Mobiel werken vraagt om solide IT-basis
Moderne organisaties staan zeer positief tegenover een hoge mate van flexibiliteit, niet alleen in de bedrijfsvoering, maar zeker ook richting medewerkers. Altijd en overal op een veilige manier kunnen werken, wordt zowel door werkgevers als werknemers als zeer aantrekkelijk ervaren. De voordelen zijn duidelijk en de middelen zijn beschikbaar – maar naar de ideale toepassing van mobiliteit wordt nog gezocht. Uit onderzoek dat in opdracht van Citrix door CHRO.nl is uitgevoerd onder Nederlandse HR-verantwoordelijken, geeft bijna 80% van de respondenten aan dat mobiel werken de productiviteit verhoogt en de organisatie flexibeler maakt. Peter van Leest (foto), Regional Director Citrix Benelux en opdrachtgever van het onderzoek: “96% van alle respondenten is ervan overtuigd dat mobiel werken bijdraagt aan de aantrekkelijkheid van een organisatie als werkgever. Dat zijn belangrijke cijfers in een snel veranderende markt, die sterk afhankelijk is van het juiste talent om optimaal gebruik te kunnen maken van de laatste innovaties.”
Hoge urgentie, maar weinig beleid
Een kwart van de respondenten ziet HR als hoofdverantwoordelijke voor het mobiliteitsbeleid van de organisatie. Ruim de helft geeft aan dat de organisatie een helder mobiliteitsbeleid heeft, en in bijna twee derde van de gevallen maakt mobiliteit zelfs deel uit van de toekomstvisie van het bedrijf. Opvallend is daarom dat bijna een derde van de respondenten aangeeft dat het beleid niet algemeen bekend is binnen de organisatie.
Hoewel bijna 70% mobiliteit actief ondersteunt met IT-oplossingen, wordt het gebruik ervan in nog niet de helft van de gevallen actief ondersteund. Volgens Melle Eijckelhoff, directeur bij CHRO.nl, heeft deze discrepantie veel te maken met de gewenste flexibiliteit die organisaties met mobiliteitsoplossingen proberen te bereiken: “Zodra je beleid vastlegt, heeft dat consequenties”, zegt hij. “Het schept verplichtingen, bijvoorbeeld op het gebied van veiligheid en gezondheid, maar het kan er ook toe leiden dat medewerkers bijvoorbeeld thuiswerken gaan zien als recht. Als ze dan bijvoorbeeld vaste thuiswerkdagen gaan claimen, wordt je organisatie juist minder flexibel, in plaats van meer.”
Uit gesprekken met CHRO’s naar aanleiding van het onderzoek, blijkt volgens Eijckelhoff dat de gevolgen van mobiel werken er op papier goed uitzien (“Er zijn Nederlandse voorbeelden van bedrijven waar het ziekteverzuim onder flexibel werkende medewerkers met 30 procent is gedaald en de medewerkerstevredenheid substantieel is gestegen”). Maar HR Executives houden er ook rekening mee dat niet alle gevolgen van hogere mobiliteit al volledig zijn te overzien.
Solide IT-basis geeft zekerheid
Zo bevestigen enkele CHRO’s dat bij flexwerkers de kans op een burn-out lijkt toe te nemen en noemen verschillende CHRO’s het gevaar dat de bedrijfscultuur in het gedrang komt als medewerkers meer dan twee dagen per week niet op kantoor aan het werk zijn. In het onderzoek spreekt 52% van de respondenten de vrees uit dat mobiel werken leidt tot verlies aan controle. Opvallend is dat CHRO’s daar in gesprekken aan toevoegen dat mogelijk misbruik niet de grootste angst is. Ervaringen in de praktijk duiden er eerder op dat de productiviteit omhoog gaat. Wel geeft 43% aan dat het bedrijf door mobiliteit haar sociale functie kan verliezen, wat gevolgen heeft voor de communicatie en de samenwerking, waardoor bijvoorbeeld wel meer gewerkt wordt, maar minder efficiënt.
In het onderzoek bevestigt 75% van de respondenten dat het succes van een uiteindelijke transformatie van de werkplek afhankelijk is van ICT. Peter van Leest (Citrix): “HR is er duidelijk van overtuigd dat mobiel werken bijdraagt aan de aantrekkelijkheid van een organisatie als werkgever, dat het de productiviteit verhoogt en de organisatie flexibeler maakt. Dat zijn zeer belangrijke winstpunten. Het betekent dat, als je mobiel werken op een goede manier kunt aanbieden, je de beste mensen aantrekt die je ook nog eens optimaal kunt inzetten. Maar dan heb je wel de tools nodig om dat allemaal in goede banen te leiden.”
Volgens Van Leest zijn de zorgen die HR daarnaast ook heeft, voor een belangrijk deel op te vangen door gebruik te maken van goede, geïntegreerde IT-oplossingen. “Apps en data moeten overal, altijd en op ieder device beschikbaar zijn, op een manier die ervoor zorgt dat mensen altijd inzicht hebben in de laatste versies en de meest recente afspraken. Daarnaast is het uitermate belangrijk dat je een zo natuurlijk mogelijk alternatief biedt voor de communicatie die op kantoor in de vorm van face-to-face contact plaatsvindt.” Als eenmaal aan die voorwaarden is voldaan, kan de organisatie op zoek naar de beste manier om mobiliteit de organisatie te laten versterken.
