Training zorgt voor soepele overgang naar Office 365 voor 2.150 medewerkers GGD-organisaties

Ictivity Training verzorgt vanaf december de training van circa 2.150 medewerkers van GGD-instellingen in Noord-Brabant en Gelderland en de Regionale Ambulance Voorziening Brabant Midden-West-Noord. Het traject is ingedeeld in twee fases: adoptie van de nieuwe werkomgeving met Office 365 en het verbeteren van de digitale vaardigheden van werknemers.

De GGD Hart voor Brabant, GGD West-Brabant, Regionale Ambulance Voorziening Brabant Midden-West-Noord en GGD Noord- en Oost-Gelderland werken op IT-gebied samen via een shared service center. Dit service center bedient de circa 2.150 medewerkers, die in één van de 120 locaties of thuis aan de slag zijn. Aan het einde van dit jaar en begin 2018 veranderen er een aantal belangrijke zaken op IT-gebied. Zo verhuist het complete datacenter naar Microsoft Azure en krijgen alle medewerkers beschikking over Microsoft Office 365. Om dit laatste in goede banen te leiden en te zorgen dat medewerkers de nieuwe omgeving optimaal gebruiken, is een Europese aanbesteding uitgeschreven. Ictivity heeft deze opdracht gewonnen en gaat in december aan de slag met de eerste activiteiten. Het totale traject heeft een looptijd van drie jaar.

Afstemming individuele werknemer

De opdracht bij de GGD-instellingen bestaat uit twee fases: adoptie en digitale vaardigheid. Tijdens de eerste fase verzorgt Ictivity Training een online intake om het IT-profiel van elke individuele medewerker te bepalen. Aan de hand van de resultaten van deze intake wordt een adoptieprogramma opgesteld dat aansluit bij de specifieke behoeftes van een medewerker. Via het online leerportaal studeren de medewerkers via elk device, waar en wanneer het hun uitkomt.

De tweede fase van het traject heeft tot doel om de medewerkers digitaal vaardiger te maken en hen in staat te stellen sneller, makkelijker en productiever te werken. Met een combinatie van online en klassikaal leren stoomt Ictivity Training de medewerkers klaar voor het ECDL, ook wel het Europees Computer Rijbewijs, voor digivaardig- en digiveiligheid. Daarnaast werkt Ictivity Training samen met 'ambassadeurs' en een 'innovatieteam' aan betere inzet van Office 365 in diverse bedrijfsprocessen. Denk hierbij aan de inzet van (gratis) applicaties uit de Office-suite zoals Teams of Delve. Deze oplossingen kunnen de productiviteit en samenwerking binnen een organisatie verbeteren, maar worden dikwijls niet of nauwelijks ingezet.

Innovatieteams

Toine van Eijk, directeur van Ictivity Training, kijkt uit naar de samenwerking met de GGD-instellingen. Van Eijk: "Er staan verschillende IT-ontwikkelingen op de rol bij dit service centrum en het is niet meer dan logisch dat de IT-afdeling vooral bezig is met de technische onderdelen. Minstens net zo belangrijk is dat medewerkers optimaal gebruik gaan maken van de mogelijkheden van Office 365. Hierom werken we samen met een innovatieteam, dat bestaat uit zogeheten ‘key users’. Deze medewerkers geven vaak de beste inkijk in wat er nodig is om de processen binnen een organisatie te verbeteren en welke technologie daar bij past.”