Finance aan de vooravond van transformatie naar de cloud

Nu human capital management (HCM) de vlucht naar de cloud heeft genomen, heeft finance ook steeds vaker de wens om hun data naar de cloud te brengen, vertelt Hette Mollema, Benelux regional director bij Workday. Volgens hem is security nauwelijks een issue meer en wegen de voordelen om realtime op cijfers te kunnen acteren zwaar. Overigens, door het samenbrengen van HR en finance data kunnen bedrijven pas écht sturen op prestaties en hun business verbeteren.

‘Gartner-analist Nigel Rayner zei het al tijdens ons evenement Workday Elevate in Nederland: Human Capital Management (HCM) heeft een enorme vlucht naar de cloud genomen. Vanuit systeemperspectief bekeken kunnen traditionele systemen HR-processen namelijk lastig ondersteunen, omdat contact met de medewerkers moeizaam verliep. Denk aan processen als het beoordelen van medewerkers, performance management, talent ontwikkeling, learning, recruitement en succession’, vertelt Hette Mollema.

Cloud werd binnen HR een aanjager van transformatie. Enerzijds als facilitator doordat medewerkers ineens veel eenvoudiger te bereiken waren. Anderzijds als delivery mechanism. ‘De processen werden transparant. Ineens werd duidelijk wie betrokken is bij welke processen en hoe ze lopen. Als klanten aan de slag gaan met Workday, dan leidt dat soms tot een roep om standaardisatie, omdat blijkt dat processen toch niet zo goed lopen als ze bedacht waren.’

Finance draaide lang alleen om grootboekrekening

Nu cloud door HCM-professionals is omarmd, wil ook de volgende groep professionals naar de cloud. Volgens Rayner zal in 2018 25 procent van de financiële systemen in de cloud draaien. Dat de gang naar de cloud voor finance langzamer verloopt dan HR, is volgens Mollema logisch: ‘Enerzijds voldeden de traditionele systemen. Lange tijd draaide finance om het opzetten van het grootboekrekeningstelsel en het creëren van de jaarcijfers. Anderzijds hebben de meeste bedrijven rond de millenniumwisseling nog geïnvesteerd in financiële software.’

De investering rond het jaar 2000 werd gedaan om ook na de millenniumwisseling te kunnen blijven doorwerken. Toch zijn de investeringen ook gebruikt om data te kunnen verrijken, zodat meerdere rapportages gemaakt konden worden. Na die investeringen, zeventien jaar geleden, is er echter weinig veranderd en vanuit systeemperspectief is het een complex landschap geworden. Niet in de laatste plaats door overnames en het zoeken van alternatieven in bijvoorbeeld Excel, aldus Mollema.

Realtime de boeken sluiten

‘We staan aan de vooravond van de transformatie. De systemen leveren wel de juiste data, maar het duurt lang. Tegen de tijd dat data is samengebracht voor een analytisch rapport, is het al verouderd en niet meer relevant. Bedrijven die bij ons aankloppen zijn hun oude systeem ontgroeid of willen sneller kunnen inspelen op data. Ze willen geen fast closes maar realtime closes. Ze hebben niet meer twee weken de tijd. Als de concurrent een week sneller is, dan loop je al achter.’

De rapporten waar managers om vragen draaien overigens allang niet meer alleen om financiële data om het jaar fiscaal af te sluiten. Het gaat om bedrijfseconomische en aanverwante data. ‘Als er een factuur binnenkomt, bijvoorbeeld van de kosten die we hebben gemaakt tijdens ons evenement Workday Elevate, dan willen we dat bedrag later ook kunnen identificeren: om welke evenement ging het? Voor welke markt? Welke doelgroep kwam er? Welke mensen binnen marketing hebben daaraan gewerkt?’

De belangrijkste vraag die met de verrijkte en toegewezen data kan worden beantwoord: was het evenement de moeite waard? ‘Er zijn marketingsystemen die deze informatie ook op kunnen slaan. Alleen kunnen er discussies ontstaan als er twee systemen met financiële informatie naast elkaar draaien. De cijfers kunnen elkaar tegen spreken en wie heeft er dan gelijk: de marketingdirecteur of de CFO? Daarom komt er steeds meer behoefte aan een eenduidige waarheid van de cijfers.’

Marketing-, HR- en financiële data uit een bron

De marketingmanager krijgt toegang tot zijn deel van het financiële systeem en hetzelfde geldt voor andere afdelingen, zoals R&D. ‘Alle costcenters hebben toegang tot hun deel van het systeem en zijn verantwoordelijk voor hun gemaakte kosten en opbrengsten. Door data bij de bron vast te leggen is er maar één versie van de waarheid en kunnen rapportages snel en efficiënt opgezet worden. Daar heb je geen twee weken meer voor nodig.’

Een andere afdeling waar de koppeling met financiële data voordelen met zich meebrengt is uiteraard HR. ‘Het is gek dat financiële data niet gekoppeld is met werknemergerelateerde kosten. Zeker in de dienstverlening, waar zeventig procent van de kosten aan werknemers gerelateerd is. Neem Netflix, een klant van ons. Dit bedrijf combineert financiële en HR-data om verbanden te kunnen leggen tussen goed presterende teams en de karakteristieken van de werknemers om daarop te kunnen sturen.’

Overigens is het niet zo dat altijd alle data vastgelegd kan worden in Workday, zoals bijvoorbeeld de sales specifieke data van Netflix. ‘De data van Netflix komen uit de eigen abonnementssystemen, maar kunnen wel eenvoudig gecombineerd worden. Daar is ook meer behoefte aan. Vandaar ook dat wij zo’n driekwart jaar geleden Platfora hebben overgenomen om data die niet in Workday staat veilig te kunnen combineren. Het draait allemaal om het opheffen van silo’s.’

Hoge ambities of kleinere stapjes

Gezien de kansen die voortkomen uit de combinatie van HR- en finance data, is het niet gek dat Workday naast een HR-oplossing ook Workday Finance biedt. Hun visie en ambitie voor deze markt wordt dan ook benoemd door Gartner door de plaatsing van Workday in het leiderskwadrant van de ‘Gartner Magic Quadrant for Cloud Core Financial Management Suites for Midsize, Large and Global Enterprises’. Met andere woorden: Workday is allang klaar voor de transitie van finance naar de cloud.

Klanten van Workday staan ook aan de vooravond van de finance transformatie, vertelt Mollema. Niet iedereen is even ver, maar klanten hebben wel de ambitie om er te komen. ‘Elk bedrijf dat kiest voor Workday zoekt verandering en verbetering. Sommige bedrijven hebben hun ambities hoog liggen en anderen nemen wat kleinere stapjes. De eerste fase is vaak het normaliseren en standaardiseren van processen om wereldwijde verschillen op te heffen en één globaal overzicht te krijgen.’

Ook is het dus HR die het voortouw heeft genomen in cloudadoptie, maar finance zet voorzichtig zijn eerste stappen. ‘Finance is vrij conservatief, maar dat wordt nu doorbroken. De angst voor cloud is vrijwel helemaal verdwenen. Het maakt voor finance professionals veel minder uit waar de data staat, als het maar veilig is. Zolang ze maar kunnen sturen op realtime cijfers en zolang data maar niet meer in een silo komt te staan, want daarin ligt voor hen het concurrentievoordeel.’

Ook dit jaar zijn Dutch IT- channel en Executive-People mediapartner van Gartner. 
U kunt zich registreren en gebruik maken van de speciale Executive-People code MPSYM1 die een korting geeft van € 600 euro. Klik hier om te registreren. 

Door: Anne van den Berg