, en als nodig kunnen bepaalde zaken alsnog in het budget worden opgenomen, voordat iemand in actie komt. Als u dit niet doet, dan werkt u al snel niet-declarabele uren om iets op te leveren wat de klant verwacht, maar wat u niet had ingecalculeerd.

7. Kritisch op het geven van extra’s
Soms heeft een bepaald account een klein beetje extra aandacht nodig. Wanneer het gaat om klanten die u als topklanten beschouwt, kan dit snel meer worden dan ‘een klein beetje’. Gratis uren, kortingen, speciale tarieven voor overuren. Als u dit gaat doen, zorg er dan voor dat u nauwkeurig bijhoudt wat uw aanvullende investering is. En dat u kritisch blijft over alle moeite die u en uw mensen investeren. Opgeteld en zwart op wit gepresenteerd, ontdekt u misschien dat u wel erg weinig terugkrijgt voor al die extra aandacht die u geeft.

8. Indexeer uw tarieven
Inflatie is een gegeven. Dat uw tarieven ook elk jaar automatisch worden geïndexeerd, is echter niet zo vanzelfsprekend. Als u vergeet om met de rest van de economie mee te bewegen, dan komt het verschil rechtstreeks uit uw winst. En uw medewerkers zullen de inflatie niet vergeten wanneer ze naar hun nieuwe salaris kijken. Zorg er dus voor dat uw inkomsten meebewegen met de kosten van uw bedrijf.

Dat waren de 8 tips. Het lijken misschien open deuren waar u met gezond verstand ook wel aan zou denken, maar de ervaring leert dat ze juist snel aan de aandacht ontsnappen, in de dagelijkse gang van zaken. Het zijn relatief eenvoudig op te lossen zaken, die u zelf kunt toepassen, om uw winstgevendheid te beschermen.

Michiel Bos is Senior product marketing manager Exact