Reseller hoeft geen dure ERP te verkopen voor procesoptimalisatie

Veel resellers denken onterecht dat alleen grote ondernemingen hun processen en workflows willen optimaliseren. Ook mkb’ers zijn geïnteresseerd, maar zien vaak op tegen de moeite en kosten van een ERP-implementatie. Dit blijkt uit onderzoek van IDC in opdracht van OKI Systems. Met een bestaand document management systeem kun je al veel processen optimaliseren.

‘Je hebt tegenwoordig geen uitgebreid ERP-pakket nodig om processen te optimaliseren’, zegt Tim Leenders, marketing manager bij OKI Systems. ‘Met de huidige generatie multifunctional printers en hun document management systeem kom je al een heel eind. De mfp’s doen namelijk veel meer dan enkel printen, kopiëren en scannen. Het zijn volwaardige informatiehubs. Ze helpen organisaties bij het verwerken, integreren en verstrekken van informatie.’

Kansen voor reseller

OKI probeert zijn partners te overtuigen dat hier grote kansen liggen. Leenders: ‘Zij beseffen niet dat ze het mkb meerwaarde bieden door te adviseren over document management. De terughoudendheid is onterecht. Het kost organisaties vaak veel minder moeite en budget dan zij vooraf verwachtten. Het is de uitdaging voor OKI en onze resellers om dit over het voetlicht te brengen.’

‘Het is geen onwil, maar veel van onze IT-resellerpartners zijn niet vertrouwd met competenties op het gebied van document management. Het verhaal is voor hen vaak net iets te complex om met de klant te bespreken.’ Om die reden heeft OKI accountmanagers vrijgemaakt voor de direct touch met potentiële klanten. Zij leggen het eerste klantcontact en betrekken de reseller er pas later bij. Op deze manier doet de partner ervaring op en kan hij het later zelfstandig oppakken.

Schifting

Op basis van de eerste ervaringen analyseert OKI welke partners zich het beste lenen voor een adviserende rol op het vlak van document management. De eerste schifting is al te zien, zegt Leenders. ‘Er zijn proactieve en sceptische resellers. Er is weinig sprake van opportunisme: resellers kiezen eieren voor hun geld als zij er op lange termijn geen brood in zien. Dat is prima. We hebben ze ook nodig voor andersoortige business. We kunnen de nieuwe aanpak niet doen met tweehonderd partijen, wel met dertig of veertig.’

Het onderzoek door IDC toont dat het midden- en kleinbedrijf nog een lange weg te gaan heeft, als het gaat om informatie- en documentmanagement. Zo blijkt dat slechts 1 op de 3 partijen actief bezig is met de transitie naar digitaal. Leenders: ‘Het is ongelofelijk hoeveel partijen nog kasten vol met factuurtjes hebben. Dat heeft vaak te maken met de hang naar het bekende en twijfels over de beveiliging van digitale oplossingen.’

Geïntegreerd in workflow

Het mkb is wel bekend met procesautomatiseringstools, blijkt uit het onderzoek. Ongeveer 70% gebruikt deze toepassingen al. Leenders nuanceert: ‘Organisaties zetten ze echter vaak in als los onderdeel en niet geïntegreerd in de workflow. Dit biedt voor onze ‘adviserende’ IT-resellers volop mogelijkheden. Zij kunnen er samen met de klant voor zorgen dat de toepassingen worden gekoppeld met overige informatieflows.

Met automatisering van processen kunnen organisaties veel voordeel behalen, meent Leenders. ‘De gemiddelde werknemer is 20% van zijn tijd bezig met document-gerelateerde taken, zoals archivering en facturatie. Het in stand houden van manuele taken die je gemakkelijk en voor weinig geld kunt automatiseren, is verbranding van arbeidseffectiviteit. Het potentieel dat een automatiseringstool kan brengen, is opvallend.’

Lees meer over het onderzoek hier.

Door: Diederik Toet