De toekomst van IT is co-creatie

Het roept een herkenbaar beeld op; de advocaat die met een papieren dossier onder de arm zijn weg baant door de wereld van de rechtspraak. Dat beeld is inmiddels echter behoorlijk achterhaald. Zo’n drie jaar geleden had Advocaten- en Notariskantoor Dirkzwager in Arnhem en Nijmegen de wens om hun ICT-platform naar een hoger plan te tillen. Als advocaten en notarissen stellen zij hoge eisen aan de veiligheid van hun dossiers en willen zij flexibel zijn in het aantal gebruikers en de afname van opslagcapaciteit. Huisleverancier Diabolo ICT legde contact met Eshgro Cloud services, die voor de techniek achter hun Clouddiensten actief samenwerkt met HP. Dat levert niet alleen een succesvolle SAAS-oplossing in de Cloud op voor Dirkzwager, maar ook een geborgde samenwerking in de keten tussen de drie ICT-leveranciers.

Beschikbaarheid, veiligheid en schaalbaarheid

De ICT-wensen van Dirkzwager zijn samen te vatten in 3 kernwoorden: beschikbaarheid, veiligheid en schaalbaarheid. Vincent Verploegen, verantwoordelijk voor ICT bij Dirkzwager, kwam al gauw tot de conclusie: ‘Voor ons lag de oplossing bij Cloud computing. Niet langer investeren in hard- of software, maar betalen op basis van afname. Deze SAAS-oplossing, software as a service, is absoluut heel handig wanneer je variabel wilt kunnen op- en afschalen.’

Verploegen merkte dat de situatie waarop de IT was ingericht niet langer voldeed aan de verwachtingen voor de toekomst. ‘Mijn voorganger, Jeroen Zweers, was de visionaire drijfkracht achter dit project. De ICT-infrastructuur van dat moment was niet langer toereikend, we waren op zoek naar een innovatieslag. We doken in de mogelijkheden en formuleerden een voorstel voor de automatiseringscommissie.’

Advocaat Jaap Kronenberg, lid van de automatiseringscommissie bij Dirkzwager, dacht mee over de invulling van een nieuwe ICT-oplossing. Kronenberg: ‘Het aantal gebruikers van software-applicaties wisselt voortdurend. Bovendien is de behoefte aan ICT, zoals de opslagcapaciteit, vaak moeilijk te voorspellen. Als organisatie wil je op- en af kunnen schalen aan de hand van het daadwerkelijke gebruik van de ICT, wat betekent dat een hoge mate van flexibiliteit noodzakelijk is. Met een serverpark in eigen beheer is dat niet realiseerbaar. ‘Toch leidde het voorstel om te outsourcen in onze automatiseringscommissie tot enige discussie. Wij wilden als organisatie graag zo lean mogelijk blijven opereren maar hadden onze vraagtekens over de waarborging van onze data in de Cloud.’

Schijnveiligheid in de kelder

Voor de advocatuur en het notariaat is de outsourcing van ICT echt een grote stap. Jaap Kronenberg: ‘Voor onze klanten werken wij met zeer vertrouwelijke informatie en hebben we uiteraard onze beroepsmatige geheimhoudingsplicht. Het lijkt een veilige gedachte; het bewaren van data en privacy gevoelige informatie op je eigen servers achter de gesloten deuren van je eigen pand. Wanneer je dit soort informatie dan ineens in de Cloud gaat plaatsen, komen er ongetwijfeld vragen op het gebied van veiligheid. Gegevens “in de kelder opslaan” voelde voor ons veiliger dan een opslag buitenshuis. We realiseerden ons echter dat dit slechts schijnveiligheid biedt. Een professioneel datacenter is in staat om een veel hoger niveau aan veiligheid te realiseren dan wij kunnen op onze eigen servers.

Het advocatenkantoor heeft zich daarom vanaf het begin ten doel gesteld om te gaan samenwerken met een gecertificeerde  partij die voldoet aan de top van de norm op het gebied van veiligheid. Verploegen: ‘We hechten veel waarde aan bewijsbare zekerheid dat de kwaliteit van de dienstverlening voldoet aan alle veiligheidsvoorwaarden. Eshgro kan daar dankzij de hoogste graad ISAE3402 certificering aan voldoen. Alleen dan weet je dat het goed zit met het oog op veiligheid en privacy van onze cliënten.’

Voor Dirkzwager speelde niet alleen het veiligheidsaspect een belangrijke rol, maar was ook de garantie op continuïteit van de dienstverlening van groot belang. Je moet echter, voordat je overstapt, wel de technische oplossing en je leverancier kunnen vertrouwen. Uiteraard willen wij dit weer kunnen verantwoorden naar onze klanten. Dit riep bij ons als juristen dan ook de vraag op dit contractueel te borgen.’ Contractueel kan Dirkzwager rekenen op borging van haar belangen en de belangen van haar cliënten. CEO Anton Loeffen van Eshgro: ‘In een drie-partijen-overeenkomst tussen HP, Diabolo en Eshgro, hebben we gezamenlijk voor de continuïteit van de ICT-dienstverlening naar Dirkzwager getekend. Mocht één van ons calamiteiten ondervinden, dan nemen de andere partijen de dienstverlening over.

Co-creatie in business met Diabolo

Diabolo komt als huisleverancier al vijftien jaar bij Dirkzwager. Loeffen, CEO Eshgro: ‘Deze jarenlange relatie geeft hen veel kennis en expertise over de bedrijfsvoering van Dirkzwager. Zelf werken we tien jaar samen met HP, die technologisch het fundament vormt voor onze Cloud services. Zij leveren ons de infrastructuur (IAAS), waarop wij het platform (PAAS) en de software (SAAS) van onze klanten laten draaien. Door de samenwerking met Diabolo, bundelen we alle expertise en verbinden we in een keer vier schakels met elkaar.’

De presentaties en uitgebreide toelichtingen van Diabolo en Eshgro, die reeds de handen ineen hadden geslagen, waren helder en to-the-point. Verploegen: ‘Op elke vraag kregen we tot op detailniveau inhoudelijk een duidelijk antwoord. In de keten bouwen we niet alleen op elkaars kennis, maar ook op elkaars verantwoordelijkheid. Deze unieke samenwerking wordt in de Nederlandse ICT-markt nog niet vaak toegepast, maar voor partijen die afhankelijk zijn van hun ICT-omgeving is dit cruciaal. We verwachten dat de vraag naar deze integratie van dienstverlening enorm gaat toenemen en dat veel partijen het voorbeeld van Dirkzwager en Diabolo gaan volgen.’