Complexe migratie naar de cloud volgens het boekje

Synerg-e, gespecialiseerd in automatiseringsoplossingen voor de uitzendbranche, heeft de SaaS-oplossingen in de cloud van Dutch Cloud gezet. De infrastructuur waarop de diverse oplossingen van 40 klanten draaien vanuit de 2 datacenters van Synerg-e is probleemloos gemigreerd naar Dutch Cloud.

“Wij zijn al in 2000 begonnen om onze oplossingen online aan te bieden vanuit onze eigen hostingomgeving. Dat maakt dat we uitermate veel kennis van en ervaring hebben met de technische aspecten van cloud, SaaS en hosting. Omdat we ons willen concentreren op onze core business: het realiseren van de beste functionaliteit voor de uitzendbranche, hebben we besloten al onze niet-kernactiviteiten uit te besteden. Op basis van de kennis van zaken, de ervaring met de uitzendbranche en de goede communicatie hebben we onze hosting ondergebracht bij Dutch Cloud. Daar zijn we heel tevreden over”, zegt Patrick Ligthart, Directeur Synerg-e.

e-Matcher
e-Matcher is het vlaggenschip in het productportfolio van Synerg-e. Deze webapplicatie omvat alle uitzendprocessen en handelt deze efficiënt af. De focus ligt op de frontoffice: op sales en op de kandidaten en uitzendkrachten. Backofficeprocessen zijn volledig geautomatiseerd. e-Matcher biedt veel managementinformatie, met real-time financiële en operationele informatie over de omzet, voortgang, forecast, acquisitie en de activiteiten van de medewerkers. Ook de kandidaten, uitzendkrachten en uitzendbureaus hebben via het webportal volledig inzicht in de voor hen relevante informatie. Externe vacatures kunnen met een paar muisklikken direct worden geïmporteerd in e-Matcher, waarna er direct gematched kan worden.

De cloudmigratie van e-Matcher en de andere service van Synerg-e was complex. Synerg-e werkt volgens het multi-tenant model, waarin elke afzonderlijke klant een eigen omgeving heeft, die hij verder op maat maakt. Dit brengt met zich mee dat geen enkele klantomgeving hetzelfde is en dat er veel koppelingen en integraties zijn met andere systemen. Zowel van de klant zelf – bijvoorbeeld voor telefonie, mail en website - als van derden. Synerg-e richt zich immers op de automatisering van complete bedrijfsprocessen en die strekken zich in de uitzendbranche uit over meerdere partijen, zoals de klant van de klant, de belastingdienst, het UWV etc.

Testen, testen en nog eens testen
“Het gaat om de primaire bedrijfssystemen van de klant waar vaak vele honderden gebruikers en medewerkers interactie mee hebben. Dat mag niet haperen of corrupte gegevens bevatten. Best spannend. Het betekende testen, testen en nog eens testen. Dutch Cloud heeft ons heel goed geadviseerd”, zegt Ligthart. De voorbereidingen voor de migratie zijn in de zomer van 2016 begonnen. Er is gewerkt op basis van door Dutch Cloud opgestelde, gedetailleerde roadmaps. Eind november is de migratie met succes afgerond.

Omdat er veel privacygevoelige gegevens van uitzendkrachten door de applicaties van Synerg-e en de datacenters van Dutch Cloud lopen, hebben beide bedrijven security en compliance bovenaan de agenda staan. “Net als bij ons zit security in het DNA van Dutch Cloud. De regelgeving en de eisen van de markt worden steeds strenger. Het is veel effectiever om in hechte samenwerking te optimaliseren. Dat gaat veel verder dan een certificaat hier of een audit daar. Je moet in staat zijn de buitenwereld heel transparant te laten zien wat je aan het doen bent. Ook wat compliance betreft zitten beide bedrijven op een lijn,” besluit Ligthart.