Wat is de volgende stap voor de digitalisering binnen ondernemingen?

Vijf stappen om processen binnen organisaties te digitaliseren.

 Auteur: Andy Jones, vice president Workflow Automation voor Large Enterprise Operations bij Xerox

Het recente Xerox’ Digitalization at Work rapport toont aan dat minder dan 50% van de IT-beslissers op dit moment processen gebruikt die grotendeels of volledig zijn gedigitaliseerd. We weten inmiddels dat meer digitale processen organisaties in staat stellen kosten te besparen  en de wendbaarheid van organisaties te verbeteren.Waarom zijn vele organisaties dan nog niet in staat afscheid te nemen van de miljoenen papieren documenten die ieder jaar wereldwijd worden geprint, ondanks het feit dat het grootste gedeelte van deze documenten slechts één keer wordt gebruikt en daarna weggegooid of gearchiveerd?

Uit onderzoek onder 600 IT-beslissers komt een flinke kloof naar voren tussen de huidige situatie en toekomstige ambities. Veel IT-beslissers zien in de toekomst een werkplek voor zich die niet alleen gedigitaliseerd, maar ook geautomatiseerd is. 85% wil actief werkplekprocessen identificeren die geautomatiseerd kunnen worden, waarbij de nadruk vooral wordt gelegd op de financiële afdeling en de klantenservice.

Dit zijn interessante ambities, die helaas nog ver weg lijken te zijn. Zo geeft 37% van de ondervraagde IT-beslissers aan te werken voor een organisatie die nog geen social media strategie hebben opgesteld. 40% werkt daarnaast voor een bedrijf dat nog geen oplossingen voor mobiel werken heeft geïmplementeerd.

Als 2015 het jaar was waarin digitale automatisering terrein heeft gewonnen in een brede reeks processen, belooft 2016 het jaar te worden waarin deze veranderingen hun vruchten beginnen af te werpen. Welke verbeteringen kunnen we in de komende twaalf maanden verwachten?

1. Breng papieren workflows in kaart

Eén van de grootste verrassingen uit het rapport is dat veel bedrijven (55%) de huidige papieren processen niet in kaart hebben gebracht. Indien tools worden gebruikt om deze processen in kaart te brengen zien we de komende maanden naar verwachting meer bedrijven voordeel halen uit digitalisering van de workflows. De werkwijze die hierbij gehanteerd wordt zal veel lijken op de wijze waarop netwerkcentra op dit moment opereren.

2. Analyseer wat er gebeurt

Processen worden slimmer en geavanceerde analytische tools leveren bruikbare data op over wie wanneer toegang heeft tot een document. Bedrijven zouden op regelmatige basis moeten blijven evalueren om zeker te stellen dat zij over de juiste tools voor de juiste processen beschikken.

3. Profiteer van real-time updates

In de toekomst zullen meer organisaties profiteren van real-time statusupdates, waarmee ze verschillende processen - en uiteindelijk de manier waarop de volledige dienstverlening functioneert – beter kunnen volgen en aan te passen is. Het gebruik van elektronische gegevens met ‘intelligente documentherkenning’ levert het Luton & Dunstable University Hospital in het Verenigd Koninkrijk bijvoorbeeld nu al tijd-, geld- en ruimtebesparingen op. Daarnaast leidt intelligente documentherkenning tot een verbetering van de patiëntenzorg bij het ziekenhuis.

4. Opschalen

In het digitale tijdperk zijn veel automatiseringstools beschikbaar die bedrijven snel kunnen opschalen om extra werk uit te voeren. 45% van de onderzochte IT-beslissers werkt voor een organisatie die nog geen gebruik maakt van intelligente automatiseringstechnologieën. We zullen in de toekomst steeds meer bedrijven zien die gebruik maken van software die mensen kan nabootsen door data te manipuleren, reacties te prikkelen en transacties te verwerken.

5. Samenwerking

Nu analyses op een hoger niveau kunnen worden uitgevoerd zullen bedrijven dichter bij een volledige transitie naar digitale processenkomen.. De transitie van een bepaalde workflow van werknemers naar automatiseringstechnologie zal steeds soepeler verlopen.

Bedrijven moeten nu de bovenstaande stappen nemen om kleine geïsoleerde automatisering verder te ontwikkelen en nieuwe kansen te identificeren om geavanceerdere strategieën en tools te implementeren die impact kunnen hebben op de volledige business. Met zoveel potentieel voor positieve veranderingen zullen naar verwachting meer bedrijven de stap maken naar volledig gedigitaliseerde processen om van de voordelen te kunnen profiteren.