‘Elke partner kan zijn specialisme de vrije loop laten’

OKI Systems heeft een nieuwe serie A3 multifunctional printers aan zijn portfolio toegevoegd: de MC853 en MC873. Het open softwareplatform op de apparaten biedt verkooppartners een mooie kans om waarde toe te voegen. “Iedereen kan zijn specialisme de vrije loop laten”, vertelt Erwin Bader, Country Manager Nederland.

Met de nieuwe MC800-serie breidt de fabrikant zijn portfolio van printers met het open softwareplatform verder uit. Al eind 2013 introduceerde OKI A4-multifunctional printers (MFP’s) die het platform gebruiken en sinds begin 2015 zijn er ook compacte A4-monoprinters en A4-MFP’s beschikbaar.

Met het open platform (sXP) kunnen partners de apparaten aanpassen aan de bestaande IT-omgeving en bedrijfsprocessen van hun klant. Een koppeling naar bestaande administratiesoftware of naar een systeem voor enterprise resource planning (ERP) is dan ook snel gelegd. De multifunctionals kunnen daarmee zelfs een leidende rol in de bedrijfsstrategie spelen. Bijvoorbeeld bij het stroomlijnen van processen, het verlagen van operationele kosten en het verbeteren van de productiviteit op de werkvloer.

Volgens Bader is er veel behoefte aan op maat gemaakte specialistische oplossingen voor print- en documentbeheer. “In de meeste organisaties voltrekt zich een grote verandering op de werkvloer”, zegt hij. “Medewerkers krijgen steeds meer informatie voor hun kiezen en doen een groter deel van hun taken via een smartphone, tablet of laptop. Geïntegreerd documentbeheer, met slimme koppelingen tussen printer en de IT-omgeving, kan dan een goede oplossing betekenen.”

Workflows aanpassen

Vooral MKB-organisaties hebben veel profijt van document management via MFP’s. Dat is ook de conclusie van een onderzoeksrapport van IDC, dat binnenkort verschijnt. Volgens de onderzoekers zijn MFP’s tegenwoordig zo krachtig en veelzijdig dat je ermee de productiviteit op de werkvloer kunt vergroten. De apparaten maken het namelijk mogelijk om workflows met een relatief kleine ingreep aan te passen, automatiseren en integreren. Veel bedrijven gaan ervan uit dat ze dit alleen kunnen bereiken door een substantiële investering in ERP-systemen.

Een verbeterde workflow is meer dan een stimulans voor groei en productiviteit, aldus de onderzoekers. Meer flexibiliteit en slagvaardigheid zorgen ervoor dat organisaties niet verzanden in verouderde papierprocessen en inefficiënte werkstromen. De potentiële voordelen die dit biedt, maken het mogelijk opnieuw te investeren in belangrijke aspecten. Bijvoorbeeld door de allocatie van bestaande middelen aan activiteiten die de organisatie inkomsten opleveren.

Facturatie en archiveren

De facturatieafdeling is een goed voorbeeld van een afdeling waaraan organisaties vaak onnodig veel middelen besteden, vertelt Country Manager Bader. Er vindt namelijk nogal eens dubbel en repetitief werk plaats, een proces dat je goed zou kunnen stroomlijnen. Op die manier kan hetzelfde proces veel efficiënter verlopen, waardoor medewerkers tijd over houden voor andere taken en minder fouten maken.

Daarnaast komen de MFP’s goed van pas bij het archiveren, vertelt hij. “De MC853 en MC873 beschikken standaard over software die voor computers leesbare pdf’s genereert. Daarmee kun je veel makkelijker documenten doorzoeken en tevoorschijn toveren. Dat is ook handig voor de mobiele werker die op diverse locaties behoefte heeft aan actuele en volledige data.” Een van de applicaties waar Bader op doelt, is Abbyy. Dat is een krachtig tekstherkenningsprogramma waarmee de gebruiker papieren documenten, pdf-bestanden en digitale foto’s kan omzetten in gemakkelijk bewerkbare en doorzoekbare (tekst)bestanden. Sendys is een andere applicatie die OKI standaard meelevert op de MC800-serie. Het is een server-based oplossing voor documentbeheer, waarmee gebruikers documenten uit verschillende bronnen importeren, converteren en weer uploaden naar andere locaties. Je gebruikt de applicatie bijvoorbeeld voor het printen en bewerken vanuit de cloud.

Meer dan alleen output

“Onze twee nieuwe A3 MFP’s zijn heuse solution platforms geworden”, zegt Bader. “In vergelijking met hun voorgangers zijn ze veel meer gericht op input voor de organisatie als geheel en veel minder op de output. Je zet ze in voor het verbeteren van de productiviteit en beschikbaarheid en om daarmee op lagere kosten uit te komen. Eerdere varianten waren vooral geënt op afdrukken en kopiëren, de transactionele outputmodellen. Dat zijn ook goede apparaten, maar je merkt de tand des tijds.”

OKI’s gloednieuwe MC800-serie is een uitkomst voor resellers die hun klanten een A3 multifunctional printer zonder technische ondersteuning willen leveren. Zoals IT dealers, zegt Bader. “Zij keken tot dusver niet naar dit soort apparaten. Als hun klanten om deze technologie vroegen, hadden ze daarop niet echt een passend antwoord. De apparaten moesten namelijk altijd worden geserviced. Maar nu is er dus wel een antwoord waarbij de reseller geen grote service-afdeling nodig heeft. De MC800-serie is speciaal ontworpen voor self-maintenance. De klant hoeft in de meeste gevallen geen hulp van anderen in te schakelen. De hele interface leidt je namelijk in duidelijke stappen en met een grafische weergave door het onderhoudsmenu. Door bijvoorbeeld zelf geblokkeerd papier te verwijderen, heb je feitelijk de beste uptime-garantie. Je lost het zelf sneller op dan te wachten op hulp van een engineer. En heb je toch hulp van een service-partij nodig, dan zorgt OKI met zijn unieke drie jaar on-site garantie voor een soepele en kosteloze afhandeling.”

Meer marge

Ook de resellers die wel werken op basis van onderhoudscontracten, zijn gebaat bij OKI’s nieuwe serie A3 multifunctionals. Bader: “Zij krijgen er een mooi model bij. De verhouding tussen prijs en prestatie verbetert en met het open platform kunnen ze onderscheidende diensten aanbieden. Er zijn minder servicekosten nodig en dat resulteert in meer marge voor de partner of een lagere prijs voor de eindklant. Als onze kanaalpartners daarbij onze hulp kunnen gebruiken, bieden wij ze dit graag aan. Eventueel kunnen ze daarvoor zelfs een beroep doen op onze alliantie met Service2Sales. Die partij kan op basis van assessments aanbevelingen doen aan de partner en de eindklant.”

Volgens Bader kan een reseller zich met behulp van de twee nieuwe A3 MFP’s met het open platform verzekeren van een succesvol project en van loyale klanten waaraan hij langere tijd omzet verdient. De afgelopen tijd organiseerde OKI Systems op diverse plekken in Europa bijeenkomsten om de apparaten en hun functionaliteiten te introduceren aan partners en klantorganisaties. Die sessies leverden de fabrikant veel positieve reacties op.

De verwachtingen van de nieuwe serie A3-multifunctionals zijn dan ook hooggespannen, zegt Bader. Voor organisaties die zoeken naar eenvoudige manieren om processen te stroomlijnen en operationele kosten te verlagen, zouden de apparaten een goede hulp zijn. Dat ook de partners van OKI met de MC800-serie veel voordeel kunnen behalen, maakt het plaatje helemaal compleet, besluit de Country Manager.

Door: Diederik Toet