Visie: E-mailarchivering: tijd voor een andere aanpak?

Maar liefst 88 procent van de bedrijven wereldwijd ondervindt problemen bij het archiveren van e-mail. Waar gaat het mis? En wat is de oplossing?

Beschikbaarheid van e-mail is cruciaal. Een organisatie die geen e-mail kan versturen of ontvangen, loopt mogelijk omzet mis of riskeert blijvende reputatieschade. Bij het gebruik van een online e-maildienst heeft een storing bovendien impact op de dagelijkse werkzaamheden. Binnen bedrijven vervult e-mail vaak een archieffunctie. Als dit archief niet beschikbaar is, wordt het moeilijker om belangrijke informatie op te zoeken.

Oorzaken e-mailstoringen

Helaas gaat het weleens mis en blijkt bij aanvang van een werkdag dat ‘de mail’ niet beschikbaar is. Dat ongemak kan meerdere oorzaken hebben:

1. Cybercrime

Cybercriminelen die organisaties in het hart willen raken, richten hun pijlen op de e-mail. Ze versleutelen bijvoorbeeld e-mailbestanden met ransomware of proberen de e-maildienst onderuit te halen met een Distributed Denial of Service (DDoS)-aanval. Onder andere e-mailprovider ProtonMail kreeg recent een grootschalige DDoS-aanval voor zijn kiezen.

2. Storingen

Steeds meer organisaties vertrouwen op de online e-maildienst van een cloudprovider zoals Microsoft of Google. Geen enkele clouddienst haalt echter een uptime van 100 procent. Afgelopen voorjaar kregen gebruikers van Microsoft Office 365 nog te maken met langdurige storingen. De e-maildienst Outlook was daardoor urenlang niet of slecht bereikbaar.

3. Fouten

Een verkeerde handeling of een ongelukkig uitgevoerde upgrade kan verstrekkende gevolgen hebben. Regelmatig worden door menselijke fouten duizenden e-mailberichten gewist uit het digitale geheugen van een organisatie. Het overkwam bijvoorbeeld Rhode Island. Deze Amerikaanse staat verloor door een migratie naar Office 365 de toegang tot een uitgebreide verzameling oude e-mailberichten. Volgens de officiële lezing waren de data niet verloren gegaan, maar omgezet naar een formaat dat ‘gebruik of doorzoeken lastig maakt’.

Problemen met archivering

De voorbeelden benadrukken het belang van een betrouwbaar e-mailarchief waar de organisatie op terug kan vallen. Opmerkelijk genoeg hebben maar weinig bedrijven een goed gevoel bij de eigen e-mailarchivering, zo blijkt uit wereldwijd onderzoek van Mimecast en Vanson Bourne. Slechts 9 procent van de ondervraagde bedrijven gaf aan dat de gebruikte archiveringsoplossing probleemloos werkt.

Uit het onderzoek blijkt dat organisaties vooral ontevreden zijn over deze aspecten:

1. Beheersbaarheid

Het beheren en onderhouden van een e-mailarchiveringsoplossing wordt als een enorme last ervaren. Updates en patches worden overgeslagen, met performanceproblemen en veiligheidsrisico’s tot gevolg.

2. Zoeksnelheid

We zijn er gewend aan geraakt dat een zoekopdracht binnen milliseconden de gewenste resultaten oplevert. Als het gaat om het doorzoeken van e-mailarchieven, is de praktijk weerbarstiger. In 50 procent van de gevallen duurt het ophoesten van de resultaten langer dan 5 minuten.

3. E-discovery

Zoeken in een e-mailarchief is niet alleen tijdrovend, in veel gevallen vindt de gebruiker ook niet waar hij of zij naar op zoek was. Dat maakt het ook lastig om te voldoen aan wet- en regelgeving zoals de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Wat doe je bijvoorbeeld als een klant vraagt om zijn of haar persoonsgegevens te wissen terwijl het niet lukt om die gegevens boven water te krijgen?

4. Continuïteit

91 procent van de ondervraagde organisaties wil ook tijdens een storing toegang hebben tot de e-mail. Slechts een derde heeft echter de beschikking over een back-up. Recovery na een incident is bovendien lastig als data op slechts één plaats worden bewaard, zeker als die primaire data tijdens het incident verloren zijn gegaan.

5. Kosten

Een groot deel van de organisaties ziet de onvoorspelbaarheid van de kosten voor e-mailarchivering als belangrijkste probleem. Het inzicht in de ‘return on investment’ ontbreekt vaak.

Cloud-native

Een verklaring voor de problemen is dat de meeste archiveringssystemen simpelweg verouderd zijn. Ze zijn ontwikkeld in een periode waarin e-mail zich nog maar net als communicatiekanaal had gevestigd. E-mail was toen nog lang niet zo bedrijfskritisch als nu en de volumes waren veel kleiner.

Hoewel de meeste oplossingen inmiddels ook gebruikmaken van de cloud, lijden ze nog steeds onder de beperkingen van on-premise. Dat maakt ze traag, complex, inefficiënt en duur in gebruik. Het gros van de bestaande archiveringssystemen is dan ook niet geschikt om de huidige uitdagingen het hoofd te bieden.

Een cloud-native archiveringssysteem dat vanuit een bigdatagedachte is ontworpen, kan het tij keren. Dergelijke systemen zijn al beschikbaar. Nu moeten de gebruikers nog in gaan zien dat archiveringsoplossingen met ‘acceptabele’ prestaties niet meer volstaan.

Door: Nick Deen, senior marketingmanager Noord-Europa bij Mimecast