Gemeente Velsen stapt over op zaakgericht werken
Zoveel mogelijk van de dienstverlening digitaal afhandelen, dat is de wens van de gemeente Velsen. Daarvoor maakt de gemeente nu de transitie van documentgericht werken naar zaakgericht werken.
Met de overgang naar het zaakgericht werken werd ook een professionaliseringsslag gemaakt in het scanproces. Voor het digitaliseren van documenten gebruikte de gemeente tot twee jaar geleden flatbedscanners. Gescande documenten kwamen rechtstreeks – als afbeelding – in het documentmanagementsysteem (DMS) terecht en werden daar verder handmatig geregistreerd.
Einde van levensduur
De flatbedscanners liepen aan het einde van de levensduur. “Onderdelen waren niet meer te bestellen,” zegt informatiespecialist Rianne Smelt van de gemeente. Bovendien stelt het zaakgericht werken en het archiveren hogere eisen aan digitale documenten dan de flatbedscanners konden leveren. De gemeente schreef een aanbesteding uit voor nieuwe scanners, software en implementatie en selecteerde BMconsultants om een moderne scanstraat in te richten. Gezien de goede ervaringen bij andere lokale overheidsklanten heeft BMconsultants ervoor gekozen om de gemeente Velsen Kodak i3200 scanners aan te bieden.
Registratie van documenten
Per dag heeft de gemeente te maken met veel vastleggingen, documenten die gescand en geregistreerd moeten worden. Dit is bijvoorbeeld inkomende post, zoals vergunningsaanvragen, aanvragen voor leerlingenvervoer, subsidieaanvragen of klachten. “Vooral in het sociaal domein gebeurt momenteel nog veel met papier,” zegt adviseur documentaire informatie Sebastiaan Post. Daarnaast worden ook uitgaande stukken soms nog gescand, om de laatste versie van een ondertekend document vast te leggen. Voor de komende jaren is er wel een digitaliseringsplan, waaronder invoering van de digitale handtekening, waardoor de papierenstroom zal afnemen.
Transitiefase
BMconsultants verving de flatbedscanners door twee Kodak i3200 scanners. Waar voorheen de documenten ‘plat’ gescand werden, worden gescande documenten nu via de gekoppelde software in een validatiescherm gecontroleerd en verrijkt met metadata. Welke weg het document daarna aflegt verschilt. Dat komt omdat er verschillende proceslijnen zijn, de gemeente zit namelijk in een transitiefase die in 2017 wordt afgerond. Aan het eind van het jaar werken alle afdelingen zaakgericht.
Snelheid van het scanproces
De medewerkers van werkeenheid Documentaire Informatie (DI) zijn vooral te spreken over de snelheid van het scanproces. “Daar wordt waarschijnlijk de meeste tijd op bespaard,” zegt Smelt. De i3200 detecteert met behulp van de multifeed detection wanneer er per ongeluk twee papieren worden gepakt. Dat is een goede functionaliteit, vinden de DI-medewerkers, maar het leverde de gemeente Velsen bij het scannen van enveloppen wel foutmeldingen op. Daarom heeft BMconsultants een extra functionaliteit aan de software toegevoegd, waardoor nu ook enveloppen gescand kunnen worden.
Vergeleken met de eerdere situatie kunnen er niet alleen meer verschillende typen documenten worden gescand, maar ook door elkaar gescand worden. De documentinvoer heeft een capaciteit voor 250 vellen waarin alles past: van visitekaartjes tot A3 documenten. Smelt: “En als je een blaadje vergeten bent, dan is dat gemakkelijk aan een document toe te voegen.”
Alleen een digitaal archief
Naast het digitaliseren van de inkomende en uitgaande post is de gemeente ook bezig een zogenaamd ‘Handboek Vervanging’ op te stellen, zodat de digitale reproductie als origineel wordt beschouwd en de gemeente geen analoog archief meer hoeft te onderhouden. “Om over te stappen naar alleen een digitaal archief is de kwaliteit van de scan enorm belangrijk. Zo’n scan mag namelijk niet te onderscheiden zijn van het analoge document. Een gemeente heeft te maken met verschillende bewaartermijnen; aanvragen voor een straatfeest hoeven we maar tot 1 jaar na afloop te bewaren, facturen moeten we zeven jaar bewaren en bestemmingsplannen moeten we bijvoorbeeld voor eeuwig bewaren,” zegt Post. Ongeveer vijf procent van de documenten van de gemeente betreft die laatste categorie. “Momenteel onderzoeken we de mogelijkheden om op termijn het papieren archief uit te faseren. We richten ons daarbij als eerste op alle op termijn te vernietigen documenten,” zegt informatiespecialist Laura Schabbing.
De Kodak i3200 is een productiescanner en scant documenten in 300dpi met een snelheid van 50 pagina’s per minuut. “Wat de scanner duurzaam maakt is, dat hij – door de ledlampen – altijd klaar is om te scannen. De lampen hoeven niet opgewarmd te worden, dat opwarmen kost energie. Daarnaast worden door middel van ultrasone detectie van dubbele invoer en Intelligent Document Protection kwetsbare documenten tijdens het scannen beschermd tegen eventuele beschadigingen,” zegt Sales manager Benelux Désirée Schrürs van Kodak Alaris Nederland.
Klaar voor de toekomst
“De uitfasering van de oude flatbedscanners levert de gemeente besparingen op. Wat de return on investment is, is nog lastig te zeggen,” zegt Post. “Die besparing zit vooral in de tijdswinst die de medewerkers nu maken bij het scannen en verder verwerken van de registraties.”
De komende maanden werkt de gemeente samen met BMconsultants aan de doorontwikkeling van het platform. Ook andere afdelingen – zoals de afdeling Financiën en de werkeenheid Belastingen – die nu nog eigen flatbedscanners gebruiken om documenten te digitaliseren, gaan dan gebruik maken van dit platform.
De doorontwikkeling doet de gemeente op eigen tempo. Post: “We hanteren de strategie van ‘slimme volger’, zoals we dat hebben geformuleerd in onze ‘Informatie Visie’. We kiezen niet voor een leidende rol, maar selecteren technologie die zich al bewezen heeft bij andere gemeenten. Zo kunnen we zonder al te veel moeite moderne oplossingen aan ons IT-landschap toevoegen.”
