3 mythen over de papierloze boardroom
19-10-2015 | door: Redactie

3 mythen over de papierloze boardroom

Vanwege de hoeveelheid informatie die voorafgaand aan elke bestuurs- of commissievergadering onder directieleden wordt gedistribueerd, hebben veel directies al geprobeerd om ‘papierloos vergaderen’ te introduceren. Er zijn echter ook veel directies die nog huiverig zijn om dit op te pakken. In de dagelijkse praktijk merk ik dat er nog een aantal mythen bestaan rondom de papierloze boardroom. Ik behandel er hieronder drie. 

1) Overstappen naar een digitale oplossing is een lang proces
Natuurlijk is het niet verstandig om van de ene op de andere dag over te gaan op een digitale oplossing en papier te verbieden. Maar het andere uiterste is ook niet waar, het opzetten en uitrollen van een digitale oplossing in de boardroom is geen ellenlang traject. Zo’n digitale oplossing specifiek gericht op de behoeften in de boardroom, heet een board portal. Aan veel zaken, zoals slimme zoekfuncties, autorisatie en het maken van digitale notities is hierin al gedacht. Om vervolgens de kans op succes en een goede adoptie van een board portal zo groot mogelijk te maken is het slim om of vóór de eerste boardvergadering de geprinte stukken uit te delen, zoals gewoonlijk, of om exemplaren bij de vergadering te hebben liggen die u en uw medebestuurders kunnen raadplegen. In de praktijk merk ik dat board members die goed genoeg zijn geïnstrueerd over de nieuwe situatie, na de eerste proef nog maar weinig behoefte hebben aan de papieren vergaderstukken. 

2) Bestuursleden willen niet digitaal werken
De tweede mythe heeft betrekking op het verouderde stereotype dat directieleden beperkte digitale kennis hebben. Dit is volledig onterecht. Het overgrote deel van hen zal tegenwoordig (nieuwe) technologie omarmen wanneer deze intuïtief in het gebruik is, dichtbij de mogelijkheden van papier blijft en er voldoende training en ondersteuning wordt geboden. Men ziet de voordelen in en vindt het fijn om niet meer met zware vergaderboeken te hoeven sjouwen, maar gebruik te kunnen maken van een gebruiksvriendelijke, digitale oplossing. 

3) Een digitale board oplossing is onveilig 
And last, but not least, de mythe over de (on)veiligheid van een board portal. Ondanks dat er veel behoefte is aan een oplossing om op een slimme manier digitaal samen te werken, is men op hoog niveau nog vaak huiverig. Er wordt bijvoorbeeld regelmatig getwijfeld aan de veiligheid van de cloud. Het gaat immers om de meest gevoelige stukken, die in sommige gevallen niet zomaar overal mogen worden opgeslagen. Echter, juist daarom zou men gebruik moeten maken van een digitale oplossing, hoe veilig deze ook ingericht is, het is altijd veiliger dan de papieren oplossing. 

Het staat als een paal boven water dat security altijd een onderhandeling is tussen gemak en veiligheid. Daarom past niet zomaar iedere oplossing bij iedere organisatie. Het is dus belangrijk om per board te bekijken wat de specifieke behoeften zijn. Zoals bijvoorbeeld het toestaan van verschillende lock-out mogelijkheden en opties voor het exporteren en printen van board documenten vanuit de portal. Bij de aanschaf van een portal, is het bijzonder belangrijk om goed na te gaan hoe data wordt opgeslagen en beveiligd. Investeert de leverancier voldoende in cybersecurity research en ontwikkeling, is hij voldoende transparant over de (fysieke en digitale) security processen, maakt de leverancier gebruik van software of platforms van derden, in welke mate van data redundantie wordt voorzien en worden de systemen gemonitord om hacks te detecteren? 

Mythen: waar of verzonnen? 
Net als de meeste Griekse mythen, zijn deze drie mythen van oudsher, door het onderling delen van verhalen, ontstaan. Maar als je ze goed onder de loep neemt, kan je ze met een flinke korrel zout nemen. De verhalen doen echter niet voor niets de ronde, het blijft bijzonder belangrijk om aandacht te besteden aan deze drie punten bij het introduceren van een board portal. Met een goede planning, de juiste training en goed ingerichte security is de optimaal werkende, papierloze boardroom snel binnen handbereik. 

Jesse Thiel, countrymanager van Diligent

Terug naar nieuws overzicht

Tags

Cloud, Digital
Cloud