SharePoint en Office 365 adoptie vraagt om krachtig verandermanagement

Microsoft-partner ETTU begon tien jaar geleden met één centrale gedachte. “We wilden ergens heel goed in worden”, memoreert eigenaar Piet Vink tijdens een gesprek op de Microsoft Worldwide Partner Conference (WPC) 2016 in Toronto. Dat lukte met een specialisatie in Microsoft SharePoint. “Nu de markt razendsnel beweegt richting cloud en managed services, staan veel eindgebruikers voor de vraag hoe ook zij naar de cloud moeten. Daar is migratie voor nodig, maar ook verandering en adoptie. Wij kunnen daarbij helpen.”

ETTU uit Gouda ziet een belangrijke rol voor zichzelf weggelegd als het gaat om eindgebruikers die hun (on-premise) MS Office naar de cloud willen brengen. Omdat Microsoft SharePoint een centraal onderdeel is en blijft in het cloudgebaseerde Microsoft Office 365, ziet Vink volop kansen voor SharePoint-specialist ETTU. Belangrijk is volgens hem dat klanten die migreren van on-premise naar cloud ook echt 'in de filosofie van het betreffende cloudproduct' gaan werken. “Zomaar even migreren is te gemakkelijk gedacht. Wij doen een migratie altijd in de geest van het product. Met SharePoint en Office 365 hebben wij echt een volledige digitale werkplek in de aanbieding. Je praat tegenwoordig niet meer over een intranet, maar over een ingang naar de moderne werkplek, waar iedereen overal en altijd kan samenwerken. Digitalisering heeft veel te maken met cloudgebaseerd werken en werken met licenties, maar ook voor de medewerkers in een bedrijf verandert er veel. De ontwikkelingen gaan verschrikkelijk snel nu.”

Collaboration

De manier van migreren is bij iedere organisatie anders, weet Vink. “Sommige klanten zeggen: laat mijn oude omgeving voor wat het is, ik ga nieuw werken en zorg dat het oude nog wel benaderbaar blijft. Andere organisaties willen juist hun hele archief meenemen. SharePoint is van oudsher een Document Management System (DMS) dat Microsoft toegankelijk heeft willen maken voor alle traditionele systemen. Maar inmiddels is het natuurlijk veel meer dan alleen documentenopslag. Denk aan nieuws delen en het hele social gebeuren. Zeker in de moderne cloudvariant is SharePoint echt een collaboration tool.”

ETTU heeft SharePoint en Office 365 gelabeld in een eigen oplossing: eConnect Today, een social intranet en dé toegang tot de moderne werkplek. “Het is een standaard oplossing die we in Office 365 in enkele dagen tijd in elke organisatie kunnen neerzetten”, vertelt Vink. “Het bevat alle functionaliteiten die een organisatie wil hebben. De klant moet alleen nog aangeven wat hij in het menu wil hebben en wat voor design hij wil. Vervolgens zetten wij zijn eigen logo erin, maar dan is het ook klaar en aan de gang ermee.”

Adoptie

Wat ze bij ETTU heel belangrijk vinden: de adoptie. Vink: “Er is natuurlijk een technische component, maar nog veel belangrijker is dat je mensen meeneemt in de razendsnelle ontwikkelingen die momenteel plaatsvinden. Microsoft heeft tevreden gebruikers heiligverklaard en voor ons geldt precies hetzelfde. Wij zijn heel functioneel bezig zijn en focussen op verandermanagement en adoptie.”

ETTU maakt werk van managed services: het aanbieden van onderhoud en meer tegen een vaste prijs per user per maand. “Een moderne werkplek neerzetten en handen en voeten geven, dat is wat wij doen”, besluit Vink. “De digitale werkplek is voor veel mensen nog abstract, maar samen met Microsoft wil ik daar een concrete situatie van maken. We hebben een product als ingang, maar ook de migratie moet op orde zijn: applicaties moeten vanuit een oude on-premise omgeving (deels) opnieuw worden opgebouwd in de cloud. Daar zit de komende tijd veel werk voor ons.”

Door: Witold Kepinski