Redactie - 29 november 2015

Digitale werkplek leidt tot vrijheid voor business én IT

De digitale werkplek, de ideale werkomgeving zoals onderzoeksbureau Gartner die typeert, zorgt dat medewerkers automatisch de benodigde IT-diensten krijgen. De IT-afdeling krijgt meer ruimte om te innoveren. ‘Er ontstaat een dynamische IT-omgeving, waarbij standaardoplossingen automatisch worden toegewezen en aanvullende diensten te vinden zijn in een service store’, vertelt Bob de Kousemaeker, Vice President of Research and Development (R&D) bij RES Software.

 ‘De ideale werkomgeving is wat mij betreft de digitale werkplek, zoals Gartner die omschrijft. Forrester gebruikt de term ‘workforce enablement’. Het draait om een volledig geautomatiseerde werkomgeving, opgezet aan de hand van de rol van de gebruiker en de autorisatie die daarbij hoort. Vervolgens kan de gebruiker aanvullende diensten, zoals een nieuwe laptop of een applicatie, aanvragen in een service store’, zo vertelt Bob de Kousemaeker, VP R&D bij RES Software.

Bedrijven hebben werkplek nog niet geautomatiseerd

Wereldwijd verwachten medewerkers meer en meer door de ervaringen die ze als consument hebben met hun smartphone of tablet. Als ze een applicatie willen, dan zoeken ze die op in een app-winkel en dan staat het een paar seconden later op hun apparaat. Dat is in hun werk vaak anders, omdat de infrastructuur, de bijbehorende applicaties en diensten nog handmatig beheerd worden. Dat zorgt voor veel vertraging en verhoogt de kans op fouten.

RES Software biedt inmiddels alle oplossingen om een volledig geautomatiseerde werkplek mogelijk te maken, maar dat betekent niet dat alle bedrijven al zover zijn, vertelt de Kousemaeker. ‘Beveiliging en onderhoud staat bij veel bedrijven bovenaan de prioriteitenlijst en daarom richten IT-afdelingen zich traditioneel vaak op het optimaliseren van de infrastructuur. Alleen, nu er minder geld beschikbaar is en minder mensen bij een IT-afdeling werken, is dat het enige waar de IT-afdeling nog aan toe komt.’

Het kan dan ook confronterend zijn als de IT-afdeling hoort dat veiligheid juist wordt verlaagd als ze niet kijken hoe ze de business kunnen ondersteunen. ‘Als de business moet wachten op de applicaties die ze nodig hebben om hun werk goed te doen, dan gaan ze zelf op zoek’, vertelt de Kousemaeker. ‘Dan halen medewerkers applicaties binnen voor dagelijkse processen die ze overal gebruiken. Je hebt geen controle meer en zo verlaag je de veiligheid.’

De digitale werkplek als concept

Als de gebruiker wordt ondersteund door standaard applicaties automatisch beschikbaar te stellen en overige diensten via de service store aan te bieden, kan de IT-afdeling controle houden op veiligheid én voldoen aan complianceregels vanuit de overheid. Door aanvullende diensten aan te bieden, heeft de eindgebruiker meer vrijheid en wordt de adoptie van die oplossing verhoogd.

‘Je ziet dat de omslag niet alleen een technische verandering is, maar ook een psychologische verschuiving teweegbrengt’, aldus de Kousemaeker. Business en IT komen dichter bij elkaar te staan, omdat IT de business echt ondersteunt. Andersom krijgt ook de IT-afdeling meer vrijheid: er zijn geen handmatige en terugkerende taken meer zoals het beheren van e-mailinboxen, maar kan zich richten op innovatie en manieren waarop de business nog beter ondersteund kan worden.

Starten met kleine projecten

De meeste organisaties vinden het een te grote stap om direct een volledige digitale werkplek op te tuigen. ‘Veel gebruikers zijn al blij als ze een service store hebben waaruit ze geschikte applicaties kunnen kiezen. Dat is overigens een veel betere ervaring dan bij de App Store van bijvoorbeeld Apple, omdat ze niet hoeven te kiezen tussen álle beschikbare apps, maar alleen diensten krijgen te zien die voor hun functie relevant zijn’, aldus de Kousemaeker.

Liever ziet de Kousemaeker dat het hogere management de noodzaak van een geautomatiseerde digitale werkplek ziet, zodat een groter programma kan worden opgezet: ‘Dan kan de IT-afdeling continu werken aan de optimalisatie van de werkomgeving en kan de HR-afdeling worden betrokken. Dat heeft als voordeel dat HR de benodigde informatie kan leveren om vergaande automatisering mogelijk te maken.’

Het betrekken van de HR-afdeling kan echter een gevoelig punt zijn, vertelt de Kousemaeker: ‘IT moet heel specifiek zijn betreft welke data waarvoor nodig is. Medewerkers hadden in het verleden niet veel invloed, dus HR moet duidelijk voor ogen krijgen wat de meerwaarde van het delen van die gegevens is. Dat betekent dus dat je alleen die gegevens gebruikt die je nodig hebt om de juiste applicaties toe te wijzen. Je creëert een soort metasysteem waarin die gegevens worden opgeslagen.’

Begrip creëren

Om de juiste applicaties en diensten te kunnen aanwijzen moet het bronsysteem, in dit geval de HR-oplossing, op orde zijn. ‘Het hoeft niet, maar dan ben je wel teveel tijd kwijt met handmatige invoer en correctie’, vertelt de Kousemaeker. ‘Vaak is automatisering de trigger om de datakwaliteit in het bronsysteem te verbeteren. In eerste instantie kun je data exporteren om diensten toe te wijzen, zodat HR rustig kan werken aan het verbeteren van de data.’

Zeker bij bedrijven die veel personeel bedienen, zoals service providers, worden de voordelen snel zichtbaar. Zij lopen dan ook voor als het gaat om de digitale werkplek. Om de transitie goed te laten verlopen, is educatie cruciaal, aldus de Kousemaeker. Daarbij draait het dan voornamelijk om het creëren van begrip. Bijvoorbeeld als de beveiliging van een oplossing het niet toelaat dat het wordt geopend via het WiFi-netwerk van Starbucks.

‘De dynamische IT-omgeving maakt het ook mogelijk dat medewerkers overal kunnen werken’, vertelt de Kousemaeker. ‘Dat betekent alleen niet dat ze overal bij alles kunnen. Aan de hand van de context kunnen applicaties wel of niet toegankelijk zijn. Je wilt niet dat de medewerker privacygevoelige informatie gaat bekijken terwijl hij op het NS-netwerk in de trein zit. Als je kunt uitleggen waarom dat is, dan begrijpt de medewerker ook waarom en raakt hij niet geïrriteerd.’

Keuzevrijheid staat centraal

Naast educatie kun je de verschuiving naar de digitale werkplek makkelijker laten verlopen door de gebruiker te laten zien hoeveel invloed hij heeft. ‘Een klant van ons heeft de acceptatie van de service store verhoogd door meerdere polls voor te leggen waarbij de medewerker kon kiezen welke dienst ze het liefst als eerste in de store wilden’, vertelt de Kousemaeker. Daarbij draaide het niet alleen om software, maar ook om het aanvragen van een nieuwe laptop bijvoorbeeld.

Uiteindelijk draait de dynamische IT-omgeving om het creëren van gebruiksgemak voor zowel de eindgebruiker als de IT-afdeling. Of het nu de medewerker is die direct aan de slag kan met zijn werk of de IT-afdeling die kan nadenken over innovatieve oplossingen die het bedrijf net een niveau hoger tillen: door de digitale werkplek worden alle processen en oplossingen aangewend om de bedrijfsdoelstellingen te behalen.

Door Anne van den Berg

Copaco | BW 25 maart tm 31 maart 2024 Trend Micro BW BN week 10-11-13-14-2024
Copaco | BW 25 maart tm 31 maart 2024

Wil jij dagelijkse updates?

Schrijf je dan in voor onze nieuwsbrief!