Adobe Document Cloud en Adobe Sign maken gebruik digitale handtekening mogelijk

Softwareleverancier Adobe heeft de eerste cloud-gebaseerde oplossing voor digitale handtekeningen onthuld die gebouwd is op een open standaard. Adobe Document Cloud en Adobe Sign maken hierdoor het gebruik van digitale handtekeningen mogelijk binnen elke browser en op elk mobiel apparaat.

Digitale handtekeningen zijn de meest geavanceerde en veilige elektronische handtekeningen die gebruikt worden voor bijvoorbeeld het ondertekenen van formulieren in de gezondheidszorg of op applicaties die worden gebruikt bij het afsluiten van hypotheken. De Adobe Sign Preview release zal in de komende weken beschikbaar zijn.

Met meer dan zeven miljard mobiele apparaten wereldwijd en de voortdurende cyber-dreigingen is er meer behoefte aan eenvoudige en veilige manieren voor het ondertekenen en beheren van documenten op smartphones en tablets. Tegelijkertijd hebben nieuwe wetten en regels rondom elektronisch ondertekenen, zoals eIDAS binnen de Europese Unie, de weg vrijgemaakt voor de wereldwijde adoptie van elektronische handtekeningen. De release van Adobe is mede het resultaat van het werk van het in juni 2016 opgezette Cloud Signature Consortium.

Ook heeft Adobe een nieuwe functionaliteit geïntroduceerd in Adobe Sign waarmee gebruikers end-to-end business workflows kunnen creëren die verder gaan dan alleen ondertekenen en goedkeuren. Adobe Sign stroomlijnt het volledige proces van delen en bewerken van documenten en taken binnen teams met de oplossingen die mobiel, aanpasbaar en gebruiksvriendelijk zijn. Daarnaast is Adobe Sign overal te gebruiken. Het integreert met systemen, processen en applicaties die reeds worden gebruikt. Iedereen is in staat om documenten te digitaliseren door een ‘scan’ te maken met een smartphone, documenten uit te wisselen voor samenwerking of gecertificeerde elektronische levering en kan gekoppeld worden aan veelgebruikte systemen zoals Microsoft SharePoint.

Mobiel ondertekenen, mogelijk gemaakt door Adobe Sensei:

Scannen en ondertekenen op mobiel – Ondertekenen en retourneren van geprinte documenten is een tijdrovende taak. Door het gebruik van de mobiele app van Adobe Sign kunnen geprinte documenten snel vanaf elke plek met smartphone of tablet worden gescand en verstuurd om te worden ondertekend. Hierdoor krijg je een scherpe PDF die automatisch wordt gecropt, gecorrigeerd en klaar is om ondertekend te worden met heldere tekst die door iedereen te lezen is. Alles wordt ondersteund door de geavanceerde beeldverwerking in Adobe Sensei, een collectie van intelligente diensten die gebruik maken van machine learning, artificial intelligence (AI) en deep learning.

Lezen en herstructureren op mobiel – Het lezen van grote documenten op kleine schermen kan frustrerend zijn. Met de mobiele app van Adobe Sign op iOS kun je de tekstgrootte tot vijf keer groter of kleiner maken door een knijpbeweging te maken of door dubbel te tikken. Op deze manier kun je elk woord van boven tot onder goed lezen, het document ondertekenen en snel doorgaan met waar je mee bezig was.

Overzichtelijk bijhouden van taken op mobiel – Met de nieuwe tracking widget voor smartphone en tablet kun je handtekeningen in real-time bijhouden op je startpagina, zonder de mobiele app van Adobe Sign daadwerkelijk te openen. De belangrijkste taken kun je hierdoor heel snel afhandelen.

Nieuwe mogelijkheden om documentprocessen tussen teams te stroomlijnen:

Geavanceerde documentuitwisseling – Met geavanceerde documentuitwisseling kun je meer dan alleen ondertekenen en goedkeuren. Je kunt de ontvanger vragen om een eenvoudig formulier in te vullen dat niet ondertekend hoeft te worden, zoals een faciliteitenverzoek op het werk of een patiënten-intakeformulier bij de dokter. Hierbij kun je de ontvanger een notificatie sturen over belangrijke voorwaarden of beleidswijzigingen. Je kunt een document ook sturen met het predicaat ‘gecertificeerde levering’, wanneer je bewijs nodig hebt dat de ontvanger het document gezien en goedgekeurd heeft, zoals bij juridische notificaties of veranderingen van voorwaarden (beschikbaar binnen dertig dagen).

Volledige online processen – Het afronden van complexe workflows, zoals het aanmaken van een nieuwe bankrekening of lening of het beheren van secundaire arbeidsvoorwaarden, vereist vaak veel stappen en er zijn vaak veel mensen bij betrokken. Met Adobe Sign kun je deze processen van start tot eind geheel digitaal doorlopen. Het is mogelijk om automatisch specifieke documenten aan te maken, te versturen en te volgen voor iedere unieke situatie. Het volledige proces is te volgen via een persoonlijk dashboard die je real-time inzicht biedt.

Werk direct binnen SharePoint – Adobe Sign ondersteunt de 160 miljoen gebruikers van Microsoft SharePoint door hen te helpen met het automatiseren van hun ondertekenprocessen. Gebruikers kunnen door Adobe Sign toe te voegen aan hun SharePoint Workflows, eenvoudig handtekeningen vragen van anderen, voortgang bijhouden en documenten op een veilige manier bewaren, zonder SharePoint te verlaten.

Beschikbaarheid van Cloud Signature

Met Adobe Sign kunnen gebruikers met vertrouwde digitale ID’s werken, wat het mogelijk maakt om te ondertekenen op de desktop in combinatie met meer dan 200 aanbieders op de European Union Trust List (EUTL) en Adobe Approved Trust List (AATL). Klanten en partners kunnen het digitaal ondertekenen op mobiel en via web, gebaseerd op de nieuwste open standaard specificatie die gebouwd is in samenwerking met het Cloud Signature Consortium, live in actie zien met de Adobe Sign preview release, die in de komende weken wordt verwacht. Digitale ID-oplossingen die voldoen aan de eisen van Cloud Signature zijn via de volgende aanbieders beschikbaar in de komende maanden: Asseco Data Systems, Certinomis (een dochter van de La Poste Group), D-Trust (een dochter van Bundesdruckerei), InfoCert, Intarsys, Intesi Group en Universign. Klanten van Adobe kunnen contact opnemen met hun customer support manager om mee te doen aan de product review.

Service providers kunnen hier meer informatie over het Adobe Cloud Signature Partner Program vinden.