IT-projecten bij de overheid kunnen ook wel slagen

We komen ze regelmatig tegen, artikelen over mislukte of uit de hand gelopen IT-projecten bij de overheid. Dat het ook anders kan, bewees de Vereniging van Nederlandse Gemeenten. Binnen budget en geheel volgens plan werd in ruim een half jaar tijd een nieuwe WOZ-webapplicatie gebouwd met het OutSystems-platform. Met dank aan Transfer Solutions dat de hiervoor door de VNG opgestelde aanbesteding in de wacht sleepte.

De oorsprong van het project ligt alweer zo’n vijftien jaar terug. Iedere gemeente verrichtte binnen de eigen grenzen zijn inspanningen in het kader van de Wet Waardering onroerende zaken, de Wet WOZ, die onder andere de grondslag vormt voor het heffen van de gemeentelijke onroerendezaakbelasting (OZB). Dat was tamelijk inefficiënt en vanuit de Gemeente Den Haag werd voorgesteld om bepaalde WOZ-activiteiten, zoals bijvoorbeeld het verzamelen van allerlei marktinformatie over onroerend goed, meer te gaan delen en centraliseren. Dat initiatief werd vervolgens overgenomen door de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) in nauwe samenwerking met de Waarderingskamer, de toezichthouder op het WOZ-domein.

WDC

Zo is in de loop der jaren het WDC ontstaan, vertelt Ruud Kathmann, die als lid van het managementteam van de Waarderingskamer de ontwikkelingen op dit vlak van heel nabij meemaakte en mede vormgaf. WDC staat voor WOZ-datacenter, verduidelijkt hij, waarbij we hier niet moeten denken aan een ruimte gevuld met IT-apparatuur, maar aan een soort cluster van applicaties, waaraan steeds weer nieuwe functionaliteit wordt toegevoegd. “Het is ook echt ontstáán”, benadrukt hij. “Uit allerlei behoeftes en ideeën is dat WOZ-datacenter blokje voor blokje steeds verder uitgebouwd.”

Inhoudelijk gezien kan het WDC het best worden omschreven als een grotendeels alleen voor gemeenten toegankelijk webportaal waarmee taxatie-technische informatie onderling wordt uitgewisseld over objecten die niet primair een woonfunctie hebben, zoals agrarische objecten, scholen, ziekenhuizen en windmolens. Het WDC verzamelt hierover allerlei marktinformatie (met name de stichtingskosten) op basis waarvan taxatiewijzers worden opgesteld voor de waardebepaling.

WDC 2.0

Zoals zo vaak gebeurt bij iets dat als een soort breiwerk ontstaat, werd het systeem op een bepaald moment zo complex dat het overzicht verloren ging en het beheer steeds problematischer werd. Dat moment kwam voor het WDC zo’n jaar of twee geleden. Bovendien gaat de zich alom voltrekkende ‘digitale transformatie’ ook aan de gemeenten niet voorbij. Kathmann somt op: “De hoeveelheid relevante gegevens neemt hand over hand toe, denk aan het fenomeen ‘open data’, de veiligheidseisen worden steeds strenger, er komt steeds meer nieuwe wet- en regelgeving die moet worden geïmplementeerd, kortom: het werd twee jaar geleden hoog tijd voor een nieuw WDC: WDC 2.0.”

Ambities

De VNG schreef voor de nieuwbouw van het WOZ-datacenter een aanbesteding uit die er qua ambities niet om loog. Zo lezen we in de VNG-aanbestedingsleidraad: “Het nieuwe WDC is gebruiksvriendelijker, minder foutgevoelig, maar ook strenger, flexibeler, completer en gewoonweg beter als het gaat om de core business: het verzamelen, analyseren en inzichtelijk maken van stichtingskosten van bijzondere objecten.” Voor deze aanbesteding werd gezocht naar een partij die meedacht met de geschetste ontwikkelingen (‘best value’-aanbesteding).

Het was Transfer Solutions, een IT-dienstverlener die ‘maatwerk as a service’ hoog in het vaandel heeft staan, die uiteindelijk de opdracht voor de bouw van dat WDC 2.0 binnensleepte. “Maatwerksoftware maken is een uitdagende bezigheid”, zegt Jacob Beeuwkes, Manager Technologie & Innovatie bij Transfer Solutions. Dat het zo vaak misgaat, heeft volgens hem alles te maken met de duivelse driehoek ‘geld, kwaliteit en tijd’. Goedkoop en briljant is moeilijk te vinden en meestal erg langzaam. Snel en uitstekend kan, maar wel tegen doorgaans hoge kosten. Goedkoop en snel betekent veel fouten en weinig creativiteit. En goedkoop, uitstekend én snel is een utopie. Zijn bedrijf Transfer Solutions zet daarom in op een open samenwerking met de opdrachtgever in een andere driehoek, een driehoek gebaseerd op begrip, respect en vertrouwen.

Resultaten

Het is een benadering die bij het project WDC 2.0 duidelijk zijn waarde heeft bewezen. “Wat voor ons heel belangrijk is, is datakwaliteit”, zegt Kathmann. “De gegevens die in het systeem terechtkomen moeten betrouwbaar zijn. Dat betekent dat als er gegevens in het systeem worden ingevoerd er ook bepaalde controles op moeten plaatsvinden. Vandaar die eis van ‘strenger’ in de aanbesteding. Dat zit natuurlijk niet alleen in de opbouw van het systeem zelf, maar ook in de organisatie van de werkstromen en het toekennen van rollen aan betrokken partijen. Dat geeft de complexiteit aan van het goed inrichten van zo’n webportaal. Een portaal waarin iedereen alles mag, is een stuk makkelijker te realiseren dan een portaal waarin allerlei rollen zijn gedefinieerd. Een portaal dus waarin in een bepaald deel de zaken heel streng slechts door een handvol mensen mag worden uitgevoerd, gecombineerd met een ander deel dat juist breder toegankelijk is, omdat iedereen in de gemeente er bij moet kunnen, maar dingen wijzigen alleen weer is voorbehouden aan een selecte groep, et cetera. Dat soort complexiteit in het werkproces moest allemaal vertaald worden naar functionaliteit in de webapplicatie. Dat met name was de uitdaging van dit project en dat is heel goed gelukt.”

“En binnen budget en de tijd die er voor stond”, voegt Arnold Kloeke daaraan toe. Kloeke is bij de VNG als ‘producteigenaar’ verantwoordelijk voor het project en als zodanig ook verantwoordelijk voor het Functioneel Beheer van het WOZ-datacenter. Hij somt als voordelen van het nieuwe WDC op: “Het proces is met het nieuwe systeem efficiënter geworden;  er worden minder fouten gemaakt doordat er minder handwerk in zit; betere koppeling met andere systemen zorgt voor extra informatiestromen; en doordat informatie veel meer digitaal gaat worden aangeleverd, gaan we daarop naar verwachting flink besparen.”

OutSystems

Wat tot slot niet onvermeld mag blijven, zegt Beeuwkes, is dat voor de realisatie van het project gebruik werd gemaakt van OutSystems. “Dat is het low-code platform waarmee alles gemaakt is. Wij hebben daarvoor gekozen omdat OutSystems een heel flexibel platform is, waarmee op een heel snelle manier, in heel korte ontwikkelcycli, applicaties gemaakt kunnen worden. Maar vooral belangrijk is dat op het OutSystems-platform ook heel gemakkelijk aanpassingen kunnen worden doorgevoerd. Dat is tijdens het ontwikkelproces belangrijk voor het bijsturen indien je daarin een keer een verkeerde afslag hebt genomen, maar ook met het oog op de toekomst, zodat je zodra er processen veranderen, je de software direct daarop kunt aanpassen.”

Het bijzondere van OutSystems is dat je dan niet in de code hoeft te duiken, die misschien een tijd daarvoor geschreven is, maar dat je visueel de code voor je kan zien in de vorm van processen, pijltjes en blokjes, die met elkaar verbonden zijn. “Dat maakt de opbouw van de software veel inzichtelijker; niet alleen voor de softwareontwikkelaars zelf, maar ook voor de mensen die er vanuit de processen bij betrokken zijn.”

Door: Dick Schievels