Forse kloof tussen digitale ambitie en praktijk

De plannen zijn er wel. Bij 71 procent van de bedrijven staat procesautomatisering hoog op de agenda. Maar zoals zo vaak is ook hier de praktijk weerbarstig. Niet meer dan tien procent van hen heeft op dit moment hun belangrijkste processen gedigitaliseerd, in alle geledingen van het bedrijf. Bij meer dan de helft van de bedrijven (55%) is het leeuwendeel van hun processen op papier gebaseerd. 15% is nog steeds volledig op papier gebaseerd.

Dit blijkt uit onderzoek dat Xerox heeft gedaan naar de stand van zaken rond de veelbesproken Digitale Transformatie. Want hoewel de transformatie van de papieren naar de digitale wereld binnen bedrijven zich al lange tijd aandient, zijn organisaties nog altijd niet klaar voor deze transitie.

Zorgen

De respondenten in dit onderzoek maken zich zorgen over de kosten (42%) en beveiliging (42%) van hun huidige papieren processen. Toch communiceert 29 procent nog steeds met hun klanten op papier, in plaats van via e-mail of sociale media. 41 procent is wel van mening dat de overstap naar digitale workflows organisatorische kosten bespaart. 87 procent heeft alle vaardigheden inmiddels al in huis om een dergelijke overstap te maken.

Herman levert, Algemeen Directeur Xerox Nederland, zegt hierover: “Organisaties voorzien een lean en agile, digitale toekomst, maar de huidige bedrijfsprocessen zijn nog altijd gebaseerd op papier. De discrepantie tussen de visie van een organisatie en de stappen die nodig zijn om een succesvolle digitale transformatie te realiseren, houdt een werkelijke transitie tegen.”

Automatisering top of mind

Als er wordt gekeken naar het automatiseren van processen, dan zegt bijna driekwart te weten welke gebieden als eerst aan de beurt zijn. Ze noemen boekhouding (38%), declaraties (37%), facturatie (36%) en klantenservice (35%) als meest waarschijnlijke functies om volledig te automatiseren.

In het rapport wordt een aantal basisprincipes aangehaald, die veel organisaties nog moeten omarmen om automatisering en digitale workflows werkelijkheid te laten worden. Volgens het onderzoek:

• Heeft 40 procent nog geen geïmplementeerde oplossingen voor het Nieuwe Werken door het personeel;

• Maakt 47 procent nog geen gebruik van clouddiensten of deze zijn nog niet geoptimaliseerd;

• Werkt 45 procent niet of niet optimaal met voorspellende analyses door middel van big data;

Vaak leidt het digitaliseren van papieren processen, voordat ze geautomatiseerd worden, al tot betere resultaten. Het analyseren van het printgedrag van werknemers geeft inzicht in verborgen mogelijkheden voor digitalisering waar het papiergebruik hoog is. Uit het rapport blijkt dat 90 procent van de respondenten al goede instrumenten in huis heeft om het printgedrag te analyseren. Echter slechts de helft van hen (45%) gebruikt deze instrumenten om het maximale rendement te behalen.

Het onderzoek

In de tweede helft van 2015 heeft Coleman Parkes Research, in opdracht van Xerox, 600 IT-beslissers en -beïnvloeders van organisaties in de Verenigde Staten, Canada en West-Europa (Benelux, Frankrijk, Duitsland en het Verenigd Koninkrijk) gevraagd naar hunstrategie, uitdagingen en initiatieven in de digitale transformatie en papierintensieve processen. Alle respondenten hadden verantwoordelijkheden op het gebied van digitale technologiestrategieën, oplossingen en infrastructuur in de publieke sector, financiële en zakelijke dienstverlening.

Het volledige onderzoeksrapport van Xerox is hier beschikbaar.