Productiviteits tips voor een Succesvol Virtueel Team

In deze blog van Eelke Broersma van Inventief schrijft hij over hoe je productiviteit kunt bevorderen bij het werken met een virtueel team.

Implementeer systemen

Systemen zijn cruciaal voor een bedrijf. Een bedrijf waarbij iedereen op hetzelfde kantoor zit, kan tot op zekere hoogte compenseren dat het geen systemen en processen heeft. Simpelweg door het feit dat mensen persoonlijk kunnen praten en over elkaars schouders mee kunnen kijken. In een virtueel team kan elke persoon zich in zijn eigen wereld bevinden. Ze kunnen hun eigen processen en procedures ontwikkelen die niet in overeenstemming zijn met de manier waarop andere medewerkers werken. Het is het beste om een gedocumenteerde, gestandaardiseerde manier van werken te hebben die met voortschrijdend inzicht wordt verfijnd.

Accepteer flexibele werktijden, maar houd ook wat consistentie aan

Bij virtueel samenwerken zul je wat flexibeler om moeten gaan met werktijden. Mensen kunnen andere werktijden handiger vinden, simpelweg in een andere tijdzone zitten, enzovoort. Aan de andere kant, als het nodig is, zal het moeilijk zijn om een volledige overlap in de werktijden te hebben. Plan dan ook minimaal enkele overlappende werkuren in, zodat er een mogelijkheid is gezamenlijk online te zijn en te kunnen chatten of bellen. Veel ontwikkelaars die virtueel voor een klant werken, zijn gewend aan werktijden die (grotendeels) aangepast zijn aan de werktijden van de klant. Vraag hier dan ook gerust naar.

Hou productiviteit bij

Of het team virtueel is of niet, je moet proberen productiviteit te meten. Wat zijn de belangrijkste indicatoren van succes (KPI's) voor elke functie? Zorg voor transparantie hieromtrent zodat je snel weet (binnen een paar weken en niet binnen 6 maanden) of elk teamlid productief is of niet. Tools zoals SalesHandy zijn hiervoor handig.

Hou gewerkte uren, aanwezigheid en andere KPI's bij

Als je betaalt op basis van gewerkte uren, is het logisch om bij te houden hoeveel uur elke persoon werkt.

In een situatie waarbij iedereen op het eigen kantoor werkt kun je zien wie er elke dag binnenkomt, zelfs als je de aanwezigheid niet bijhoudt. In een volledig virtuele omgeving kan het moeilijk zijn om precies te begrijpen wat er aan de hand is, hoe lang elke persoon heeft gewerkt en waaraan hij werkt. De minderheid van de mensen is zelfgemotiveerd genoeg, zodat ze geen aanwezigheids- of urenregistratie nodig hebben. Er is dan ook een grote meerderheid die enige discipline nodig heeft bij het werken op afstand.

Er zijn verschillende tools om werk- en pauzetijden bij te houden. Wij gebruiken hiervoor zelf Toggl. De software van Time Doctor gaat nog een stukje verder. Hiermee worden ook bezochte websites, gebruikte applicaties, of een teamlid werkt of chat met vrienden op Facebook bijgehouden.

Organiseer een systeem van overlappende werktijden

Als leden van het team in verschillende tijdzones werken, zorg er dan voor dat er altijd enkele uren overlap in de werkdag zitten, zodat op die momenten overleg plaats kan vinden of op die momenten virtuele vergaderingen ingepland kunnen worden.

Voer elk kwartaal een evaluatie uit

Eén van de problemen met werken op afstand, ook al zitten uw medewerkers op een ander kantoor (bij bijvoorbeeld de ontwikkelpartner), is dat mensen zich eenzaam en geïsoleerd kunnen voelen. Niet iedereen gaat goed om met deze manier van werken. De meeste mensen hebben dit probleem niet en houden van de voordelen die deze manier van werken met zich mee brengt. Toch is het belangrijk om van tijd tot tijd te vragen hoe het gaat en ervoor te zorgen dat alles voor hen werkt.