Cloudstrategie bekeken vanuit de praktijk!

22-11-2016 | door: Dick Schievels
Deel dit artikel:

Cloudstrategie bekeken vanuit de praktijk!

Om niet achter te raken moeten organisaties hun IT-infrastructuren flexibeler maken en verder professionaliseren. Cloudtechnologie speelt daarbij een steeds prominentere rol. Leveranciers schilderen vaak de mooiste perspectieven op een wereld waarin on-premise en cloud naadloos in elkaar overgaan. Maar hoe ziet de huidige praktijk eruit? Om daarin meer inzicht te krijgen organiseerde AXEZ, specialist op gebied van databeschikbaarheid, onlangs een round table.

Het decor wordt gevormd door restaurant Allemansgeest in Voorschoten. Aan tafel vier doorgewinterde IT-managers, werkzaam bij middelgrote tot grote organisaties met voor het merendeel ook vestigingen buiten de landsgrenzen. Gastheer is AXEZ-directeur René van Dop (foto), terwijl Witold Kepinski, hoofdredacteur van Dutch IT-channel, de discussie leidt. Om iedereen zonder schroom te laten praten, wordt afgesproken dat geen van de deelnemers expliciet in beeld wordt gebracht. Maar het gezelschap is gemêleerd, zowel wat achtergrond als werkomgeving betreft. Waar de een de scepter zwaait over de IT-infrastructuur van een online reisorganisatie, is de ander werkzaam in de wereld van de hypotheekverstrekking, het belastingrecht of de advocatuur.

Datastrategie en -beleid

Die veelkleurigheid komt direct naar voren uit de antwoorden op de openingsvraag van Kepinski naar de gevoerde datastrategie bij de diverse organisaties. Is die er überhaupt? Allen antwoorden bevestigend, voor alle organisaties zijn data van cruciaal belang. Veilige opslag van klantgegevens is daarbij prioriteit nummer één, waarbij qua beleid de heersende wet- en regelgeving leidend is. De aard van de data waarmee men te maken heeft, vertoont echter de nodige verschillen met name op vlak van bewaarplicht, snelheid van aanwas, snelheid van afhandeling en mate van gewenste ontsluitbaarheid.

Bij twee van de vier vertegenwoordigde organisaties, werkzaam op gebied van het belastingrecht en de advocatuur, is de ontsluiting van kennis op basis van een goed geolied documentmanagementsysteem (DMS), core business. “Wij werken toe naar volledig elektronische dossiers en willen die zo goed, veilig en compleet mogelijk opslaan”, vertelt een van de twee CIO’s die op dat vlak opereren. “Wat die ontsluitbaarheid betreft stappen we nu over op een ander documentmanagementsysteem. Daarmee gaan we van een document-centrische naar een zaak-centrische aanpak. Vooral als je organisatie groeit, is het belangrijk dat je mensen en zaken van elkaar kunt scheiden. Zo is er ook een spanningsveld tussen klantinformatie en zaakinformatie. Heb ik bijvoorbeeld een zaak gedaan over vogels bij vliegvelden, in het midden van het land, en of daar wel of niet gemaaid mocht worden, dan interesseert het me straks niet meer voor welke partij ik dat heb gedaan. Maar ik wil wel de daarin opgedane kennis vasthouden en snel kunnen terugvinden, zodat ik het later niet een tweede keer hoef uit te zoeken.”

“Wij hebben ook heel duidelijk een documentmanagementstrategie”, haakt zijn collega op het onderwerp in. “Dataclassificatie door middel van metatags wordt bij ons heel stringent doorgevoerd. Dat is echt een breed gedragen beleid.” Interessant punt wat hij vervolgens opwerpt, is dat er bij zijn organisatie ook beleid wordt gevoerd op het op tijd verwijderen van losse, fragmentarische data, met name de data die zich bevinden in mailboxen en waar mensen maar heel moeilijk zelfstandig afstand van blijken te doen, zelfs nadat die data al in het DMS zijn ondergebracht. Doe je dat niet dan raak je de regie over die data kwijt en loop je het risico dat die later ongewenst in verkeerde handen terecht komen, waarschuwt hij. “Daarom wordt het steeds belangrijker om data te taggen. Wat is het voor data, wat is de vertrouwelijkheid ervan, en hoe gaan we daarmee om in de opslag, in de backup, in de retenties, et cetera. En als ik data van mijn servers moet afhalen, omdat klanten dat eisen, dan moet ik ze ook uit direct uit mijn backup kunnen verwijderen. Dat zijn vraagstukken waarmee we op dit moment heel druk bezig zijn.”

Cloudstrategie

De centrale vraag die door Kepinski wordt aangeroerd, is of er ook al data door de deelnemende partijen in de cloud worden opgeslagen. Bij drie van de vier organisaties luidt het antwoordt: nee, op dit moment niet, maar er wordt wel naar gekeken! Dat dit de partijen zijn uit de hoek van de hypotheekverstrekking, het belastingrecht en de advocatuur, zal geen verbazing wekken. Zij werken bijna per definitie vooral met data die uiterst gevoelig zijn. Dat zet heel duidelijk een rem op de opslag daarvan in de cloud. En dat komt niet zozeer, zo maakt de discussie duidelijk, doordat de wet- en regelgeving dat onmogelijk maakt, en ook niet omdat er nog geen serviceverleners zouden zijn die dat technisch gezien al op een veilige en verantwoorde wijze kunnen. De voornaamste obstakels daarvoor zijn terug te voeren op eisen gesteld door de klant of andere belanghebbende partijen, zoals bijvoorbeeld de onderliggende financiële kapitaalverstrekkers die in de hypotheekwereld een belangrijke stem in het kapittel hebben.

Performance uit de cloud

De enige partij aan tafel met een duidelijke ‘hybrid cloud’-strategie is de online reisorganisator. “De vraag is echter of dat onder het hoofdje data valt bij ons”, steekt de betreffende IT-manager van wal. “Waaraan bij ons heel erg behoefte is, is flexibele capaciteit. Gewoon rekenkracht en performance. Wij zijn een online-winkel en hebben sterk te maken met bezoekerspatronen. Dus wij moeten heel elastisch zijn. Het merendeel van de mensen boekt zijn vakantie in de maand januari, en in de weekenden meer dan door de week. Dus onze omgeving is qua opslag – maar veel meer nog qua processingkracht – geschaald op die piekmomenten. Dat betekent dat onze infrastructuur een groot deel van de tijd weinig of niets te doen heeft. Daarom is voor onze situatie de inschakeling van cloud duidelijk van toegevoegde waarde. En dat is waar we nu ook heel druk mee bezig zijn.”

Tot slot

Een ander heikel punt dat ter afsluiting van dit rondetafelverslag niet onvermeld mag blijven, is de druk die vanuit bestaande marktpartijen soms op bedrijven wordt uitgeoefend om de stap naar de cloud te zetten. Zo meldde een van de aanwezigen bijvoorbeeld dat een leverancier van een voor zijn bedrijf belangrijke fiscale applicatie over een paar jaar alleen nog een cloudversie van zijn software op de markt brengt. “Dat doen ze natuurlijk omdat daaraan voor hen een groot voordeel zit in het onderhouden van die applicatie. Dus voor hun is het winst, maar voor mij is het een verlies. Want ik kan straks niet meer mijn eigen beslissingen nemen. Ik kan niet meer tegen mijn klant zeggen: ik weet dat uw data hier in deze twee rekencentra staan. Ook dat is dus iets waarmee we in ons beleid rond cloud meer en meer rekening zullen moeten houden.”

Door: Dick Schievels

Terug naar nieuws overzicht
Datacenter