14 manieren waarop MPS een brug naar digitale transformatie slaat

18-07-2016 | door: Blogger

14 manieren waarop MPS een brug naar digitale transformatie slaat

Blog: Elly Langeveld (foto), Marketing Manager Xerox

Volgens analisten is de markt voor managed print services (MPS) volwassen geworden. De meeste bedrijven kennen inmiddels de waarde van MPS-diensten zoals fleetoptimalisatie en beheer van het printerpark. Maar wat niet iedereen weet, is dat MPS ook op weg kan helpen met de digitale transformatie. Managed print services kan namelijk ook een innovatieplatform bieden dat een brug slaat van papiergebaseerde naar digitale bedrijfsprocessen.

In deze tweedelige blog geef ik u graag veertien manieren waarop uw MPS-leverancier u meerwaarde kan bieden op het gebied van digitale transformatie. Vandaag reik ik de eerste zeven aan:

1. MPS heeft raakvlakken met het grootste deel van uw documentprocessen en deze zijn rijp voor digitale transformatie

Het is moeilijk om MPS los te zien van de documentlevenscyclus. MPS-apparatuur wordt immers ingezet op belangrijke knooppunten van veel documentprocessen. Op weg naar geavanceerde Next Generation MPS doorloopt u drie fasen, waarbij de focus wordt verlegd van apparaten en printen naar digitale vastlegging en beheer van content. Door het analyseren van de papieren processen kunt u eenvoudig papierintensieve processen identificeren die voor digitalisering in aanmerking komen.

2. Er is hoop voor een hybride workflow op basis van zowel papieren als digitale documenten

MPS biedt u een oplossing voor ‘bi-modal documenten’. We hebben het dan over hybride omgevingen, waarbij zowel gebruik wordt gemaakt van digitale als papieren documenten. Deze zouden uw plannen voor digitalisering kunnen bemoeilijken. Hybride omgevingen blijven een realiteit, omdat bedrijfsdocumenten tijdens hun levenscyclus herhaaldelijk van analoge in digitale documenten overgaan en omgekeerd. Ook gedigitaliseerde processen zullen van tijd tot tijd mogelijkheden geven voor papieren documenten van externe partijen, zoals klanten en leveranciers.

3. Een kant-en-klaar innovatieplatform

Beschikt u over een MPS-contract en een printerpark van multifunctionalss (mfp’s)? Maken deze apparaten gebruik van dezelfde interface voor de gebruikersauthenticatie en het personaliseren van applicaties? In dat geval beschikt u over een perfecte springplank naar een digitale workflow en een platform voor voortdurende innovatie. Als u gebruik kunt maken van uw MPS-omgeving voor het optimaliseren van uw workflows en het documentbeheer zal dit uw digitale transitie vergemakkelijken.

4. Ruimte voor eenvoudige aanpassingen en verbeteringen van bestaande systemen

Geavanceerde managed print services zijn van meet af aan ontwikkeld om voor een minimale verstoring te zorgen. Dit voordeel vertaalt zich ook naar de digitale transformatie. MPS-platforms zijn ontworpen voor optimale integratie met uw bestaande systemen en niet om u onder druk te zetten om meer veranderingen door te voeren dan uw organisatie aankan. Nu bedrijven het gebruik van papier langzaam maar zeker beginnen te ontwennen of, beter gezegd, beginnen te wennen aan hybride documentomgevingen waarin papieren en documenten zij aan zij worden gebruikt, kunt u met een toekomstgerichte MPS-strategie uw bestaande omgeving omvormen tot de digitale werkplek die u voor ogen hebt.

5. Een oplossing voor bi-modal IT

Terwijl u bezig bent om innovatieve oplossingen en up-to-date beveiliging naar uw klanten in te voeren wordt er binnen uw organisatie nog altijd gebruikgemaakt van legacysystemen en -praktijken. Daarmee zijn we aangekomen bij het dilemma van bi-modal IT, waarbij oude zaken worden aangehouden terwijl nieuwe zaken worden voorbereid. U zult voorlopig beide omgevingen moeten beheren. Met een MPS-contract beschikt u echter over een verrassend goed hulpmiddel om niet alleen een oplossing te bieden voor bi-modal IT, maar juist om daarop verder te bouwen. MPS voorziet in tools en expertise die de stabiliteit en flexibiliteit van uw onderneming vergroten. Het is een betrouwbaar hulpmiddel voor het oplossen van dagelijkse documentproblemen en legt de basis voor intensievere automatisering en digitale transformatie.

6. MPS biedt kostenbesparingen, zodat er middelen vrijkomen voor digitale innovatie

De meeste ICT-organisaties willen maar wat graag meer budget aan digitale initiatieven besteden als zij dat zich kunnen veroorloven. Terwijl de organisatie om meer innovatie en diensten vraagt, krimpt het automatiseringsbudget als gevolg van de groei van operationele kosten en legacysystemen. De ICT-afdeling moet de kosten zien in te perken om innovatie te financieren. MPS biedt daar een oplossing voor. MPS kan de kosten gemiddeld met maar liefst 30 procent terugbrengen. Zo komen er meer middelen vrij dat kan worden ingezet voor digitale initiatieven op het gebied van onder meer procesautomatisering, beveiliging, mobiliteit en e-publishing.

7. U kunt in stapjes vooruitgang boeken

Digitale transformatie houdt niet in dat u van de een op de andere dag de complete bedrijfsvoering omgooit. Vaak is een geleidelijke overgang beter. Al vraagt MPS niet om ingrijpende wijzigingen voor innovatieve verbeteringen van bedrijfsprocessen en het documentbeheer. Een geavanceerde MPS-aanpak pakt de problemen in drie fasen aan. Dit proces heeft een geleidelijk karakter en verloopt volgens vooraf gedefinieerde stappen om verstoring tot een minimum te beperken en het veranderingsproces moeiteloos te laten verlopen.

Terug naar nieuws overzicht
Digitale Transformatie