Tips voor een Succesvol Virtueel Team

Er kunnen zich verschillende problemen voordoen als je met virtuele teams werkt. Je lijkt grip te verliezen op wat ze aan het doen zijn, er wordt niet (goed) gecommuniceerd, enzovoort. Onderstaande strategieën leggen wij vaak aan onze klanten voor om zo succesvol op afstand te kunnen werken aan de realisatie van software, web en mobiele projecten. Dit is uiteraard even goed relevant voor alle andere manieren van virtueel met elkaar samenwerken.

Deze blog bestaat uit een drieluik. In deze blog gaan we de eerste 7 tips behandelen, gericht op communicatie. Communicatie is van vitaal belang voor het beheer van virtuele teams.

Tip 1: compenseer het feit dat je elkaar niet (fysiek) tegenkomt

Een van de grootste redenen waarom virtuele teams falen, is dat er geen alternatief wordt geboden voor 'het gesprek bij het koffiezetapparaat/de waterkoeler'. Teamleden zijn dan geneigd elkaar te vergeten, te leven in hun eigen wereld (of interne team) en communiceren niet/onvoldoende.

In een virtuele omgeving moet u mogelijkheden creëren voor teamleden om zowel formeel als informeel te "chatten". Enkele effectieve opties zijn online chatrooms (zoals Skype), projectbeheersoftware (zoals Basecamp of Azendoo) en videoconferenties (Skype/Google Hangouts).

Tip 2: laat een chatvenster constant open

In ons bedrijf werken wij ook veelvuldig op afstand samen. Wij hebben dan ook altijd een chatvenster open staan voor elk team in het bedrijf. Teamleden laten berichten achter voor het team waarvan zij deel uitmaken. Het is essentieel om deze chats levend te houden, maar niet storend. Er is genoeg gespreksstof om belangrijke zaken te bespreken en om ons als één team verbonden te voelen, maar niet zozeer dat het afleidend wordt.

We hebben daarnaast ook een leuke bedrijfsbrede chatgroep die open is voor niet-zakelijke chat. Dit creëert een beetje een eerder genoemde koffiezetapparaat- of waterkoelereffect waarbij medewerkers kunnen chatten over alles wat ze leuk vinden. Het kan met name een eenzaam bestaan zijn als de remote teamleaden weinig collega's rondom zich hebben zitten (vooral van toepassing bij kleinere projecten en/of ontwikkelpartners). Deze bedrijfsbrede chat helpt een gevoel van sociale connectie te behouden.

Tip 3: Kies de juiste manier van communiceren

Kies afhankelijk van uw behoeften het type communicatie dat het beste werkt.

E-mail - voor snelle interacties. U kunt de meeste e-mailcommunicatie vervangen door een projectmanagement-tool.

Chatprogramma's - Skype of Google Hangouts zijn geweldig voor snelle chatberichten en voor het maken van een teamchatomgeving.

Telefoongesprekken of videochat - Sommige soorten communicatie moeten alleen telefonisch worden afgehandeld. Elk soort probleem waarbij emoties in het spel zijn, zoals prestatieproblemen, moeten telefonisch worden afgehandeld. Videochat zou nog beter zijn omdat het je meer visuele aanwijzingen geeft van wat er met de ander aan de hand is.

Een korte video maken - Het is heel gemakkelijk om een video van jezelf te maken op YouTube met behulp van je webcam. Of door een tool voor het vastleggen van schermen zoals Jing te gebruiken.

Tip 4: Gebruik tools voor snelle video- of visuele communicatie

Als u niet in dezelfde ruimte bent, hoe kunt u dan iets het beste visueel op uw computerscherm verklaren? Een YouTube-video of een hulpprogramma voor het vastleggen van schermen zoals Jing is een geweldige manier om dit te doen. Leg bureaubladafbeeldingen vast en plaats pijlen, labels en notities met Jing of maak snel video's voor schermvastlegging en deel deze via YouTube met andere teamleden. U kunt ook uitlegvideo's maken met behulp van tools zoals mysimpleshow.

Tip 5: gebruik tools voor het delen van schermen

Er zijn tools waarmee u uw scherm kunt delen, zodat een andere persoon precies kan zien wat u aan het doen bent. Met sommige van deze hulpmiddelen kunnen mensen zelfs op afstand een andere computer besturen. Veel van deze tools zijn gratis te gebruiken voor kleine teams. Veelgebruikt is hierbij TeamViewer. Ook is Join.me een prima alternatief. Skype heeft ook de mogelijkheid om scherm te delen, maar zonder enige optie om een andere computer op afstand te besturen.

Tip 6: Samenwerking op documenten en spreadsheets

Als u een document heeft dat door veel mensen wordt bewerkt, is Google Drive de beste optie. Als u een document hebt dat alleen moet worden gedeeld en niet tegelijkertijd wordt bewerkt, kunt u uw documenten (zoals een Excel-bestand) in een gedeelde Google Drive of in Dropbox plaatsen. Veel projectmanagement tools beschikken ook over functies voor het delen van bestanden en samenwerking, dus dat is een ander alternatief voor samenwerken aan documenten.

Tip 7: Stel een projectmanagement-systeem op en gebruik het ook

Voor kleinere teams zou je in de verleiding kunnen komen om alles via e-mail af te handelen. Dit is gevaarlijk. Projectmanagement-systemen zijn enorm nuttig bij het beheer van virtuele teams omdat ze helpen bij het organiseren van documenten en gesprekken in projecten, waardoor het gemakkelijker wordt ze later te vinden. Ze helpen ook bij het organiseren en opslaan van gedeelde bestanden. Als je alleen met e-mail zaken doet, kan het snel een onbeheersbare, ongeordende puinhoop worden.

Door: Eelke Broersma, Inventief.