Migratie GroupWise naar Microsoft Office 365 Wartburg College

Het Wartburg College in de regio Rotterdam maakte voor e-mail gebruik van Novell GroupWise 2012. Instabiliteit van de serveromgeving zorgde ervoor dat het Wartburg College zich realiseerde dat het tijd werd om naar een andere oplossing te kijken. Het bedrijf is in zee gegaan met PQR. 

Wartburg College
Het Wartburg College biedt christelijk voortgezet onderwijs op reformatorische grondslag. De school telt 500 medewerkers en 4000 leerlingen, verspreid over vier locaties in Rotterdam en Dordrecht. Leerlingen kunnen bij het Wartburg College terecht voor praktijkonderwijs, vmbo, mavo, havo, atheneum en gymnasium.

Verhoogd risico
De serveromgeving bij het Wartburg College was instabiel. Dit gegeven, gecombineerd met het feit dat de lokale beheerafdeling tijdens vakanties en weekenden niet altijd aanwezig was, zorgde ervoor dat de continuïteit van de e-mailomgeving niet gegarandeerd kon worden. Daarom besloot het Wartburg College om de bestaande oplossing te vervangen door een cloudoplossing vanuit het Office 365 platform van Microsoft. PQR heeft in een gesprek aangegeven hoe zij dit soort projecten aanpakt en heeft een aantal randvoorwaarden besproken voor een succesvolle implementatie en migratie. Reinald Rodenburg, Afdelingsleider ICT van het Wartburg College: “Wij hebben vervolgens aan PQR gevraagd om een voorstel uit te werken voor de implementatie en de migratie naar Microsoft Office 365.”

Migratie volgens PQR projectaanpak
Het project bleek omvangrijk te zijn: het betrof de GroupWise infrastructuur voor alle medewerkers en leerlingen van het Wartburg College. De mailboxen van de medewerkers werden gemigreerd, die van de leerlingen niet. Voor dit project waren de aangeboden hardware en software niet het belangrijkste. Essentieel was de PQR projectaanpak en de kennis en ervaring met vergelijkbare migratieprojecten en - door het Wartburg College gevraagde - technologieën. PQR is één van de weinige Microsoft Cloud Deployment Partners en heeft dan ook een beproefde aanpak voor de implementatie van Microsoft Office 365 bij klanten. “Wij hadden al ervaring met PQR en Microsoft implementaties. In oktober 2012 hebben wij een project voor de installatie en configuratie van Microsoft System Center Configuration Manager 2012 uitgevoerd”, zegt Rodenburg. “Wij hebben PQR tijdens dit project als een kennispartij ervaren en waren uiterst tevreden over het uiteindelijk opgeleverde project.” Medewerkers van het Wartburg College zijn met training on the job en educatieve implementatie intensief bij het project betrokken.

Team zorgt voor succes
PQR heeft veel ervaring met dit soort trajecten en de organisatie is hiervoor ingericht. Voor deze implementatie werd een projectteam geformeerd. Dit team stond onder leiding van een PQR projectmanager die nauw samenwerkte met de verantwoordelijke van het Wartburg College en met gecertificeerde en ervaren PQR technische consultants. De heldere projectmethodiek en de opzet van een in de praktijk bewezen en klantspecifiek projectplan vormden ook nu weer een goede basis voor de projectuitvoering.

Office 365 bij Wartburg College
De bestaande oplossing bood e-mailfunctionaliteit aan ongeveer 500 personeels- leden en 4000 leerlingen. Het personeel maakte daarnaast ook gebruik van lokale mailarchieven. Rodenburg: “Voor de nieuwe situatie was het van belang dat de geboden oplossing Single Sign On (SSO) mogelijkheden had en dat het beheer van accounts en gebruikers vanuit de lokale Active Directory plaatsvond. De maildata en persoonlijke GroupWise archieven van het personeel moesten naar Office 365 gemigreerd worden, die van de leerlingen niet. Zij hebben een lege mailbox in Office 365 gekregen.”

Resultaten
Om de migratie en inrichting van Office 365 succesvol te laten verlopen en te onderzoeken of de omgeving hiervoor geschikt was, heeft PQR een nulmeting op de lokale Active Directory uitgevoerd. Aan de hand van deze nulmeting is een Office 365 Deployment Workshop gegeven die op zijn beurt als leidraad voor het Technisch Ontwerp heeft gediend. Op basis hiervan stelde PQR het Functioneel- Technisch Ontwerp, het Parameterdocument en het Migratieplan voor het nieuwe Office 365 platform op. “Vervolgens is het nieuwe Office 365 platform opgebouwd en de migratieserver geïnstalleerd, waarna de 500 mailboxen van de medewerkers zijn gemigreerd”, aldus Rodenburg. “Binnen Groupwise heeft een gebruiker een mailbox én een mailarchief. In dat archief staat de gearchiveerde, ‘oude’ mail. Met de migratietool zijn ook de persoonlijke mailarchieven van de gebruikers overgezet. Dat krijg je zonder goede tooling en de benodigde kennis niet zomaar voor elkaar! Begin 2014 is het project ‘Migratie GroupWise naar MS Office 365’ naar volle tevredenheid opgeleverd.”

Probleem

• Instabiele serveromgeving
• Lokale beheerafdeling niet altijd aanwezig tijdens vakantie en weekends
• Risico continuïteit Groupware omgeving

Oplossing

• Microsoft Office 365 cloudoplossing voor e-mail personeel en leerlingen
• Migratie persoonlijke mailboxen en mailarchieven personeel

Resultaat

• Stabiele Office 365 e-mailomgeving
• Cloudoplossing inclusief persoonlijk mailarchief voor personeel