APK Check door IDB4ict voorkomt IT-ongemak bij Groei & Bloei

Overvolle, haperende en slecht beveiligde servers zijn bij vereniging Groei & Bloei definitief verleden tijd. Een halfjaarlijkse IT-controle door dienstverlener IDB4ict voorkomt dat medewerkers stilzitten door uitgevallen systemen.

De vereniging met ruim 35.000 leden heeft veel baat bij een goed functionerende IT-omgeving. De redactie van het tijdschrift, het secretariaat, de financiële administratie en de dienstverlening aan lokale afdelingen zijn ervan afhankelijk. Zij gebruiken onder meer gevirtualiseerde file en exchange servers en een gedeelde storage (SAN).

Om ervoor te zorgen dat alle servers en systemen naar behoren functioneren, laat Groei & Bloei elk halfjaar een APK Check uitvoeren door IDB4ict. Een expert neemt dan de gehele IT-omgeving onder de loep. Hij checkt de back-up-voorziening, de servers, de IT-beveiliging en kijkt of binnenkort geen licenties of leveranciergaranties verlopen. Ook leegt hij de cache van het geheugen en doet software updates indien beschikbaar. Van andere technische punten maakt hij een aantekening om later te bespreken met de senior system engineers en de klant.

Controle geeft rust

‘De periodieke controle geeft ons veel rust’, vertelt Roland Petit dit de la Roche. Hij is Hoofd Administratie en Systeembeheer bij Groei & Bloei. ‘Laat de experts maar beoordelen of alles nog goed is. We komen nu minder onverwachte dingen tegen. De systemen draaien stabieler, hoewel ze veel complexer zijn geworden.’

Stabiel waren de systemen niet altijd. Toen Groei & Bloei het onderhoud aan de servers nog zelf regelde, gebeurde het regelmatig dat de exchange server volliep en de file server van de redactie haperde. Dit kwam volgens Petit dit de la Roche doordat software updates werden uitgesteld en weinig onderhoud plaatsvond.

Adviesrapport

De bevindingen van de APK Check verschijnen in een adviesrapport. Daarin staat onder meer wat is gecontroleerd, welke handelingen zijn uitgevoerd, wat de openstaande punten zijn en hoe het advies luidt. Aan de hand van het rapport en aanvullende gesprekken bepaalt Groei & Bloei welke acties nodig zijn. Zo vormt het de basis van beslissingen over de vervanging van software en hardware. Het rapport wordt ook gedeeld met de accountant. Die gebruikt het bij zijn oordeel over compliance.

Onlangs publiceerde IDB4ict een uitgebreid klantverhaal over de APK Check bij Groei & Bloei. Klantencase Groei&Bloei