Digitale handtekening breekt door bij groter publiek

Een eeuwenoud instituut als de geschreven handtekening krijg je niet zomaar omver. Dat streeft het Japanse Wacom dan ook niet na, maar het bedrijf wil de inktpen wel verplaatsen naar het digitale domein. Dat komt papierloos werken ten goede, het zorgt voor betere veiligheid en vooruit, ook voor het gemak van klanten en dienstverleners. De digitale handtekening staat op het punt om breed door te breken, ondanks de vooroordelen die veel bedrijven nog hebben.

In 2007 stapte de Duitse Sparkasse naar Wacom met een opmerkelijk verzoek: de belofte van een paperless office – in die jaren een heuse hype – wilde maar niet van de grond komen. Dat kwam niet alleen omdat medewerkers verslaafd leken aan printen, maar ook omdat de bank uiteraard veel werkt met contracten. En die vragen om een handtekening. Of Wacom iets kon ontwerpen waarmee er elektronisch getekend kon worden?

Wacom, groot geworden met digitale apparatuur voor kunstenaars en creatievelingen, greep de kans en ontwierp een tablet voor de bank. Daarop verscheen het document voor de klant van de bank, en met een digitale pen kon dat vervolgens ondertekend worden. Voor het bedrijf waren dit de eerste stappen op dit vlak, maar sindsdien heeft Wacom niet stil gezeten. Thomas Kaeb, Senior Salesmanager van Wacom: “Nu steeds meer ondernemingen kantoren sluiten, neemt de vraag naar elektronische handtekeningen toe. Banken en telecombedrijven hebben veel meer digitaal contact met hun klanten dan tien jaar geleden. Op afstand een contract kunnen ondertekenen, wordt steeds belangrijker.”

Meer dan een krabbel

Behalve het terugdringen van papier betekent de digitale handtekening ook een grote belofte voor de veiligheid. Voor de computer is de handtekening namelijk veel meer dan een krabbel. “Tijdens het tekenen op een scherm verandert een handtekening in een algoritme”, vertelt Kaeb. “Iedere handtekening is uniek en de computer legt dat feilloos vast. De volgorde van schrijven, de snelheid en de druk van de pen op het scherm worden vastgelegd. Een handtekening van één persoon kan per keer iets verschillen in uitvoering, maar de onderliggende informatie is altijd identiek en kan niet zomaar vervalst worden. Bij digitale geschreven handtekeningen vangen we naast de statische afbeelding ook biometrische data. Deze biometrische data is te herleiden tot één persoon.”

Waar de Sparkasse tien jaar geleden een voorloper was, ziet Wacom de markt voor elektronisch ondertekenen snel volwassen worden. Nu grote ondernemingen als banken, verzekeraars en telecombedrijven steeds meer kantoren sluiten en overstappen op kanalen als chat en video, neemt de vraag om dergelijke handtekeningen toe. Om alleen voor een krabbel naar een fysieke locatie te reizen irriteert klanten immers behoorlijk. Kaeb: “Bedrijven kunnen zich hiermee ook onderscheiden als vooroplopend, modern bedrijf, die hun concurrenten een stapje voor zijn.”

Certificaten

De politiek geeft de markt ook een stevig steuntje in de rug. Afgelopen jaar nam de Europese Unie nieuwe standaarden aan, waarbij een elektronische handtekening nu in alle aangesloten landen eenzelfde geldigheid heeft. Er kan getekend worden op drie niveaus: basic, advanced en qualified. Hoe hoger het niveau, hoe beter de beveiliging. De basic handtekening is bedoeld voor alledaagse handtekeningen, voor een advanced handtekening zijn achterliggende certificaten benodigd, zoals een Public Key Infrastructure (PKI) sleutel. De qualified handtekening is direct gekoppeld aan de ID van een persoon.

Ondanks de belofte van de markt, leven er nog veel vooroordelen ten opzichte van de handtekening. Er lijkt nog vrees over de technologie te heersen, en ook speelt mee dat geprinte documenten productief aanvoelen en het overhandigen van een fysiek rapport meer indruk lijkt te maken. De pakketbezorging is momenteel de markt waar de elektronische handtekening het meest zichtbaar is. Bezorgdiensten gebruiken vaak een device waarop de ontvanger een krabbel voor ontvangst kan zetten. ”Een mooie toepassing, maar voor het imago van de markt is het niet het meest ideale voorbeeld”, vindt Kaeb. “De hardware die over het algemeen gebruikt wordt, is al wat ouder. De pennen en het scherm werken vaak niet heel goed, waardoor handtekeningen vaak lijken op een enkele kras. De geldigheid van de handtekening is hierbij niet zeer hoog. Het heeft uiteraard wel waarde, want het postbedrijf heeft bewijs dat iemand het pakket heeft aangenomen. Maar als het bedrijf vervolgens wil weten wie diegene is, dan wordt het lastiger.”

Echt papierloos werken

Toch ziet Kaeb de acceptatie nu hard toenemen. “De markt voor dergelijke, veilige handtekeningen staat aan de vooravond van een flinke groei”, denkt hij. “De markt is booming. Tien jaar geleden was dit echt iets nieuws, nu begint de belofte ervan te landen. Organisaties zien in dat hun efficiency omhoog gaat en dat ze kans krijgen om echt papierloos te werken. De nieuwe Europese standaard helpt enorm voor de acceptatie.”

Kaeb ziet voor de acceptatie bij het grote publiek ook een belangrijke rol voor Wacom weggelegd. “De user experience zal uiteindelijk de doorslag geven of dit echt een groot succes gaat worden. Je kunt wel het meest veilige systeem ter wereld bouwen, maar als de gebruiker het niet lekker vindt werken, dan ben je nog nergens.”