ATPI Corporate Events ziet groeiende behoefte aan contactmomenten in ICT-branche

Het aantal events van leveranciers, distributeurs en andere organisaties in het ICT-kanaal loopt in de tientallen per maand. In deze hectische tijden van digitalisering en een stormachtige cloud ontwikkeling is een goed contact met klanten en business partners cruciaal. De grote vraag is: hoe krijg je (beoogde) relaties op het juiste event: úw event? Bij ATPI Corporate Events weten ze er al dertig jaar alles van.

ATPI Corporate Events is onderdeel van het internationaal gerenommeerde moederbedrijf ATPI en organiseert onder meer business meetings, incentives, groepsreizen en evenementen. “We zijn ooit begonnen met individuele zakenreizen”, memoreert manager corporate events Yolanda Logt. “Dat is nog steeds onze core business. Moet je van A naar B, dan heb je in de meeste gevallen een vliegticket nodig, een hotelovernachting en soms ook een huurauto. Maar voor een zakelijke reiziger zijn dat alleen nog maar de basisbehoeftes. Het is heel belangrijk dat overal aan gedacht wordt en dat alles tot in de puntjes is geregeld.”

Met events is dat niet anders. De mensen van ATPI zien vooral in het ICT-kanaal de behoefte groeien aan events waarmee partijen écht hun doelgroep(en) bereiken. Volgens client services manager Pien Keizer-de Vries merken steeds meer ICT-partijen dat hun huidige aanpak niet werkt, bijvoorbeeld doordat een event als een losse flodder wordt ingeschoten. “Bedrijven in de ICT-wereld zijn absoluut doordrongen van het belang van 'live communicatie'. De ICT-branche gaat als een trein, de ontwikkelingen gaan ontzettend snel, de concurrentie is keihard en veel bedrijven zitten in een transitie en moeten snel schakelen. De branche zit bovendien vol met start-ups: 'new kids on the block' die enorm accelereren. In zulke tijden heb je partners nodig en die moet je ontmoeten. Netwerken en je doelgroep bereiken; het was nog nooit zo belangrijk. Tegelijk wemelt het van de events en zien veel betrokkenen door de bomen het bos niet. Onze expertise is het optimaliseren van events; een event op de juiste manier inrichten. Er is behoefte aan een sterke en betrouwbare partner, het liefst voor de langere termijn, die een ICT-partij volledig ontzorgt.”

Keizer-de Vries ziet in de ICT-wereld een grote behoefte om partners te verbinden. “Organisaties zien hun relaties als extra ogen en oren en als een extra (externe) sales force. Partners weten wat er in de markt gebeurt. Wij kijken hoe het partnerprogramma er precies uitziet en hoe wij dat kunnen ondersteunen. Met het nodige volume hier op kantoor, verdeeld in verschillende expertises, zoeken we per klant de juiste mensen, die ervaring hebben en brainstormen over ideeën om van een event iets unieks te maken. Overigens schakelt een klant altijd met dezelfde personen, onder wie een directe (dedicated) client services manager. Wij houden niet van doorverbinden.”

Onderscheidend

Een event is volgens Yolanda Logt geslaagd als het deelnemers 'beloont' voor het feit dat ze klant, business partner of prospect (potentiële klant) zijn. “In de brei die het aanbod aan ICT-events momenteel vormt, moet je onderscheidend zijn en dat is niet makkelijk. Wij beginnen altijd met het DNA van het bedrijf zelf: waar is dat onderscheidend? Niet elk ICT-bedrijf is hetzelfde en partijen hebben verschillende behoeftes en doelgroepen. Wij willen weten waar een bedrijf voor staat, wat de missie is, wat de waarden en doelstellingen zijn, waar het aan hecht en wat het wil uitstralen naar zijn relaties.”

Het is allemaal bedoeld om de juiste 'peers en prospects' aan tafel te krijgen, vertelt Logt. “Iedereen is op zoek naar klantbinding en partnerbinding en wij geloven sterk in face-to-face communicatie. Op evenementen worden de deals gemaakt. Daar ontmoeten business managers en channel managers elkaar. Mensen moeten elkaar wat gunnen; er moet een klik zijn. Dat lukt als je op een event de ideale atmosfeer weet te creëren. Je moet daarom precies weten wat een ICT-bedrijf doet en vooral wie de mensen zijn die voor het bedrijf belangrijk zijn. We gaan bijvoorbeeld met een klant en zijn relaties eten aan de Chefs Table van chef-kok Jonnie Boer, eigenaar van driesterrenrestaurant De Librije in Zwolle, of in een exclusief afgehuurde wijngaard. Dat zijn supergave belevingen, precies waar onze gasten blij van worden. Maar ook voor kleinere vraagstukken gaan we op zoek naar de juiste oplossing.”

Soms is een vertaalslag nodig, bijvoorbeeld als een opdrachtgever een andere 'taal' spreekt dan (een deel van) de mensen die hij op zijn event wil hebben. Keizer-de Vries: “Dat is heel belangrijk, hoewel het soms best een discussie is met de opdrachtgever. Een vijftigjarige heeft een andere beleving en spreekt een andere taal dan iemand van twintig. Jongere generaties zijn snel afgeleid, willen snellere presentaties. Ze willen meedoen; het programma op een event moet interactief zijn. Jongeren die werkzaam zijn in de ICT-branche zijn daarop geen uitzondering.”

Zorgen dat het loopt

De samenwerking die bedrijven met ATPI aangaan om betere events te organiseren, begint meestal met een eenmalig project. Logt: “We komen bijvoorbeeld in contact met een snel groeiend bedrijf dat al verschillende events heeft georganiseerd, maar zonder het beoogde resultaat. Zo'n organisatie werkt vaak volgens het 'stoplicht'; staat dat op oranje of zelfs rood, dan is er een probleem dat de organisatie wil oplossen met het zoveelste event. Aanvankelijk blijft onze inbreng dan beperkt tot helpen met hand- en spandiensten. 'Handjes' noemen wij dat. Maar kom je er een paar keer over de vloer, dan zie je steeds meer dingen die structureel fout of bijvoorbeeld heel traag gaan. We willen dan natuurlijk graag meer doen en een meer langdurige samenwerking aangaan, ook om het DNA van het bedrijf echt heel goed te leren kennen.”

Bovendien komt een event hoogstwaarschijnlijk een keer terug en dan kun je processen beter standaardiseren, vult Keizer-de Vries aan. “Het is zonde van de tijd en energie om een event elke keer ad-hoc te doen. 'Standaardprocedures' klinkt niet heel sexy, maar het betekent gewoon dat processen soepeler lopen. De klant kan zich dan volledig focussen op de eigenlijke content van het event: leadgeneratie en het verder ontwikkelen van zijn business. Wij zijn er voor de achterkant. We weten alles van communicatie, logistiek, group travel, business meetings en projectmanagement. We hebben een eigen travel desk met ondersteuning over de hele wereld – vergeet niet: veel ICT-bedrijven zijn internationaal – en kunnen door de grootte van onze organisatie gemakkelijk en snel op- en afschalen. Wij zorgen dat het loopt.”

Inkoopkracht

ATPI Corporate Events denk na over alles, van het uitnodigingstraject tot naambadges, keycords, de achteruitgang op Schiphol en alternatieve rijroutes bij wegafzettingen of opstoppingen. “Met onze kennis, expertise en ervaring ontzorgen we onze klanten volledig en meestal zijn de kosten zelfs lager dan wanneer een klant alles zelf doet”, besluit Yolanda Logt. “Ga je een langdurige relatie met ons aan, dan ben je helemaal goedkoper uit. We hebben een grote inkoopkracht en zijn daardoor financieel erg stabiel. Het aantal tickets en hotelovernachtingen dat wij boeken is fors. Over inkoopkosten en uurtarieven zijn we trouwens volledig transparant en een (vooraf) besproken prijs is altijd fixed. Hebben we achteraf meer uren nodig, dan is dat ons risico.”

Door: Witold Kepinski en Jeroen Bordewijk