De Ideale Werkplek in de zorg bij Zorgbalans

Zorgbalans is een ouderenzorgorganisatie in de regio Kennemerland met ongeveer 2.700 medewerkers. De organisatie zorgt voor de meest kwetsbare mensen in de samenleving, die zowel intramurale als extramurale zorg krijgen. Dit betekent dat een deel van de ouderen in woonzorglocaties van Zorgbalans woont, een deel krijgt geriatrische revalidatiezorg en een ander deel thuiszorg. “Als organisatie hebben we een ingrijpende verandering doorgemaakt”, zegt Theo van Deudekom, manager Informatievoorziening bij Zorgbalans. We hebben de omslag gemaakt naar kleinere zelforganiserende kleine teams.”

Dat heeft ook zijn weerslag op de ondersteuning. “We rationaliseren alles wat niet gaat over onze kernactiviteiten.” Daarin speelt ook de inzet van ICT een steeds grotere rol. “We zijn een aantal jaren geleden begonnen met het inzetten van tablets, waarmee medewerkers veel efficiënter kunnen werken. We zitten midden in de transitie van papier naar digitaal. Dat betekent voor onze mensen een heel andere manier van werken.”

Om die nieuwe manier van werken te ondersteunen met ICT, is in 2015 een verkenning gestart om een partner te zoeken die Zorgbalans helpt haar doelstellingen te realiseren. “Omdat de centrale infrastructuur technisch en economisch afgeschreven was, lag de focus in eerste instantie op het moderniseren van het datacenter en het WAN. Aangezien de nieuwe manier van werken ook impact heeft op de werkplek en de te kiezen licentiemodellen, hebben we dit ook in de scope van de vernieuwing meegenomen.”

Geen nummer, maar partnership

Het selectietraject voor de keuze van de geschikte ICT-partner heeft Zorgbalans met ondersteuning van M&I Consultants doorlopen. Er is voor gekozen om geen uitgebreid RFP document op te stellen, maar de beoogde partijen hun visie te laten geven hoe de geformuleerde doelstellingen gerealiseerd worden en hoe het project om te komen tot vernieuwing er concreet uit zou zien. “Daarbij hebben we vooraf geselecteerd op organisaties die bewezen hebben een dergelijk project goed aan te kunnen, maar wij wilden ook geen “nummer” worden bij een enorm groot bedrijf. SLTN Inter Access is de enige partij geweest die op basis van een fixed price model de eerste fase van het project bij ons heeft gepositioneerd. Dit vinden wij getuigen van commitment naar onze organisatie. Daarnaast heeft SLTN Inter Access direct de mensen aan ons voorgesteld die verantwoordelijkheid zouden nemen voor Architectuur en Projectmanagement; ook dat getuigt van daadkracht. SLTN heeft haar visie op een moderne werkplek uiteengezet in hun referentiearchitectuur voor de “Ideale Werkplek”. Binnen deze architectuur kunnen onze medewerkers op een veilige manier tijd-, plaats- en device onafhankelijk hun applicaties en data benaderen”.

De samenwerking tussen de architect van Zorgbalans en SLTN Inter Access heeft Zorgbalans tijdens de eerste fase van het project als betrokken, uitdagend en in open dialoog ervaren. Op basis van deze fase is een gevalideerd ontwerp en een projectplan uitgewerkt. “Beide partijen hebben in deze fase bewezen dat er met wederzijds begrip voor elkaars positie goed is samengewerkt. Voor

Zorgbalans was daarmee de keuze snel gemaakt om ook de verdere realisatie van de oplossing met SLTN Inter Access in te vullen.”

Multi-vendor oplossing voor Zorgbalans

Het technisch ontwerp voor de nieuwe omgeving van Zorgbalans is ingevuld met twee datacenters, een extern datacenter voor productie en een intern datacenter voor uitwijk, hiermee is invulling gegeven aan de doelstelling om de beschikbaarheid en continuïteit van de Zorgbalans dienstverlening 24x7 te borgen.

In het externe datacenter is een gevirtualiseerde Hewlett Packard serveromgeving opgebouwd. De vSAN technologie van VMware zorgt dat de kritische cliëntendata wordt opgeslagen. Deze data wordt geback-upt door technologie van VEEAM. Het interne netwerk is opgebouwd met netwerk-technologie van HP Aruba.

De Next Generation Firewall oplossing van Fortinet zorgt voor een beveiligde toegang van buitenaf naar het netwerk, de Multifactor Authenticatie technologie van Censornet zorgt voor een sterke en gebruikersvriendelijke authenticatie als je van buiten het Zorgbalansnetwerk toegang wil krijgen tot het centrale domein. De op Microsoft Office gebouwde werkplekken zijn beveiligd met Kaspersky end-point protection.

Binnen budget

“Uiteraard vergt het vernieuwen van ICT infrastructuur het nodige aan investeringen. Door de aanpak van SLTN Inter Access hebben we niet alleen voorafgaand aan dit project, maar ook gedurende de uitvoering continu duidelijkheid gehad over de stappen die gemaakt werden. Onze zorgmedewerkers hebben daardoor niet of nauwelijks gemerkt dat we met een complexe ICT migratie bezig waren. Dat we na oplevering van het project dan ook binnen budget zijn gebleven is mede te danken aan de goede dialoog, de gedegen voorbereiding en de wijze van projectbesturing.”

Dat het netwerk redundant is opgezet, merkte Zorgbalans direct gedurende onderhoudswerkzaamheden. “Wanneer in de oude situatie onderhoud aan het WAN-netwerk nodig was, waren de locaties tijdelijk niet meer te bereiken. Hiervoor moest in het verleden menselijke capaciteit georganiseerd worden om noodsituaties te kunnen ondervangen. De eerste keer dat er in de nieuwe situatie onderhoud nodig was, kon ik het bestuur meedelen dat er helemaal geen maatregelen meer nodig waren, de verbindingen blijven via de redundantie gewoon werken.”

Beheer en doorontwikkeling

Omdat de omgeving en de gebruikerseisen aan veranderingen onderhevig zijn, hebben Zorgbalans en SLTN Inter Access een overeenkomst gesloten voor het ondersteunend beheer en lifecycle management om te borgen dat de Ideale Werkplek doorontwikkeld wordt en up-to-date blijft.