Backup is geen archief

Van oudsher slaan we het liefst alle data in ons netwerk op als back-up. We bewaren deze back-ups vaak jarenlang zodat we altijd data terug kunnen halen o.a. om te voldoen aan wettelijke bewaartermijnen. Eigenlijk komt het erop neer dat het merendeel van de organisaties de back-up gebruiken als hun archief. Dat geldt zeker voor de ongestructureerde data.

De vraag die organisaties zich mogen stellen is of deze werkwijze nog wel van deze tijd is?

Laten we eerst enkele nadelen benoemen van deze werkwijze:

Door de datagroei worden de back-ups steeds groter en wordt het dus steeds kostbaarder om alles op te slaan.
Met het bewaren van vele back-ups bewaren we dus voor het grootste deel telkens dezelfde data.
Veel data is statisch en hoeft dus niet dagelijks opgeslagen te worden.
Het is lastig en tijdrovend om bepaalde data terug te halen uit een back-up van lang geleden.
Men kan niet eenvoudig zoekacties gebruiken om snel oude data op te zoeken.
De back-up mag volgens de archiefwet niet gebruikt worden als archief omdat deze niet bestaat uit de originele data maar uit kopieën.
Back-up garandeert niet dat alle data bij herstel nog aanwezig is.

Backup is geen archief

Voortschrijdende techniek, de groeiende berg data, oplopende kosten en nieuwe wetten dwingen ons om het beleid omtrent back-up eens goed onder de loep te nemen.

Want: Wettelijke bewaartermijnen dwingen ons bepaalde data minimaal een aantal jaren te bewaren. De tendens tot nu toe was meestal: we bewaren alles zo lang mogelijk dan voldoen we altijd aan die bewaartermijnen. Maar met nieuwe wetgeving, zoals de AVG, hebben we niet alleen te maken met regels hoe lang we bepaalde data móeten bewaren maar ook met regels die voorschrijven dat we bepaalde data juist maar een beperkte tijd mógen bewaren. Bovendien moeten we snel gevraagde gegevens kunnen vinden, aanleveren en zonodig verwijderen. Bij gemeenten is het verzamelen van informatie voor zowel AVG en WOB verzoeken enorm tijdrovend. Indien deze informatie ook nog uit de backup gehaald moet worden is dit helemaal lastig en soms zelfs onmogelijk.

Om aan al deze eisen te kunnen voldoen is een archiefsysteem onontbeerlijk. Enkele voordelen van een archiefsysteem:

Niet actieve data wordt opgeslagen in het archiefsysteem waardoor de actieve omgeving hier niet meer mee belast wordt.
Gearchiveerde data werkt met intelligente de-duplicatie methoden waardoor elk object maar één keer wordt opgeslagen, dit scheelt veel opslagcapaciteit.
Alle gearchiveerde data wordt geïndexeerd waardoor de data met een simpele zoekopdracht razendsnel kan worden gevonden.
Zowel (ongestructureerde) data als email kan worden gearchiveerd.
Gebruikers kunnen net zo eenvoudig gearchiveerde items inzien als actieve items.
Alle gearchiveerde data kan worden geclassificeerd zodat er een beter inzicht komt in welke data we hebben.
Men kan regels instellen zodat items die maar een beperkte tijd bewaard mogen worden automatisch aangemerkt worden ter verwijdering.
Andersom zorgen deze regels er voor dat items die een wettelijke bewaartermijn hebben niet, per abuis, te vroeg worden verwijderd.

Een archiefsysteem zorgt er tevens voor dat we de back-up weer kunnen gebruiken voor het doel waarvoor deze bedoeld is nl.:

Een reservekopie die gebruikt wordt om, in het geval van een calamiteit, de verloren gegevens zo snel mogelijk weer beschikbaar te krijgen.

Door: Joep de Greef, Consultant bij Aces IT