BYOD: hoe het veilig kan

Bring Your Own device is een werkwijze die in steeds meer organisaties wordt toegepast. Het gegeven is eenvoudig: de werknemer neemt zijn eigen device (smartphone, laptop of tablet) mee voor zakelijk gebruik en de werkgever geeft hem toegang tot de bedrijfsnetwerken. Anno 2016 werkt steeds meer kantoorpersoneel met een eigen apparaat. Onderzoek door Telindus onder 115 IT-beslissers, laat zien dat bij bijna 60% het gebruik van een eigen toestel is toegestaan. Bij 4 op de 10 organisaties is BYOD zelfs de norm. 

Wat zijn dan de voordelen? Als werkgever heeft u minder hardware kosten. De medewerkers kennen hun apparaat door en door, dat werkt wel zo efficiënt. Mensen vinden het prettig zelf te bepalen hoe ze hun werk uitvoeren en met welke middelen. Men is om deze redenen dan ook vaker tevreden over het werk. Met een wifinetwerk is het deelnemen aan bedrijfsprocessen niet meer beperkt tot desktopcomputers. Documenten kunnen vanaf een tablet gelezen en bewerkt worden. Uiteraard is draadloos printen dan de volgende handeling. Bedenk dat er steeds meer interessante toepassingen bij zullen komen.

Er zijn echter ook risico’s. Data kan in verkeerde handen terecht komen, bijvoorbeeld door diefstal van een device of door een datalek in de gegevensoverdracht. Openbare wifinetwerken maken het voor cybercriminelen gemakkelijk een toestel te ‘hacken’. De bedrijven die er nog niet voor kiezen Bring Your Own device toe te staan, geven aan dat dat juist is vanwege beveiliging of beheer.

Het is nu duidelijk dat een goede voorbereiding de sleutel tot een succesvolle invoering is. Een bedrijfsnetwerk kan uitgebreid worden met een draadloos netwerk, wellicht met een apart netwerk voor bezoekers. Zo blijft uw digitale archief veilig, het bevindt zich immers alleen in vertrouwde handen.

Nog een paar suggesties voor veilig gebruik:

• Stel beleid op. Communiceer duidelijk welke eisen er aan meegebrachte apparaten worden gesteld én welke verantwoordelijkheid medewerkers zelf hebben. Wellicht is zelfs een lijst met toegestane apparaten en besturingssystemen nuttig.
• Maak afspraken over beveiliging: zoals wachtwoord en virusscanner voor het toestel. Een pincode voor de smartphone is echt niet genoeg! Het is ook verstandig zakelijke data te versleutelen op de devices (encryptie).
• Verschaf een overzicht van apps die niet gewenst zijn op de apparaten. Wijs daarentegen op de voor uw bedrijf geschikte zakelijke apps.
• Software veilig gebruiken betekent ook regelmatig updaten.
• Geef richtlijnen over het online raadplegen van bedrijfsinformatie, het draadloos printen en het digitaal archiveren.
• Zorg voor een noodplan bij verlies of diefstal. Is de zakelijke inhoud op tablet of smartphone te wissen op afstand?

Een evenwichtige beschouwing van uw belangen, de wensen van uw medewerkers, de kosten en de aandachtspunten zullen u helpen bij de keuze voor BYOD. Bedenk dat er genoeg bedrijven zijn die u voorgingen en leer van hun successen.

Nuance Communications biedt oplossingen voor het gebruik van deze nieuwe technologieën in uw bedrijf. Privétoestellen in een zakelijke omgeving – het kan!