Tribes beheert persoonlijke en unieke toegangsrechten in realtime met EntranceManager-software

Axis Communications en IDODI bieden samen een vernieuwende en flexibele toegangscontrole-oplossing voor het verlenen van individuele toegangsrechten. Opdrachtgever Tribes gaf software-ontwikkelaar IDODI opdracht om een nieuw systeem te ontwikkelen waarmee individuele toegangsrechten middels een persoonlijke kaart konden worden overgedragen aan klanten. Het resultaat is EntranceManager, een cloud-based toegangscontrole-applicatie die samen met de AXIS A1001 deur-controller en ASSA ABLOY Aperio een complete oplossing biedt voor facility- en securitymanagement.

Tribes biedt in diverse steden in de Benelux inspirerende werkplekken, vergaderruimtes en diverse diensten zoals het gebruik van follow-me printing, catering en andere faciliteiten. De online abonnementsaanvraag komt via het CRM-systeem van Tribes binnen bij de cloud-applicatie EntranceManager (Access Control-as-a-Service). De autorisatierechten, contractduur en persoonsgegevens worden toegekend aan een persoonlijke kaart (de Tribes-pas ) die naar de nieuwe Tribes member wordt verstuurd. Dankzij de Vitoz-kaartlezer en het Aperio elektronsich deurbeslag van ASSA ABLOY kan de Tribes member de gehuurde kantoorruimten op de vooraf gereserveerde tijden betreden.

Chief en Founder van Tribes, Eduard Schaepman over het systeem: “We zijn heel tevreden met EntranceManager. Het werkt snel en goed. Met één pas kunnen onze members overal een kop koffie halen, de printer bedienen en nog veel meer. Onze members kunnen zich volledig concentreren op hun werk.”

Alles doen met slechts één interface
Tribes wilde alle toegangs- en autorisatierechten kunnen beheren met één interface. Online reserveringen, abonnementen en gebruik worden allemaal vanuit de EntranceManager-interface beheerd. Boekt een gast enkele minuten voor aankomst nog een ruimte, dan is er direct toegang tot de ruimte zonder vertraging. Veel systemen hebben 24 tot 48 uur nodig om dergelijke mutaties te verwerken, maar omdat de AXIS A1001-deur-controllers individueel worden aangestuurd via de cloud, is het systeem in staat dit direct te verwerken.

Edwin Beerentemfel, Manager Business Developement Middle Europe van Axis Communications: “De AXIS A1001 is een op open standaarden gebaseerde deur-controller die flexibel inzetbaar en in veel situaties toepasbaar is. In het Tribes-project zijn alle toegangsdeuren via de A1001 controller naadloos geïntegreerd in het toegangscontrolesysteem. De controller ondersteunt verschillende lezers en sloten, zowel bedraad als draadloos, waarmee voor elke deur de gewenste functionaliteit beschikbaar is. De controllers op alle verschillende vestigingen van Tribes zijn via een beveiligde netwerkverbinding continu verbonden met het datacenter waardoor de gebruikersrechten te allen tijde veilig kunnen worden bijgewerkt en statusinformatie altijd beschikbaar is.”

Facturatie op maat
EntranceManager houdt nauwkeurig bij welke diensten elke afzonderlijke klant gebruikt. Het werkelijke gebruik van werkruimte, consumpties uit de koffiemachines en kopieer- en printdiensten staan op één persoonlijke factuur. Aan het einde van de maand levert IDODI daarvoor de facturatieregels aan, waarmee Tribes voor zijn leden de factuur kan opmaken.

Snelle installatie
EntranceManager kan zeer snel en efficiënt live wordt gezet. IDODI levert een volledig geconfigureerd product. Zodra de hardware, al dan niet door IDODI zelf, is geïnstalleerd duurt de configuratie van EntranceManager slechts enkele uren wat dankzij de cloud-oplossing volledig op afstand kan gebeuren.

Besparingen in diverse hoeken
Omdat Tribes exact weet welke ruimtes in gebruik zijn geweest, hoeven de ongebruikte kantoren niet schoongemaakt te worden. Hierdoor wordt direct bespaard op schoonmaakkosten. Het gebruik van de koffiemachine wordt ook nauwkeurig bijgehouden, wat Tribes de mogelijkheid geeft om de facturen van de koffieleverancier te controleren.

“Doordat EntranceManager een open opzet heeft, weten we dat we alle mogelijkheden nog lang niet hebben benut. We komen steeds achter nieuwe toepassingen en integraties en passen daarom EntranceManager nu ook al succesvol toe als oplossing in het onderwijs, de zorg, recreatie, logistiek en datacenters", zegt Sjouke Wijnsma, Managing Director bij IDODI. "Axis was zeer betrokken en de ontwikkelafdeling in Zweden heeft ook in het weekend geholpen als dit nodig was. Mede door de nauwe samenwerking en de beschikbaarstelling van bèta-versies vanuit Axis hebben wij dit product kunnen maken", besluit Wijnsma.

Bekijk deze video voor meer informatie over EntranceManager.