Erik Jan Koedijk schreef een boek over (beter) communiceren en samenwerken

In negen stappen je organisatie in beweging krijgen, dat is het doel van het boek RESET! van zelfstandig ondernemer en veelgevraagd spreker Erik Jan Koedijk. Volgens de digitaal strateeg, workshopleider en managementadviseur moet bij veel organisaties een knop om. “De communicatie en de samenwerking kunnen beter; ik wil dat mensen meer met elkaar in dialoog gaan.” De juiste inzet van ICT is daarbij onontbeerlijk, vindt de voormalig medewerker van onder andere Nokia.

Koedijk formuleert het even treffend als verrassend: hij staat 'in de fik' voor het verbinden van mensen en technologie. “Ik krijg er energie van als ik zie dat mensen lol hebben in het samenwerken. Helaas gaan veel mensen met tegenzin om negen uur naar hun werk, om vervolgens een dag lang te hopen dat het snel vijf uur is. De wereld verandert snel – denk aan alle technische innovaties – en in de nieuwe wereld van digitalisering moeten we goed voor onszelf zorgen. En… leiderschap moet menselijker. Sommige organisaties anticiperen moeiteloos op de vooruitgang, maar in andere werkomgevingen raakt iedereen door alle veranderingen en gewijzigde processen compleet de weg kwijt. In RESET! probeer ik de balans te herstellen tussen verantwoordelijkheid nemen en geven. Ik wil dat mensen beter communiceren en hun eigen kwaliteiten ontdekken.”

RESET!

De hoofdreden om RESET! te schrijven vond Koedijk bij zichzelf: zijn eigen communicatie was voor verbetering vatbaar. “Daardoor was mijn samenwerking op sommige momenten minder effectief dan ik wilde. Voor een goede samenwerking is communicatie cruciaal. Zeven jaar geleden ben ik begonnen met nadenken over een stappenplan. Het boek is ingedeeld in drie delen, met als thema's 'Collaboration', 'Organisation' en 'Wellbeing'. Die begrippen vormen de basis voor het door mijzelf ontwikkelde COW-canvas, een negen-stappenplan om de communicatie en samenwerking in organisaties te verbeteren en geen last te hebben van disruptie. Elk deel is opgebouwd uit drie hoofdstukken, waarin telkens één deskundige op het gebied van management aan het woord komt, zoals Paul van Musscher van de Nationale Politie en de bekende bedrijfskundige en marketeer Ment Kuiper. Zo'n hoofdstuk bevat een stap om de communicatie in je organisatie te verbeteren. Mensen wordt een spiegel voorgehouden en er staan oefeningen in waarmee je snel aan de slag kan.”

Online jongen

Koedijk is online sinds 1992, het jaar waarin het internet voor het eerst beschikbaar was in Nederland. “Ik ben een echte 'online jongen' en weet dat mensen tegenwoordig content 'snacken'. Je hoeft het boek daarom niet per se van het begin tot het einde te lezen; elk hoofdstuk bevat tips en methodes die je direct kunt toepassen. Hoe werk je samen in een organisatie, daar draait het om. Om een voorbeeld te geven: in het deel 'Organisation' laat ik George Kohlrieser aan het woord, voormalig gijzelingsonderhandelaar van de FBI. Hij zegt: uit onderzoek blijkt dat managers 28 procent van hun tijd bezig zijn met conflictmanagement. En in conflicten doen we vaak maar twee dingen: vechten of vluchten. Wat we meestal niet doen: het gesprek aangaan. Mensen hebben een veilige basis nodig om te kunnen performen. Ik heb het woord 'angstcultuur' niet genoemd in het boek, maar zo'n cultuur ontstaat bijna altijd door een gebrek aan communicatie.”

Zeg je communicatie, dan zeg je automatisch ook ICT. En ook daar is veel winst te boeken, vindt Koedijk. “In organisaties is zelfsturing momenteel heel 'hot en hip'. Je hoort de vele managers zeggen: we moeten de verantwoordelijkheid onderin de organisatie neerleggen. En onderin is een vreemd woord voor een organisatie die pretendeert zelfsturend te zijn. Gevolg: de meeste communicatie verloopt nog altijd via e-mails en meetings, omdat mensen dat gewend zijn.” Koedijk noemt dat 'knap waardeloos en inefficiënt'. “Mensen zijn meer 'e-mailer' dan hun werkelijke functie. Samenwerkingstools als Basecamp en Slack worden nauwelijks gebruikt en ontwikkelingen als BYOD of BYOT zijn levensgevaarlijk. Op kantoor prikken mensen een datakabel in dezelfde laptop als waarop hun kinderen net nog hebben gesurft. Goed kunnen samenwerken valt of staat met het op orde hebben van je ICT en dat is lang niet overal het geval.”

Wellbeing

We moeten aardig zijn voor elkaar, belangstelling tonen en jezelf op de eerste plaats zetten, besluit Koedijk. “In Nederland worden 1,2 miljoen mensen geconfronteerd met 'ongewenst gedrag' op de werkvloer, of zelfs pesten. Stress op de werkvloer is aan de orde van de dag. Nee zeggen is zielig met ziekteverzuim als gevolg. Om die reden besteed ik uitgebreid aandacht aan vitaliteit en aandacht voor jezelf in het laatste deel van mijn boek. Als je ook maar een fractie bewuster omgaat met wat je in jezelf investeert, in jouw lichaam en geest, kan het rendement enorm zijn. Laat staan wat dit kan betekenen voor een organisatie! 

Erik Jan Koedijk spreekt op donderdag 7 september 2017 tijdens het Dutch IT Society Event. Ruim 400 beslissers uit de gehele IT-keten komen samen om te netwerken, nieuwe contacten op te doen, over ontwikkelingen in de markt te praten en te toosten op een goede tweede helft van het jaar. Meer informatie: www.dutchitevent.nl

Door: Witold Kepinski