Minister Dekker flink geschrokken over digitalisering Raad voor de rechtspraak

Minister Sander Dekker van Veiligheid en Justitie maakt zich zorgen over digitalisering bij de Raad voor de rechtspraak, zo blijkt uit een brief aan de Tweede Kamer over de Voortgangsrapportage Programma Kwaliteit en Innovatie (KEI) van de Raad. Hij is flink geschrokken. Daarbij meldde de Raad aan de minster dat een recente review in het kader van het auditprogramma had uitgewezen dat herziening van de IT-productkeuze en architectuur nodig is om tot duurzaam betrouwbare, onderhoudbare en schaalbare systemen te komen. In de zevende voortgangsrapportage KEI heeft de minister aangegeven deze ontwikkeling zorgelijk te vinden en heeft hij de Raad gevraagd zich te laten informeren over de wijze waarop hij de verdere aanpak van de digitalisering wil inrichten. De Raad had daartoe een kerngroep ingericht die in het voorjaar zou adviseren.

Dekker meldt: "Ik heb hierover verschillende keren met de Raad overleg gevoerd. Daarbij had ik twee vragen: hoe heeft het zover kunnen komen en hoe krijgen we meer greep? Ik heb er bij de Raad op aangedrongen een kortlopend evaluatieonderzoek door experts te laten verrichten om die vragen te beantwoorden. De Raad heeft daarop een reviewboard opgedragen een expertoordeel te geven. Dit onderzoek is op 10 april aan mij aangeboden, samen met een reactie van de Raad. De review en de brief van de Raad treft u als bijlage bij deze brief aan. Van de inhoud ben ik, zo kan ik u verzekeren, zeer geschrokken."

De review maakt duidelijk dat de problematiek zeer ernstig is, aldus Dekker. "Al vanaf de start van het programma blijkt een aantal basiscondities onvoldoende te zijn ingevuld. De schaal en complexiteit van het programma zijn onderschat. Risico’s waren in beeld, maar werden niet afgedekt met afdoende maatregelen. Er zijn veel onderzoeken geweest, maar daarop is onvoldoende gereageerd. De Raad heeft een business case laten opstellen en herijken als stuurinstrument, maar de reviewboard heeft niet kunnen vaststellen dat dit adequaat en integraal is toegepast. De Raad heeft op dit kritische rapport een reactie gegeven in zijn brief van 10 april. Die reactie overtuigt mij nog niet. De Raad neemt weliswaar belangrijke maatregelen uit de review over, zoals het verlagen van het ambitieniveau en het  vereenvoudigen van de besturing, maar ik zie nog aanzienlijke risico’s ten aanzien van de randvoorwaarden waaraan moet worden voldaan om de digitalisering bij de rechtspraak te laten slagen."

Om te kunnen doorgaan met KEI moeten er voldoende waarborgen zijn dat het vanaf nu anders gaat. Daarbij zijn in ieder geval drie zaken volgens Dekker van wezenlijk belang:

1. Neuzen dezelfde kant op. Grote digitaliseringsprojecten kunnen alleen slagen als er in voldoende mate sprake is van overeenstemming over de doelen van de operatie en de manier waarop die moeten worden bereikt. De Raad, gerechtsbesturen en IT-organisatie moeten daarvoor meer op één lijn komen. Uit de brief van de Raad blijkt dat er op verschillende terreinen – zowel op het vlak van de probleemanalyse als de benodigde maatregelen – verschil van opvatting bestaat tussen de Raad en gerechtsbesturen. Het rapport van de reviewboard benadrukt dat om te komen tot meer committent voor een nieuwe aanpak er ook een andere cultuur van samenwerken in de rechtspraak nodig is – een cultuur van vertrouwen en samenwerking gericht op een gemeenschappelijk doel.

2. Juiste mensen op de juiste plek. Voor een traject dat zo ingrijpt in de rechterlijke organisatie als KEI is het essentieel dat bekwame bestuurders, managers en IT-specialisten de juiste posities bezetten. De reviewboard heeft vastgesteld dat het hier in het verleden aan heeft geschort. Het onderzoek heeft echter geen betrekking op de huidige situatie. Het is mij daarom onvoldoende duidelijk of de rechtspraak de juiste mensen inzet om dit digitaliseringsproces stevig en succesvol uit te voeren. Ik wil meer zekerheid verkrijgen dat de organisatie ook op dit punt stevig staat.

3. Heldere besturing en governance. Het is evident dat een digitaliseringsproces alleen tot een succesvol einde kan worden gebracht als ook de verantwoordelijkheden en bevoegdheden duidelijk zijn belegd. Iedereen moet weten wie waarover gaat en rolvast zijn.

Dekker: "De reviewboard heeft vastgesteld dat de governance in het KEI-programma op complexe wijze was vormgegeven, waarbij de verschillende rollen en bevoegdheden niet duidelijk waren vastgelegd. Er is een governance structuur ontstaan met tenminste vier managementlagen zonder duidelijke mandaten. De Raad heeft de besturing reeds vereenvoudigd door de programmastructuur stop te zetten en de IT verder te gaan bouwen in kleine, meer realiseerbare stappen. Ik wil mij ervan vergewissen dat getroffen en voorgenomen maatregelen afdoende zijn om op deze wijze een succesvolle digitalisering te realiseren. Het is nu nog onvoldoende duidelijk dat aan deze voorwaarden is voldaan. Daarom vind ik het vooralsnog onverantwoord om op de nu voorgestane wijze door te gaan met het proces van digitalisering bij de rechtspraak. Ik kan er niet mee instemmen dat middelen worden besteed aan een digitaliseringsproces dat in de basis nog zoveel onzekerheden kent. Tegelijkertijd ben ik van mening – dat heb ik u ook in mijn brief van 30 januari laten weten – dat digitalisering van de rechtspraak onontkoombaar is. De rechterlijke macht moet met zijn tijd meegaan en kan niet tot in lengte van dagen alleen op papier blijven werken."

Dekker zal de komende tijd over deze fundamentele kwesties het gesprek met de Raad voeren. "Daarbij zal ik ook kijken naar de wijze waarop mijn ministerie bij het digitaliseringsproces moet zijn betrokken. De reviewboard constateert dat het ministerie na beëindiging van het wetgevingsprogramma meer op afstand is komen te staan en adviseert een actievere rol te nemen. Dat advies onderschrijf ik. Daarbij maak ik een onderscheid tussen de bedrijfsvoering van de rechterlijke macht en de onafhankelijkheid van de rechtspraak. Grotere bemoeienis van mijn ministerie zal zich richten op het proces van digitalisering, dat onderdeel van de bedrijfsvoering van de rechterlijke macht is. Die bemoeienis raakt op geen enkele manier aan de onafhankelijkheid van de rechtspraak. Ik zal u voor 1 juli aanstaande nader over de uitkomst van deze gesprekken informeren."