MOL realiseert tijds- en geldbesparing met nieuwe back-upmethode

De back-upmethode van alle Europese en Afrikaanse locaties van Container Liner MOL was een foutgevoelig en duur proces. Toen de IT-specialisten van Tectrade de oplossing Carbonite EVault voorstelden om het back-upproces te vereenvoudigen door redundante back-up appliances met intelligente overdracht van data door middel van de Delta Pro Technologie, besloot MOL deze optie te testen. Na een succesvolle proof of concept is de oplossing nu in gebruik genomen. Back-up én herstel zijn nu binnen een uur in plaats van een aantal dagen of zelfs weken geregeld en levert bovendien een aanzienlijke kostenbesparing op.

‘In Nederland praten we over de cloud, we hebben hier dan ook een gunstige internet-beschikbaarheid. Maar in Afrikaanse landen is dat niet zo vanzelfsprekend’, zo vertelt Jerry Kalpoe, IT-manager bij MOL Europe BV. MOL Europe BV, onderdeel van Mitsui O.S.K. Lines, is een toonaangevende beursgenoteerde wereldspeler in transport en logistiek. Kalpoe is verantwoordelijk voor EMEA, in het totaal ruim 25 locaties. Het maken van een goede back-up die niet op de locatie zelf staat, was daarom een flinke onderneming en werd steeds duurder vanwege de groeiende hoeveelheid data.

Data veiligstellen

‘Op elke locatie staan fysieke servers met daarbij een tape library infrastructuur. De data bestaat o.a. uit prijzen van containers, foto’s van containers die beschadigd zijn, welke containers op welke boot staan en wanneer de boot aankomt. Maar ook lokale of losse documenten, zoals faxen, onderlinge afspraken, e-mails en bijlagen. Eigenlijk van alles’, vertelt senior systeembeheerder Zoran Jukic. Hij is onder andere verantwoordelijk voor het netwerk, back-up en telefonie.

Om alle data binnen MOL veilig te stellen en bij eventuele calamiteiten, zoals de recente ransomware aanvallen, weer snel aan het werk te kunnen, is een goede en betrouwbare back-up van cruciaal belang. In de oude situatie moesten de lokale medewerkers, zonder IT-achtergrond, zelf een kopie op tape zetten. Elke dag werden er back-ups naar tape gemaakt, maandelijks werden deze tapes vanuit Afrika ingevlogen door een tape handling dienst die de tapes via eerste klas luchtvervoer afleverde in Nederland. Naast de lange doorlooptijd waren er verschillende momenten in het back-up en restore proces die gevoelig waren voor fouten. Denk hierbij aan tape wissels op de locaties door de eindgebruikers.

Het opvragen van tapes voor een restore is een kostbare en tijdrovende klus. MOL wilde graag een snellere recoverytijd realiseren waarbij de juiste data altijd beschikbaar zou zijn. De gebruikte tape library infrastructuur op de verschillende locaties was niet de meest betrouwbare oplossing. Door het gebruik van meerdere tapes per back-up en tapes die door slijtage regelmatig vervangen moeten worden, maakte het geheel erg complex.

De oplossing voor deze steeds duurder wordende en foutgevoelige methode werd een paar maanden geleden geboden. Kalpoe had met Tectrade gesproken over de huidige back-up omgeving van MOL. Waarop Tectrade, niet veel later, een kostenbesparend en malware bestendig alternatief voorstelde met Carbonite EVault. Na een nauwkeurige berekening van Kalpoe werd een proof of concept (POC) neergezet, een geïntegreerde back-up appliance met geavanceerde Delta Pro Technologie. Een aantal Europese en Afrikaanse landen, met extreem hoge latency en beperkte WAN verbindingen, werd gekozen om deze nieuwe manier van werken uit te proberen.

Minder data, snellere back-up

De POC verliep soepel. De oplossing was binnen een halve dag gereed en tussen acht uur ’s avonds en ‘s ochtends lokale tijd werd de back-up gedraaid. Kalpoe: ‘De grootste uitdaging vormde natuurlijk de locaties in Afrika met lage bandbreedte en zelfs radioverbindingen. Met deze oplossing wordt overigens veel minder data die ook nog eens gecomprimeerd is, geback-upt. Door de Delta-back-up wordt namelijk niet de hele server geback-upt, maar alleen de gewijzigde bestanden. Hierdoor besparen wij enorm veel capaciteit wat met, de door Tectrade bekeken, alternatieve back-up oplossingen niet gerealiseerd kon worden.’

Jukic: ‘De Delta Pro Technologie werkt als volgt: stel, je hebt een Word-bestand. Dan wordt niet continu het hele Word-bestand geback-upt, maar alleen de woorden die je hebt aangepast. Zo minimaliseer je de data die je moet verzenden en opslaan.’ Voor de POC is juist gekeken naar de landen waar de grootste uitdagingen liggen qua verbinding. MOL heeft in Europa en Afrika 27 kantoren in 20 landen. Nigeria en Ivoorkust zijn daarbij de meest uitdagende locaties als het gaat om internetverbinding.

Zekere voor het onzekere

De test was een succes en Kalpoe besloot dan ook deze oplossing voor te dragen aan de directie. ‘De nieuwe back-up oplossing is 100% veilig voor malware dankzij end to end encryptie en virtuele muren binnen de back-up. Bovendien draait de EVault oplossing gescheiden van onze active directory. Dit zorgt ervoor dat bij een eventuele ransomware uitbraak, we áltijd terug kunnen naar een point in time waar de omgeving nog onaangetast was. Bovendien is de oplossing dermate kosteneffectief dat deze zich niet alleen binnen een jaar zal terugverdienen, maar ook nog eens een flinke besparing op de kosten zal realiseren. Een zeer sterke businesscase waarmee we in een paar jaar tijd een serieuze besparing kunnen realiseren. Na de goedkeuring van de Nederlandse directie en later ook het Japanse hoofdkantoor is het project officieel van start gegaan.’

Naast de POC werd binnen een paar weken de officiële interne server opgezet en de data uit de POC gespoeld naar de live omgeving. Daarna werden de regio’s stuk voor stuk aangesloten. ‘Het verliep vlekkeloos’, vertelt Kalpoe. Jukic vult aan: ‘Naast Tectrade is Carbonite EVault nog een dag op locatie geweest en bij vragen kunnen we altijd snel schakelen met Tectrade. Ook de medewerkers op locatie zijn blij met de nieuwe oplossing: ze hoeven niets meer aan te raken.’

‘We hebben alles in eigen beheer’, vertelt Jukic, ‘en zijn zelf verantwoordelijk voor het hele proces. Door de door Tectrade geboden oplossing en uitvoering ben ik zeventig procent minder tijd kwijt aan het back-up proces, kan ik mij meer focussen op andere processen en zijn wij veel effectiever bezig. Ik hoef niet meer te controleren of alle tapes er zijn. Als alle lichten op groen staan, dan weet ik dat het goed is gegaan, door het geautomatiseerde proces is er ook veel minder kans op fouten’.

Binnen een paar uur herstellen

Een back-up is uiteraard cruciaal bij data-recovery. Kalpoe: ‘In Europa kunnen we nu binnen een paar uur een kantoor restoren, in een Afrikaans land kan het langer duren. Als we netwerkverbinding hebben met een kantoor dan kunnen we een kantooromgeving eerst virtueel opbouwen. Via een internetverbinding wordt een VPN-connectie opgezet, zodat onze medewerkers weer aan de slag kunnen.’

Nu de nieuwe back-up oplossing goed werkt, zijn Kalpoe en Jukic aan het plannen en uitzoeken hoe ze meerdere kantoren tegelijkertijd kunnen herstellen. Al moet gezegd worden dat de back-up én restore nu al vele malen eenvoudiger is dan hoe het was. Kalpoe: ‘Vroeger moesten medewerkers zelf kijken hoe ze een omgeving weer konden herstellen en werd het alleen geëscaleerd naar Jukic als het niet lukte. Nu ligt alleen nog het restoren bij Jukic.’ Jukic vult aan: ‘Het spreekt nu allemaal voor zich.’

Door: Anne van den Berg